В конце месяца

Что такое закрытие месяца в бухгалтерии

Под закрытием месяца в бухгалтерском учете обычно понимается обнуление тех синтетических счетов, остатка на которых на начало очередного месяца быть не должно.

К примеру, это может быть счет 25 «Общепроизводственные расходы» или счет 26 «Общехозяйственные расходы». В торговых организациях счет 44 «Расходы на продажу» также обнуляется, кроме части транспортных расходов по доставке товаров на склад, приходящейся на остаток товаров (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Эти счета закрываются, например, такими проводками:

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» — Кредит счета 25

Дебет счета 20 «Основное производство» — Кредит счета 26

Дебет счета 90 «Продажи» — Кредит счета 44

При этом если учет на указанных выше счетах ведется не во всех организациях, то счета 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы» характерны для любой организации, независимо от отраслевой принадлежности и специфики деятельности. И эти счета тоже должны закрываться в конце месяца.

Именно поэтому часто под закрытием месяца имеют в виду именно обнуление счетов 90 и 91.

Проводки по закрытию месяца вручную

Синтетические счета (свернутые) 90 и 91 на конец месяца остатка иметь не должны.

При применении специализированных программ, к примеру, закрытие месяца в УПП, происходит в автоматическом режиме. Регламентные операции по закрытию месяца в бухгалтерской программе предполагают сравнение дебетового и кредитового оборота отдельно по счетам 90 и 91 и закрытие этих счетов.

Как закрыть счета 90 и 91 в ручном режиме?

Для этого нужно сопоставить дебетовый и кредитовый оборот каждого из этих счетов и на разницу между ними сделать определенные бухгалтерские записи.

Если по счету 90 кредитовый оборот на конец месяца превышает дебетовый, формируется проводка:

Дебет счета 90, субсчет 9 «Прибыль/убыток от продаж» — Кредит счета 99 «Прибыли и убытки» – Отражена прибыль от обычных видов деятельности по итогам месяца

Если же по счету 90 кредитовый оборот на конец месяца меньше дебетового, проводка будет обратная:

Дебет счета 99 – Кредит счета 90, субсчет 9 «Прибыль/убыток от продаж» — Отражен убыток от обычных видов деятельности за месяц

Аналогично, по счету 91 при превышении кредитового или дебетового оборота проводки будут соответствующие:

Дебет счета 91, субсчет 9 «Сальдо прочих доходов и расходов» — Кредит счета 99 – Отражена прибыль по прочим видам деятельности

Дебет счета 99 – Кредит счета 91, субсчет 9 «Сальдо прочих доходов и расходов» — Выявлен убыток за месяц по прочим доходам и расходам

Корректировка стоимости номенклатуры при закрытии месяца в автоматическом режиме также относится к регламентным операциям по завершении месяца. Она позволяет скорректировать до средней взвешенной стоимости списания МПЗ среднюю скользящую оценку, которая производилась в течение месяца.

Посмотрим процесс «закрытия месяца» у реальной фирмы, оказывающей услуги. Лишний раз поучимся «смотреть в оборотки».

Согласно основам теории бух учета и нашим новым знаниям, попробуем предсказать, что мы должны увидеть после «закрытия месяца». Для наглядности возьмем за основу Оборотно-Сальдовую-Ведомость (ОСВ) нашего предприятия. Вот пример ОСВ.

Не это ли мы ожидаем увидеть?

  • 26 счет должен на конец месяца оказаться без остатка.
    т.е. СальдоКонечноеДебетово(СКД) = 0
  • Без остатка должны быть 90 и 91 бух счета
  • В Оборотах за период у 99 счета должны появиться какие-то суммы

Запускаем процедеру «Закрытие месяца»

Смотрим, как изменилась наша «оборотка».

Немного прокомментирую.

Смотрите, 26 счет на конец месяца «закрылся» — стал 0. Это хорошо. Вот проводка, показывающая, как это произошло.

Как видим, счета расходов «переносят» свои накопленные суммы со своего Кредита в Дебет на счет учета финансового результата. Помните про формулу финансового результата? Какие счета в ней участвуют?

Итак, в Дебете 90 и 91 счетов собираются расходы нашей фирмы за текущий месяц. Теперь мы можем подсчитать финансовый результат по каждому из них. Подсчет финансового результата — это некие действия над 90, 91 счетами. Как вы помните, 90 и 91 счета после подведения финансового результата должны быть равны 0. А итоговый результат финансовой деятельности окажется на 99 счете.

Нулевые остатки по 90 и 91 счетам должны быть в целом по счету. Cубсчета у этих счетов будут иметь остатки до 31 декабря, до процедуры — реформация баланса. Но об этом позже. Вот так в нашей ОСВ выглядит ситуация по 90, 91 и 99 счетам. Эта ситуация, возникает после «переноса» расходов на 90 счет, НО до закрытия 90, 91.

Посмотрите, я из всей ОСВ выделил ключевые счета, чтобы показать промежуточный этап «закрытия месяца». Мы видим, что 26 счет закрылся: остатки по нему равны нулю. И, в нашем случае, сумма 26 счета отобразилась в Дебете 90 счета.

В нашем примере у фирмы имеется только 26 счет. Был бы 44 счет, то он также бы закрылся и сумма с него перешла бы в Дебет 90 счета.

Таким образом, Дебет 90 счета собирает суммы со счетов учета расходов фирмы, плюс накапливает себестоимость проданных товаров, продукции. Себестоимость, как вы понимаете, имеется у производственных и торгующих фирм. У нас же, только накопленные расходы с 26 счета.

Теперь мы видим, что на 90 и 91 счетах образовались разные суммы по Дебетовому обороту (ДО) и Кредитовому обороту (КО). Получается, что по каждому из этих счетов, имеется конечное сальдо: 1705778.54 и 11374.53. Сейчас для нас нет большой разницы, где это сальдо стоит — в Дебете или Кредите. Нам важно только одно:

Закрытие 90 и 91 счетов подразумевает такие действия, чтобы сальдо превратилось в ноль. Т.е. мы должны сделать такие проводки для каждого счета в корреспонденции с 99, чтобы наши цифры — 1705778.54 и 11374.53 — ушли. Т.е. остаток стал бы ноль. Это правило закрытия в целом 90 и 91 счетов — по ним остаток должен быть равен нулю.

А чтобы остатки стали нулевыми, мы должны имеющиеся разницы между ДО и КО, (это конечные остатки) перенести проводкой на 99 счет. Иными словами,
— для 90 счета мы «добавим» в Дебет 1705778.54.
— для 91 счета мы «добавим» в Кредит 11374.53 В следующем отчете видно, как через проводки мы «добавляем нужные цифры», тем самым закрываем 90 и 91 счета. Закрытие этих счетов будет верным, если после — остатки по ним на конец периода(месяца) станут по 0.

Как видите, закрытие 90 и 91 счетов идут через их внутренние субсчета 90.9 и 91.9 в корреспонденции с 99 счетом. Где будет стоять 90.9 (91.9) в Дебете или Кредите проводки зависит от того, где не хватает сумм, чтобы счет на конец периода дал 0.

Сейчас мы с вами рассмотрели самый-Самый-САМЫЙ простой вариант, как выглядит «оборотка» и принцип «закрытия месяца» для фирм, оказывающих услуги.

Для торгующих организаций ОСВ выглядит несколько иначе. Например, мы увидим 41 и 44 счета. Для производственных — будут 20, 25, 40, 43, 44.

У всех предприятий может быть 76 и 73 счета. К тому же у многих предприятий имеется 01 счет со своими вспомогательными счетами 02 и 08 счета.

Все это многообразие не так сложно, как кажется на первый взгляд. С какими бы бух счетами не приходилось сталкиваться в бухучете, все придет в «оборотку», где необходимо будет взять суммы со всех счетов учета Расходов и «переместить» на 90 и 91 счета. Затем с 90 и 91 счетов, переместить получившиеся остатки на 99 счет. И так каждый месяц до декабря. В декабре в «закрытии месяца» будет еще одна операция, называемая «реформация баланса».

Закрытие месяца в бухгалтерском учете. Основы

Завершающей стадией работы главного бухгалтера является действие под названием – «закрытие месяца». БОльшая часть всех предприятий это действие совершает каждый месяц. Сегодня мы узнаем, в чем смысл «закрытия месяца».

Представим работающее предприятие. Вся его деятельность при помощи инструментов бухгалтерского учета окажется на бух счетах. Результаты по бух счетам мы увидим в отчетах ОСВ.

Давайте кратко рассмотрим «оборотку» реального предприятия до момента «закрытия месяца». Я сделал оборотку в целом по счетам, т.е. не используя субсчета. Сделал это для облегчения восприятия. Когда будет понятен смысл процесса «закрытия месяца» тогда можно будет смотреть ОСВ с субсчетами.

Небольшие комментарии к отчету

  • Глядя на список счетов (код и название), мы видим, какие участки учета были задействованы.
  • Отсутствие 41 и 44 счетов показывает нам, что это не торгующая товарами фирма.
  • Нет 43, 40, 25 и 20, счетов – это не производство.
  • Нет чисто одного 20 счета – это не выполнение работ
  • Остается – оказание услуг. Так оно и есть в нашем примере.
  • Отчет сформирован за месяц «Ноябрь 20ХХ»
  • ОСВ состоит из трех групп показателей:

— На начало месяца: на 31.10.ХХ на 23.59.59
— За месяц (ОБОРОТЫ) с 01.11.ХХ 00.00.00 по 30.11.ХХ на 23.59.59
— На конец месяца. Для каждого счета они складываются по следующим правилам:

  • Если бух счет «Активный» = Нач.Ост. + Оборот – Оборот
  • Если бух счет «Пассивный» = Нач.Ост. + Оборот – Оборот

В ОСВ мы можем выделить счета, ответственные за финансовый результат. К таким бух счетам относятся счета по «Выручке(Доходы) от продаж» и «Счета учета расходов на осуществление деятельности», а именно 90, 91 счета.

Поскольку финансовый результат – это одно число, которое может быть «Прибылью», а может оказаться «Убытком», то нам из «оборотки» необходимо получить это одно число, которое мы зафиксируем на 99 счете.

Для подведения финансового результата нам поможет формула: «Выручка(Доходы) — Расходы».
Как вы понимаете, нам нужно выбрать суммы для формулы. Одни суммы пойдут для показателя «Выручка(Доходы) от продаж», другие — «Расходы на осуществление деятельности»

Каждый бухгалтерский счет 90, 91 содержат в себе два показателя: «Выручка(Доходы) от продажи» и «Расходы на осуществление деятельности». А как это нам увидеть?

Все очень просто.
Кредитовые обороты на 90 и 91 счетах будут показывать «Выручку(Доходы)». Причем, это будет только на первых субсчетах, т.е. КО(90.1) и КО(91.1). Особо следует отметить, что кредитовые обороты (КО) на 90.1 и 91.1 субсчетах появляется в течение месяца всегда, когда происходит реализация(продажа). Но тоже самое нельзя сказать о расходах.

Дебетовые обороты 90 и 91 счетов расчитаны на собирание информации о Расходах предприятия. Однако время попадания расходов в течение месяца на эти счета не одинаковое. Одни расходы попадут в момент реализации(продажи). Этими расходами будет себестоимость проданной продукции, товаров. Другие же расходы, имеющиеся у фирмы в своей деятельности, «перейдут» только в конце месяца со счетов расходов на расходную сторону 90 и 91 счетов, т.е. в дебетовый оборот (ДО90 и ДО91). Субсчета 90 и 91 счетов, собирающие на себе расходы предприятия, будут с 2 по 8, в зависимости от того, что есть у них в настройках в плане счетов.

Вернемся к нашей оборотке и внимательно рассмотрим ее. Нам следует обратить внимание на счета, отвечающие за финансовый результат. Из оборотки мы видим 90, 91 и 26. Причем мы уже знаем, что сумма с 26 счета уйдет в расходную часть (дебет) какого-то из 90 или 91 счетов. Как вы думаете, в какой и почему?

Давайте на цифрах разберем наш пример в оборотке.
У нас есть формула финансового результата. Нам остается подобрать цифры из ОСВ и подставить их в соответствующие части формулы. Попробуйте сначала сделать самостоятельно, затем посмотрите, что получилось у меня.

Мое решение
«Выручка от продаж» = Кредитовый Оборот(КО)90.1 + Кредитовый Оборот(КО)91.1 = 2630450,50
«Расходы на деятельность» = Дебетовый Оборот(ДО)26 + ДО91.2 = 878757.89

Итак, в чем же смысл «Закрытия месяца в бухучете»?

Общий смысл в том, чтобы:

Во-первых, собрать Расходы текущего месяца на соответствующих счетах (20, 25, 26, 44) и «перенести» их на «Расходные субсчета» 90 и 91 счетов.

Во-вторых, в результате переноса сумм с расходных бух счетов (20, 25, 26, 44) конечные остатки на этих расходных бух счетах станут равны 0. Здесь есть исключения. Например, для производства, особенно для сельхозпроизводителей, у которых продукция растет и затрагивает несколько месяцев, 20 счет не закроется полностью, т.е. сальдо не станет 0. Еще примером будут торговые организации, которые на 44 счете учитывают транспортные расходы по доставке товара к себе.

Об этих небольших исключениях мы поговорим позже. Сейчас главное понять суть – расходные бух счета при «закрытии месяца» закрываются в ноль, т.е. на конец месяца по ним не должно быть остатков. (если только нет исключений)

В-третьих, после переноса сумм с расходных бух счетов на 90 счет, мы высчитываем конечные остатки(сальдо) по каждому счету: 90 и 91 счетов. Иными словами, находим разницу между Дебетом и Кредитом у 90 и 91 счетов и получившуюся сумму у каждого бух счета переносим на 99 бух счет. В итоге 90 и 91 счета, их конечные остатки, тоже станут равны 0.

Как это делается конкретно по субсчетам мы разберем в других статьях. Здесь же, главное понять следующее:

При закрытии месяца не должно быть остатков по счетам учета Расходов (20, 25, 26, 44). И 90 и 91 счета, в целом, тоже должны быть равны 0, т.е. не иметь остатков.

Еще раз отмечу, что есть небольшие исключения, когда разрешается, чтобы Счета учета расходов (затрат) имели остаток после «закрытия месяца». Это касается двух распространенных счетов: 20 производство и 44 счета. Об этом в другой раз.

В следующей статье мы посмотрим процесс «закрытия месяца» для фирмы, чью ОСВ мы рассматривали.

Глава 37. Закрытие периода

Как правило, после утверждения отчётности за истекший период желательно запретить изменения в этом периоде, чтобы отчётность за этот период оставалась неизменной. ФинГрад позволяет сделать это с помощью «закрытия» периода. В этой главе мы расскажем о том, что такое закрытие периода, и как его использовать.

37.1. О проводках, проводимых «задним числом»

Необходимость в закрытии периода связана с тем, что во многих организациях сведения о некоторых хозяйственных операциях регистрируются и обрабатываются не в день совершения этих операций, а позднее, «задним числом». Бывают организации, которые обходятся без этого, проводят все хозяйственные операции текущим днём, и никогда не делают проводки «задним числом». В таком режиме работает, например, большинство западных банков. Но чаще всего проведение проводок «задним числом» необходимо, и отказаться от этого не представляется возможным. Необходимость в проведении проводок «задним числом» вызвана следующими причинами:

  • документы или сведения, необходимые для регистрации хозяйственной операции, могут поступить через несколько дней или недель после совершения хозяйственной операции;
  • могут быть выявлены ошибки в учёте хозяйственных операций;
  • операции по бухгалтерскому закрытию месяца, квартала, года и по начислению налогов, относящихся к этим периодам, требуют времени и поэтому не могут выполняться в последний день периода;
  • после окончания отчётного периода, но до утверждения финансовой отчётности, могут выявиться обстоятельства, которые в соответствии с учётными стандартами (стандарт МСФО (IAS) 10 и российское ПБУ 7/98) требуют корректировки отчётности за истекший период, а потому требуют проведения корректировочных проводок с датой, входящей в истекший период.

Замечание. В соответствии с Международным стандартом финансовой отчётности (IAS) № 10 «События после окончания отчётного периода», организация должна корректировать свою финансовую отчётность за истекший период, если после окончания отчётного периода, но до утверждения финансовой отчётности, произойдут события, существенно меняющие оценки обстоятельств, имевшихся на отчётную дату. Например, обнаружение существенных ошибок или мошенничества при составлении отчётности, банкротство покупателя, имевшего на отчётную дату дебиторскую задолженность, урегулирование судебного спора, подтвердившего размер имевшегося обязательства к получению, обнаружение ошибочно завышенных оценок активов, и т. д.

Однако проведение проводок «задним числом» должно быть ограничено. Основных причин для этого две:

  • из-за небрежности или умысла вводимые проводки могут попасть в один из прошлых периодов, что создаст трудно обнаруживаемую ошибку;
  • проведение или изменение проводок в периоде, за который утверждена отчётность, недопустимо, поскольку утверждённая отчётность должна соответствовать учётным данным.

В ФинГраде для ограничения ввода и изменения проводок «задним числом» имеются следующие средства:

  1. Пользователям, которые должны вводить проводки только сегодняшним числом, следует не давать право Проведение документов задним числом (по дате операции) (см. п. 36.10. Права на сервисы);
  2. Пользователям, которые не должны исправлять ранее введённые проводки, следует не давать право Проведение документов задним числом (по дате) (см. п. 36.10. Права на сервисы);
  3. Для предотвращения ввода или исправления проводок в периоде, за который уже утверждена отчётность, в ФинГраде имеется функция закрытия периода.

37.2. Что такое «закрытие периода»

В ФинГраде администратор или другой пользователь, которому администратор дал такое право, может указать дату, до которой (включая её саму) вводить и корректировать проводки запрещается. Эта дата называется датой закрытия отчётности.

Даты до даты закрытия отчётности, включая саму эту дату, составляют закрытый период. Даты после даты закрытия отчётности — это открытый период.

Например, если дата закрытия периода — 31 декабря 2011 года, то закрытый период — это даты по 31 декабря 2011 года включительно, а открытый период — это даты начиная с 1 января 2012 года.

37.3. Режимы закрытия периода

В ФинГраде имеются два режима закрытия периода:

Режим закрытия

Описание

Частичное закрытие периода

Вводить проводки с датой в закрытом периоде, и изменять проводки в закрытом периоде, могут только администраторы и пользователи, которым дано право Ввод проводок до даты закрытия периода.

Полное закрытие периода

Вводить и изменять проводки в закрытом периоде не может никто.

Если администраторы или пользователи, которым дано право Ввод проводок до даты закрытия периода,будут пытаться вводить проводки в закрытый период, или изменять проводки в закрытом периоде, то ФинГрад перенесёт изменения на первую (начальную) дату открытого периода.

Обычно после окончания отчётного периода (года или квартала) в течение некоторого времени происходит ввод операций за предшествующий период, начисление налогов и т. д. После этого и до утверждения отчётности администратор ФинГрада частично закрывает период. Право вносить изменения в закрытый период теперь имеют лишь администраторы и пользователи, которым дано право Ввод проводок до даты закрытия периода. А после утверждения отчётности администратор ФинГрада закрывает истекший период полностью.

37.4. Как выполняется закрытие периода

Право на закрытие периода имеет администратор ФинГрада или пользователь, которому дано право Администрирование даты закрытия периода (см. п. 36.10. Права на сервисы).

Чтобы закрыть период, надо выполнить следующие действия.

  1. Выбрать команду меню Основная информация.
  2. В выведенной панели меню щёлкнуть пункт Закрытые периоды.
  3. На экран будет выведено окно Закрытые периоды:
  1. В этом окне следует:
  1. ввести дату закрытия периода в поле Дата закрытия периода. Можно также щёлкнуть кнопку справа от этого поля и выбрать дату закрытия периода с помощью календарика;
  2. выбрать вид закрытия периода в переключателе Вид закрытия;
  3. щёлкнуть мышью кнопку .
  1. ФинГрад выведет сообщение о закрытии периода. При частичном закрытии периода сообщение будет таким:

А при полном закрытии периода — таким:

  1. В этом сообщении следует щёлкнуть мышью кнопку .

37.5. Ввод проводок в закрытый период

После закрытия периода просматривать данные из закрытого периода и получать по ним отчёты можно так же, как и раньше. Но ввод проводок в закрытый период, или исправление проводок в закрытом периоде, для обычных пользователей будут невозможны.

Что произойдёт, если пользователь введёт проводку с датой, расположенной в закрытом периоде, или попытается изменить проводку в закрытом периоде?

Для обычного пользователя ФинГрад при попытке провести такие проводки откажется вносить изменения в закрытый период и выведет сообщение об ошибке:

Для администратора или пользователя, имеющего право «Ввод проводок до даты закрытия периода». Если период закрыт частично, то ФинГрад выведет сообщение:

И если пользователь щёлкнет кнопку или , то ФинГрад внесёт изменения в закрытый период.

Если же период закрыт полностью, то ФинГрад выведет сообщение:

И если пользователь щёлкнет кнопку или , то ФинГрад внесёт изменения первым днём открытого периода:

37.6. Отмена закрытия периода

При необходимости закрытие периода можно отменить. Это может сделать администратор ФинГрада или пользователь, которому дано право Администрирование даты закрытия периода (см. п. 36.10. Права на сервисы).

Чтобы отменить закрытие периода:

  1. Выберите команду меню Основная информация.
  2. В выведенной панели меню щёлкните пункт Закрытые периоды.
  3. В выведенном окне Закрытые периоды щёлкните мышью кнопку .
  4. ФинГрад выведет сообщение Все периоды открыты для редактирования:
  1. В этом сообщении надо щёлкнуть мышью кнопку .

Закрытие периода будет отменено. Пользователи ФинГрада, у которых имеется право Проведение документов задним числом (по дате операции), смогут вводить проводки с любой датой. Пользователи, у которых имеется право Изменение данных задним числом (по дате ввода), смогут исправлять проводки с любой датой.