Ведение кассовых операций

Контрольно-кассовая дисциплина в 2020–2021 годах

Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

  • Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
  • Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
  • ИП, занятыми оказанием услуг, выполнением работ или продажей товаров собственного производства, не имеющими наемных работников — до 01.07.2021 (закон от 06.06.2019 № 129-ФЗ).

Полный перечень случаев, когда разрешено работать без ККТ, с разъяснениями по неоднозначным моментам, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2020–2021 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Кассовая дисциплина обязательна для всех.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

  • Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП.

Подробнее об этом документе читайте в статье «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций».

  • Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
  • Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
  • Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.

Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:

  • ;
  • «Последние изменения в 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»».

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

  • Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
  • Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
  • Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, — ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2020–2021 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.

Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

  • Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
  • Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества при приеме и выдаче.
  • Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.

Можно ли расходовать из кассы (минуя расчетный счет) остаток аванса, неиспользованного подотчетником, см. .

  • Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.

Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте .

  • Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется 3 рабочих дня от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).
  • Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2020-2021 годах для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).

Об определении величины лимита остатка кассы читайте в этом материале.

Примеры расчета лимита остатка наличных денег в кассе от КонсультантПлюс
5.1. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений
Наличная выручка ООО «Рассвет» от продажи товаров за расчетный период с 01.09.2020 по 30.11.2020 (64 рабочих дня) составила 2 385 648 руб. Выручка сдается ежедневно (один раз в день).
Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений воспользуйтесь формулой.
Все примеры расчета кассового лимита и образцы оформляемых при этом документов смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

  • Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Подробнее о валютных операциях читайте в статье «Валютные операции: понятие, виды, классификации».

Что надо знать о работе с ККТ

Требования к применяемой в 2020–2021 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.

С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.

Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.

Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».

Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.

Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов

Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).

О том, что изменилось для БСО с появлением онлайн-касс, читайте в статье «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)».

В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

  1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
  2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.

О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:

  • «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
  • «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины в 2020–2021 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

  • неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
  • превышения лимита расчетов наличными;
  • превышения лимита остатка кассы;
  • использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
  • невыдачи кассовых чеков или БСО;
  • несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
  • выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Как проводится проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины в 2020–2021 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:

  • Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
  • Отчеты фискальной памяти.
  • Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
  • Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.
  • Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
  • Приказ на лимит кассового остатка.
  • Авансовые отчеты.

При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.

При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

Как проверяет кассовую дисциплину банк, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Сроки привлечения к ней (ст. 4.5 КоАП РФ):

  • 2 месяца — за правонарушения, не связанные с ККТ;
  • 1 год — за нарушения в работе с ККТ (с 15.07.2016).

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — со дня его обнаружения проверяющим (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ). Под длящимся правонарушением следует понимать…
. Это можно сделать бесплатно.

Своевременно выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

  • штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
  • штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:

  • дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
  • приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2020-2021 годах в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

  • предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
  • предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:

  • за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
  • введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения срока давности), радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

О том, как можно избежать ответственности за совершенное правонарушение или снизить размер штрафа, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс. Переходите по ссылке и получите пробный доступ к К+ бесплатно.

Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).

Итоги

Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа — онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2020–2021 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), — ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Все предприятия независимо от организационно-правовых форм и вида деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков и основную часть расчетов по своим обязательствам осуществлять в безналичном порядке. Однако существуют такие виды расчетов, которые требуют использования наличных денег, поэтому каждое предприятие должно иметь кассу, через которую осуществляются расчеты наличными деньгами. Операции, связанные с принятием, хранением, выдачей наличности кассами предприятий, называются кассовыми операциями.

С 1 января 2012 года на территории РФ введен порядок ведения кассовых операций, который должны соблюдать не только юридические лица (в том числе применяющие упрощенную систему налогообложения), но и индивидуальные предприниматели (Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»)

Для ведения кассовых операций юридические лица, индивидуальные предприниматели должны установить лимит остатка наличных денежных средств, который может храниться в кассе. Под кассой имеется в виду место для проведения кассовых операций. Это место определяет руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель. Лимит определяется на конец рабочего дня после выведения остатка в кассовой книге.

Лимит определяет само юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, а не обслуживающий банк. Об установленном лимите в обязательном порядке следует издать распорядительный документ (к примеру, приказ, распоряжение). За банками сохраняются полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе, за превышением лимита. Это следует из пункта 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории российской федерации от 05.01.98 № 14-П. Банки должны проверять своих клиентов не реже одного раза в два года.

Наличные деньги сверх установленного лимита следует хранить на банковских счетах в банках. Деньги в банк, инкассаторам или на почту должен сдавать уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель.

Поступающая в кассу предприятия выручка (в соответствии с п.2 Указания №1843-У) может расходоваться на следующие цели:
— на заработную плату,
— иные выплаты работникам (в том числе социального характера),
— стипендии,
— командировочные расходы,
— на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг,
— выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги,
— выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Лимит рассчитывается по специальной формуле, в которой задействованы объемы поступления выручки, расчетный период (порядка 92 дней), а также период времени между днями сдачи наличных в банк. Установлено, что этот период не должен превышать семи рабочих дней, а в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней. Исключение составляют только действия непреодолимой силы.

Приведена также формула расчета лимита для случая отсутствия поступлений выручки.
a) Если организация получает наличную выручку, то формула для расчета лимита выглядит следующим образом:
L = V/ P * Nc,
где:
L — лимит остатка наличных денег в рублях;
V — объем поступлений наличных денег;
P — расчетный период, за который учитывается объем поступлений (не более 92 рабочих дней);
Nc — период времени между днями сдачи в банк (не более 7 рабочих дней).

При отсутствии поступлений наличных денег формула расчета лимита имеет вид:
L = R / P * Nn,
где:
L — лимит остатка наличных денег в рублях;
R — объем выдач наличных денег за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы;
P — расчетный период, за который учитывается объем выдач (не более 92 рабочих дней);
Nn — период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (не более 7 рабочих дней).

Если компания до 1 января не установит кассовый лимит, то вся наличность в кассе будет являться сверхнормативной. И если эти деньги обнаружат, то возможен штраф по части 1 статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Соблюдает ли организация лимит, контролирует банк. Сначала банк должен провести проверку и зафиксировать факт нарушения кассовой дисциплины (с указанием даты нарушения) в справке по форме № 0408026. А затем сотрудники банка передадут эту справку в ИФНС. Инспекторы должны рассмотреть полученную справку и вынести на ее основании постановление о привлечении организации к административной ответственности. Дата постановления не должна быть позже даты нарушения более чем на два месяца. Только в этом случае штраф будет законным.

Если лимит будет превышен, сверхлимитные деньги нужно будет сдать в банк. Но есть исключения.

Хранение и накопление в кассе наличных сверх лимита допустимо:
— в дни выдачи зарплаты, стипендий и прочих социальных выплат.
— в выходные и праздничные дни, если в эти дни есть кассовые операции.

Деньги, полученные в банке для выдачи зарплаты, стипендий и прочих социальных выплат, можно хранить в кассе 5 рабочих дней (включая день их получения).
За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях (статья 15.1 КоАП) установлен штраф:
a) для организации — 40 000–50 000 руб.,
b) для руководства — 4 000–5 000 руб.

В список нарушений входят:
a) расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
b) неоприходование (неполное оприходование) в кассу де-нежной наличности;
c) несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
d) накопление в кассе средств сверх установленных лимитов.

Отменено требование по оборудованию специальной кассовой комнаты. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных де-нег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуаль-ным предпринимателем.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Документальное оформление кассовых операций осуществляется по следующим формам:

— форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
— форма № КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
— форма № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
— форма № КО-4 «Кассовая книга»;
— форма № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Вести кассу и подписывать кассовые документы имеет право кассир, наделенный соответствующими должностными правами и обязанностями и ознакомленный с ними под роспись.

При наличии нескольких кассиров один из них назначается старшим.

Допускается вариант, при котором кассовые операции совершает сам руководитель.

Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем или кассиром.
Если кассой занимается сам директор, то на ПКО (РКО) будет стоять только его подпись.

Кассир должен иметь образцы подписей руководителя, главного бухгалтера и бухгалтеров, подписывающих приходные и расходные ордеры.

Перед каждым принятием (выдачей) денег кассир обязан сличать подписи на ПКО и РКО с теми, что указаны в образцах.

Кассовые документы должны быть заполнены работником бухгалтерской службы четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны с использованием технических средств. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Наличные деньги из банка получают по чекам, которые выписываются на имя кассира или лица, исполняющего его обязанности. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации.

Оприходование наличных денежных средств в кассу предприятия осуществляется:
— при снятии денежных средств с расчетного, текущего, бюджетного и других видов счетов в банке;
— от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;
— от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;
— от работников предприятия в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги.

Наличные деньги, полученные в учреждениях банка, расходуются на цели, указанные в чеке.

При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и т. д. в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное письменным распоряжением руководителя предприятия.

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия производится:- выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;
— под отчет на хозяйственные и операционные расходы и на командировочные расходы;
— по решению руководителя предприятия в возмещение расходов, понесенных работником предприятия, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлением на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расход-ных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя, рели заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Кассовая книга, заполняемая в бумажном виде, брошюруется до начала ее ведения. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _____ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Если кассовая книга заполняется в электронном виде, то листы нумеруются автоматически, начиная с 1 января каждого года. В конце дня лист «электронной» кассовой книги нужно распечатать в двух экземплярах. Брошюровать такие листы и заверять надпись о количестве листов необходимо не реже, чем раз в год.
Кассовая книга (форма № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2 равных частей: одна из них (с горизонтальными линейками) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне не-отрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Оформленный отчет кассира подлежит проверке бухгалтерами. Она заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к ним документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены и суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.

Согласно Закону Российской Федерации от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории РФ производятся всеми предприятиями, организациями, учреждениями с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ).

Контрольно-кассовая техника, используемая для денежных расcчетов с населением, подлежит регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККТ или непосредственно на предприятиях-изготовителях ККТ. Допускаемые к использованию на территории РФ модели ККТ определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовой технике и вносятся в Государственный реестр контрольно-кассовой техники. Информация о моделях машин, допускаемых к использованию, публикуется в печати.

Организация имеет только одну главную кассу и в зависимости от количества ККМ несколько операционных. По каждой ККМ ведется отдельный журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), в котором отражаются данные по выручке, полученной через конкретную ККМ.

Помимо денег в подотчете кассира могут числиться дипломы, аттестаты, путевки в дома отдыха, санатории, талоны на бензин, ГСМ и другие бланки строгой отчетности. Учет бланков ведется на забалансовом сч. 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в книге учета бланков строгой отчетности.

Инвентаризацию кассы проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Порядок ведения кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Если в организации имеется несколько касс, ревизию необходимо проводить одновременно для предупреждения возможных злоупотреблений с денежными средствами. В случае, если одна касса обслуживает несколько структурных подразделений, необходимо затребовать от бухгалтеров этих подразделений официальные справки об остатках денег на день инвентаризации для сличения с ними наличности кассы.

Комиссия составляет акт, в котором фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными и определяется недостача или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменное объяснение о причинах выявления недостачи или излишка.

Акт ревизии (инвентаризации) кассы составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой — у кассира.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производиться:
— учредителями организации, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами в соответствии с заключенными договорами;
— учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение организациями требований вышеуказанного Порядка;
— в бюджетных организациях соответствующими финансовыми органами;
— органами внутренних дел в пределах своей компетенции.

К организациям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

Информация о наличии и движении денежных средств в кассах организации обобщается на счете 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие де-нежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации на основании приходного кассового ордера. Деньги, снятые с расчетного счета, приходуются проводкой:
Дебет 50 Кредит 51
Поступившая выручка:
Дебет 50 Кредит 62.
Возврат неизрасходованных подотчетных сумм:
Дебет 50 Кредит 71.
По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача де¬нежных документов из кассы организации на основании расходного кассового ордера, например:
Дебет 70 (71, …) Кредит 50 — выдана работникам заработная плата (подотчетные суммы).
Внесение наличных денег из кассы на расчетный счет:
Дебет 51 Кредит 50.

Контрольные вопросы:
1. Что понимается под кассовыми операциями?
2. Как рассчитывается лимит остатка кассы?
3. Какими первичными документами оформляются кассовые операции?
4. Какой счет бухгалтерского учета используется при учете кассовых операций?
5. Как осуществляется учет кассовых операций с при-менением ККТ?

Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?

Мы нашли выход!

Консультация предоставлена 21.05.2015 г.

Организация собирается сдать в банк из кассы денежную сумму наличными для внесения на свой расчетный счет.

Какими документами оформляется такая операция? Как следует заполнить расходный кассовый ордер (на чье имя)?

Указания Банка России N 3210-У

В соответствии с п. 3 Указания N 3210-У Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее — организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Документальное оформление выдачи денег из кассы

Выдача денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2). Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром (п. 4.3 Указания N 3210-У). Выдача денег по расходному ордеру должна быть отражена в кассовой книге (форма N КО-4). Формы КО-2 и КО-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

При сдаче наличных денег в банк расходный кассовый ордер следует заполнить следующим образом:

— по строке «Выдать» указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, сдающего средства в банк;

— по строке «Основание» — сдача наличных средств в банк;

— по строке «Сумма» — сумма сдаваемых средств;

— по строке «Приложение» — реквизиты квитанции банка;

— по строке «Получил» — также сумма сдаваемых средств;

— по строке «По» — наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег.

Кроме того, в расходном кассовом ордере проставляются подписи соответствующих лиц (руководителя, главного бухгалтера, кассира).

Сдача денежной наличности организацией в кассу банка производится по объявлению на взнос наличными по форме 0402001 (Приложение 1 к Указанию Банка России от 30.07.2014 N 3352-У), представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (пункты 2.4, 3.1 Положения Банка России от 24.04.2008 N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»; далее — Положение N 318-П).

Кассир банка, приняв от организации деньги по объявлению, ставит на квитанции оттиск штампа кассы и печать, затем выдает ее организации. Ордер с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к банковской выписке с расчетного счета организации. Объявление остается в банке (п. 2.9 Положения N 318-П). Квитанция подшивается к расходному кассовому ордеру, которым оформлялось выбытие денег из кассы.

Что касается мероприятий, направленных на соблюдение порядка ведения кассовой дисциплины при онлайн-кассах, их предприятие разрабатывает самостоятельно.
Лимит денежных средств в кассе
Его организация определяет для себя самостоятельно. При расчете во внимание принимается сфера деятельности фирмы, примерная сумма ежедневной выручки и т.д. Вся наличность сверх установленного лимита должна быть инкассирована в банк.
Лимит расчетов наличными
Максимально допустимый лимит расчетов наличными между организациями или же индивидуальными предпринимателями не может превышать 100 000 рублей в рамках одного договора. Причем данный лимит будет действовать и после истечения срока действия договора. Например, между ИП «Волга» и ИП «Беркут» был заключен договор аренды. У ИП «Беркут» после истечения срока договора осталась задолженность перед ИП «Волга» в размере 300 тыс. руб. Из общей суммы долга ИП «Беркут» только 100 тыс. руб. сможет выплатить наличными.
Прием наличных
В случае, если организация не относится к категории малого или микробизнеса, прием наличных средств производится посредством приходного кассового ордера (ПКО).
Работник, принимающий документ, должен проверить наличие в нем: подписи бухгалтера или же руководителя; указания суммы в соответствии с фактически переданной суммой наличности; наличие подтверждающих документов, в случае указания таковых в ПКО.
Пересчет наличных денежных средств производится поштучно в присутствии передающего их лица. В случае, если сумма, заявленная в ПКО, совпадает с фактической суммой наличных денег, кассовый работник ставит печать и подпись на квитанции к приходному кассовому ордеру, после чего передаёт её лицу, от которого денежные средства были получены.
Выдача наличных денег
При выдаче наличности из кассы кассир должен проверить расходный кассовый ордер (РКО) на наличие: подписи бухгалтера или же руководителя; соответствия суммы, указанной прописью, с суммой, указанной в документе цифрами. Для того, чтобы осуществить выдачу кассир должен идентифицировать личность получателя по удостоверяющему документу (паспорту). Получатель в свою очередь должен расписаться в РКО, подтвердив тем самым факт получения денежных средств.
Порядок оформления кассовых документов
Основные документы, которые участвуют в процессе ведения кассовой дисциплины при онлайн-кассе – это ПКО и РКО.
Приходный кассовый ордер
Фиксирует факт поступления наличных денег в кассу. В документе указывается следующая информация: хоз. операция; сумма поступления; налог на внесенную сумму; документы, приложенные к ПКО; код подразделения, в котором денежные средства будут оприходованы.
Расходный кассовый ордер Данный документ соответственно названию фиксирует расход наличных денежных средств. Обязательной информацией в этом случае является: статья расхода; сумма расхода; получатель; документы, приложенные к РКО.
Все указанные документы также регистрируются в журнале ПКО/РКО.