Ведомость выдачи подарков, образец

Новогодние расходы

В преддверии новогодних праздников у многих компаний возникают вопросы, как поощрить работников, как порадовать их детей сладостями, билетами на новогодние елки, какие преподнести подарки клиентам и партнерам. И главное, как включить все это в расходы.

Практика показывает, что практически во всех случаях стоимость подарков к Новому году не включается в расходы по УСН. Что касается НДФЛ, то его нужно удерживать, только если стоимость подарка сотруднику превысила 4000 рублей. Но даже эти налоговые нюансы не повлияют на праздничное настроение! А теперь обо всем по порядку.

Новогодний корпоратив

Как утверждают маркетологи, корпоративы и успех их проведения всегда влияют на работоспособность вашего персонала и поддержание командного духа. Проще говоря, для успешного ведения бизнеса необходимо периодически радовать своих сотрудников совместными праздничными мероприятиями.

В первую очередь необходимо отметить, что основанием для отражения расходов на корпоратив в бухгалтерском учете предприятия служат первичные документы. Если организация решила провести корпоратив, то первым делом она должна издать приказ по организации, в котором необходимо указать наименование мероприятия, обоснование, дату и место проведения, ответственное за его проведение лицо. Утверждаются список сотрудников, принимающих участие в корпоративе, программа мероприятия и смета расходов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Решение об оплате расходов на корпоративные и развлекательные мероприятия для сотрудников принимает руководитель организации, если у него есть соответствующие полномочия. Решение о выделении денег отражается в приказе руководителя.

Общество с ограниченной ответственностью «ФОРТУНА»

Приказ № 75
о проведении корпоративного праздничного банкета
в честь празднования Нового 2015 года.

г. Иркутск

25 ноября 2014 г.

Приказываю:

1. Организовать праздничный банкет для сотрудников общества в честь празднования Нового 2015 года.

2. Сроки и место проведения праздничного банкета: 27 декабря 2014 года, ресторан «Старый замок», расположенный по адресу: ул. Ангарская, д. 13.

3. Назначить секретаря И. Г. Борисову ответственной за подготовку банкета.

4. И. Г. Борисовой разработать и представить на утверждение в срок до 01 декабря 2014 года сценарий праздника, список участников банкета.

5. Главному бухгалтеру И. В. Сергеевой спланировать сумму максимальных расходов на проведение мероприятия, подготовить смету расходов.

6. И. В. Карпову назначить ответственной за составление финансового отчета о произведенных затратах на банкет.

7. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор С И Д О Р Е Н К О /А. В. Сидоренко/

Налоговый учет при УСН. Расходы на проведение праздника не будут экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ), поскольку они не связаны с производственной деятельностью предприятия. Расходы на организацию праздников для работников в п. 1 ст. 346.16 НК РФ не содержатся. Поэтому для целей налогового учета расходы на проведение новогоднего банкета учесть нельзя.

НДФЛ. Подпунктом 1 п. 2 ст. 211 НК РФ определено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика. Таким образом, посещение новогоднего банкета является доходом работника, полученным в натуральной форме. Но НДФЛ является персонифицированным налогом, и для его исчисления надо определить размер дохода конкретного работника. Поэтому если праздничные расходы в первичных документах распределены по каждому из работников и можно определить сумму дохода, полученного каждым из них, работодатель обязан удержать НДФЛ. Если персонификации нет, то и дохода, облагаемого НДФЛ, у работников не возникает. А определение базы по НДФЛ расчетным путем налоговым законодательством не предусмотрено.

Страховые взносы. Оплата стоимости корпоратива в ст. 9 Закона № 212-ФЗ не поименована. Однако при проведении корпоративных праздничных мероприятий между физлицами и организацией не возникает отношений, перечисленных в ч. 1 ст. 7 Закона № № 212-ФЗ, так как обязанность их проведения обычно не закрепляется ни трудовыми, ни коллективным договорами. Кроме того, как и в случае с НДФЛ, невозможно персонифицировать выплату. Поэтому стоимость праздничных мероприятий не должна включаться в базу для обложения страховыми взносами.

Бухгалтерский учет. Согласно п. 11 ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете расходы на проведение новогоднего корпоратива относятся к прочим расходам. Соответственно, будут сделаны следующие проводки:

Дебет Кредит Хоз. операция
60 51 Перечислена предоплата по договору с рестораном
91-2 60(76) Списана стоимость расходов на новогодний банкет после его проведения и оформления соответствующих документов

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Руководитель назначает ответственного за проведение праздника и утверждает смету расходов. После завершения мероприятия составляют акт, на основании которого списываются затраты. К акту прикладываются накладные и другие документы, подтверждающие сумму фактически произведенных расходов.

Подарки сотрудникам и их детям

Прежде чем вручить подарки, их необходимо закупить. Для этого руководителю необходимо составить соответствующий приказ. Вручение подарков лучше всего оформить ведомостью и договором дарения.

Общество с ограниченной ответственностью «ФОРТУНА»

Приказ № 78/орг
о приобретении новогодних подарков сотрудникам.

г. Иркутск

12 декабря 2014 г.

В связи с наступающим Новым 2015 годом приказываю:

1. Вручить новогодние подарки сотрудникам согласно прилагаемому списку и детские новогодние подарки сотрудникам, имеющим детей в возрасте до 14 лет.

2. Главному бухгалтеру И. В. Тарелкиной выделить денежные средства на приобретение подарков из расчета 5000 руб. на одного сотрудника и 1500 руб. на одного ребенка.

3. Секретарю И. Г. Борисовой приобрести подарки и составить ведомость на их получение.

4. Выдачу подарков работникам произвести начальнику по персоналу М. А. Евтушенко на основании ведомости не позднее 27 декабря 2014 г.

Генеральный директор А. В. Сидоренко С И Д О Р Е Н К О

С приказом ознакомлены:

И. В. Сергеева С Е Р Г Е Е В А

И. Г. Борисова Б О Р И С О В А

М. А. Евтушенко Е В Т У Ш Е Н К О

Ведомость выдачи новогодних подарков сотрудникам ООО «ФОРТУНА».


п/п
Ф.И.О. работника Должность Выданы подарки
Дата Подпись
1 Шаталов В. А. Начальник отдела по работе с клиентами 27.12.2014 Шаталов
2 Синичкина Т. Е. Менеджер по персоналу 27.12.2014 Синичкина
3 Чередниченко O. A. Бухгалтер 27.12.2014 Чередниченко

Генеральный директор С И Д О Р Е Н К О /А. В. Сидоренко/

Ведомость выдачи новогодних подарков детям сотрудников ООО «ФОРТУНА».


п/п
Ф.И.О. работника Должность Количество детей Дата рождения ребенка Выданы подарки
Количество подарков Дата Подпись
1 Киров В. А. Менеджер отдела продаж 1 23.06.2006 1 27.12.2014 Киров
2 Боброва Т. Е. Менеджер по персоналу 2 16.12.2005 18.05.2009 2 27.12.2014 Боброва
3 Демидов О. А. Бухгалтер 2 16.09.2002 22.07.2005 2 27.12.2014 Демидов

Генеральный директор С И Д О Р Е Н К О /А. В. Сидоренко/

Факт вручения подарков не подразумевает под собой получение доходов организацией. Значит, эти расходы для компании не являются экономически обоснованными (письма Минфина РФ от 19.10.2010 № 03-03-06/1/653 и от 21.07.2010 № 03-03-06/1/474). В свою очередь, возникает вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов на стоимость подарков сотрудников и их детям.

Напомним, что НДФЛ не облагаются подарки, если их стоимость не превышает 4000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если же подарок стоит дороже, у физического лица возникает доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ. Причем НДФЛ следует удержать с части стоимости подарка, превышающей 4000 руб. Может возникнуть ситуация, когда одновременно вручается подарок сотруднику и его ребенку и общая стоимость подарка превышает 4000 руб. В этом случае необходимо отдельно оформить договор дарения как на работника, так и на его ребенка, и тем самым «обойти» лимит в 4000 рублей. Но в «детском» договоре Ф.И.О. работника следует указать как законного представителя. Если же в договоре на дарение в обоих случаях будут указаны Ф.И.О. только работника, соответственно возникнет налогооблагаемый доход.

Пример.

ООО «Фортуна» к Новому году решило подарить своему работнику, бухгалтеру С. А. Фроловой, мультиварку стоимостью 3500 руб.

Согласно п. 2 ст. 574 ГК РФ письменная форма договора дарения обязательна, только если стоимость подарка превышает 3000 руб. В данном примере стоимость подарка выше 3000 руб., поэтому составили договор.

Договор дарения № 16.

г. Иркутск

27 декабря 2014 г.

ООО «Фортуна» в лице генерального директора А. В. Сидоренко, действующего на основании Устава, именуемого далее «Даритель», и С. А. Фролова, именуемая далее «Одаряемый», заключили договор о нижеследующем:

Даритель дарит, а Одаряемый принимает в дар мультиварку. Рыночная стоимость мультиварки 3500 рублей.

Даритель ООО «Фортуна» Одаряемый

Генеральный директор С. А. Фролова

А. В. Сидоренко

С И Д О Р Е Н К О Ф Р О Л О В А

В случае оформления договора дарения с работником начислять страховые взносы со стоимости подарков не придется. Поэтому договор в простой письменной форме рекомендуется составлять и в случаях небольшой стоимости подарка, так как это избавит от вопросов при проверке правильности начисления взносов. ПФР в письме от 29.09.2010 № 30-21/10260 также указал на необходимость оформлять договор дарения в письменной форме.

Бухгалтерский учет

Подарки сотрудникам. При безвозмездной передаче подарков увеличения экономических выгод у организации не происходит, поэтому дохода в бухгалтерском учете не возникает (п. 2 ПБУ 9/99). Затраты на приобретение подарков признаются в бухгалтерском учете в качестве прочих расходов на основании п. 12 ПБУ 10/99 и отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Если подарки приобретаются специально для дарения работникам, то их стоимость на счетах учета ТМЦ не отражается на счетах: 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары». Бухгалтерские проводки будут следующими:

Дебет Кредит Хоз. операция
60 51, 50 Произведена оплата подарков
91-2 60, 71, 76 Учтена стоимость подарков в составе прочих расходов
В случае стоимости подарка свыше 4000 рублей необходимо исчислить и удержать НДФЛ
70 68 (субсчет расчеты по НДФЛ) Исчислен и удержан НДФЛ со стоимости подарка, превышающей 4000 руб. за год

Подарки детям. Затраты на приобретение подобных подарков целесообразно отражать в составе прочих расходов на счете 91-2 (п. 11 ПБУ 10/99).

Бухгалтерская запись будет следующей:

Дебет Кредит Хоз. операция
60, 71, 76 51, 50 Произведена оплата подарков
91-2 60, 71, 76 Оприходованы детские подарки

Новогодние подарки для клиентов и партнеров

ПЕРВОИСТОЧНИК

Дарение между коммерческими организациями запрещено. Исключение составляют подарки стоимостью менее 3000 руб.

— Статья 575 ГК РФ.

Как мы уже говорили, подобные расходы нельзя будет учесть, так как они не упомянуты в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Однако если на подарки нанести символику организации, то данные расходы можно будет учесть как рекламные (пп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но для этого их нужно правильно документально оформить. В частности, организации целесообразно запастись следующими документами:

  • планом проведения рекламной кампании на год;
  • списком мероприятий, которые будут проведены в рамках рекламной кампании;
  • сметой расходов на проведение рекламных акций;
  • договором на оказание рекламных услуг;
  • актом об оказании услуг, подписанным организацией, обеспечивающей продвижение рекламной информации;
  • отчетом о проведении рекламной кампании, организованной собственными силами организации.

Для рекламы в нашем случае, то есть при нанесении символики организации на подарки, необходимы экземпляры подарков либо их фотографии.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Реклама – информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.

— Пункт 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе».

Что касается НДФЛ и страховых взносов, так как подарки преподносятся деловым партнерам – юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, то, соответственно, объекта не возникает.

Бухгалтерские проводки выглядят так:

Дебет Кредит Хоз. операция
60 (76, 71) 51 Произведена оплата за подарки партнерам
10 (41) 60 (76, 71) Оприходованы подарки партнерам
44 10 (41) Списана стоимость подарков партнерам

Основания для приобретения и списания.

Основания для приобретения призов. Как правило, при проведении различных спортивно-массовых мероприятий в учреждении разрабатывается документ (положение, программа, план), в котором содержится следующая информация:

  • цели проведения мероприятия;

  • задачи его проведения;

  • сроки проведения;

  • программа;

  • лица, ответственные за его проведение;

  • список участников (если это необходимо);

  • источник финансирования;

  • смета на проведение мероприятия (смета).

На основании указанных документов учреждение может осуществлять закупку призов и подарков для участников таких мероприятий.

Основания для приобретения подарков для работников. Согласно трудовому законодательству работодатель вправе поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявлять благодарность, выдавать премию, награждать ценным подарком, почетной грамотой, представлять к званию лучшего по профессии). Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (ст. 191 ТК РФ). Таким образом, основанием для приобретения подарков работникам учреждения в зависимости от случая (праздник, знаменательное событие, дата) будет являться коллективный договор или иной документ, а также приказ (распоряжение) руководителя.

К учету призы и подарки принимаются на основании документов поставщика (акта приема-передачи, товарной накладной), кассовых, товарных чеков (при приобретении за наличный расчет).

Основания для списания призов и подарков.

Порядок списания призов и подарков, «израсходованных» при проведении различных мероприятий, перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, необходимо установить в рамках формирования учетной политики учреждения. Такими документами могут быть:

  • протокол о проведении мероприятия с приложением списка участников (списка или ведомости работников), которым были вручены призы, подарки;

  • акт о списании призов и подарков с приложением списка лиц, которым были вручены подарки, фото- или видеоотчета.

При этом необходимо учесть нормы гражданского законодательства. Так, согласно п. 1 ст. 574 ГК РФ передача дара осуществляется посредством его вручения, символической передачи либо вручения правоустанавливающих документов. Дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому лицу, может быть совершено устно,
когда стоимость дара не превышает 3 000 руб. Если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 руб., договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Таким образом, вручение ценных призов и подарков стоимостью свыше 3 000 руб. осуществляется с обязательным оформлением договора дарения, в котором указываются персональные данные одаряемого лица.

Бухгалтерский учет.

В 2018 году согласно разд. V Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ операции по приобретению (изготовлению) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, отражаются в бухгалтерском учете по коду 296 «Прочие расходы» КОСГУ.

Учет призов и подарков осуществляется на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения в течение всего периода нахождения в учреждении. Аналитический учет по счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 345, 346 Инструкции № 157н).

С 2019 года вступает в силу порядок применения КОСГУ, утвержденный Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н. Согласно новому порядку, а также методическим рекомендациям по применению КОСГУ, доведенным Письмом Минфина РФ от 29.06.2018 № 02 05 10/45153, для отражения расходов на приобретение призов и подарков применяется код 349 КОСГУ. Таким образом, начиная с 2019 года учет подарков и призов будет в составе материальных запасов.

Далее в таблицах приведем корреспонденции счетов по приобретению и списанию призов и подарков при отражении операций в 2018 году.

Инструкция № 162н <1>

Инструкция № 174н <2>

Инструкция № 183н <3>

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Оплата (предоплата) по договору на приобретение призов и подарков

1 206 96 560

1 302 96 830

1 304 05 296

0 206 96 560

0 302 96 830

0 201 11 610

0 206 96 000

0 302 96 000

0 201 11 000

0 201 21 000

Поступление в учреждение призов и подарков от поставщика

1 109 хх 296 <4>

1 401 20 296

1 302 96 730

0 109 хх 296 <4>

0 401 20 296

0 302 96 730

0 109 хх 296 <4>

0 401 20 296

0 302 96 000

Приобретение призов и подарков через подотчетное лицо при выдаче денежных средств из кассы и перечислении на карту работника <5>

1 208 96 560

1 201 34 610

1 304 05 296

0 208 96 560

0 201 34 610

0 201 11 610

0 208 96 000 <4>

0 201 34 000

0 201 11 000

0 201 21 000

Приобретение призов и подарков через подотчетное лицо при перечислении на карту учреждения

1 210 03 560

1 201 34 610

1 304 05 296

0 210 03 560

0 201 34 610

0 201 11 610

0 210 03 000

0 201 11 000

0 201 21 000

1 208 96 560

1 210 03 660

0 208 96 560

0 210 03 660

0 208 96 000

0 210 03 000

Поступление в учреждение призов и подарков от подотчетного лица

1 109 хх 296 <4>

1 401 20 296

1 208 96 660

0 109 хх 296 <4>

0 401 20 296

0 208 96 660

0 109 хх 296 <4>

0 401 20 296

0 208 96 000

Списание призов и подарков при их вручении одаряемому лицу

<1> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

<4> По соответствующим счетам аналитического учета.

<5> Выдача денежных средств на указанные расходы может осуществляться путем их зачисления на банковские счета сотрудников организации, предусматривающие совершение операций с использованием платежных карт, включая карты «Мир», эмитированных кредитными организациями в рамках зарплатного проекта (Письмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07 04 05/05-14896).

Бюджетное учреждение спорта в рамках выполнения госзадания проводит спортивно-массовое мероприятие согласно плану мероприятий. На основании программы мероприятий и сметы затрат через подотчетное лицо приобретены призы в количестве 30 штук на сумму 15 000 руб. Стоимость каждого приза не превышает 500 руб. Все призы были вручены участникам соревнований – спортсменам-любителям.

В учетной политике учреждения установлено, что списание призов, стоимость которых не превышает 500 руб., и их вручение физическим лицам на спортивно-массовых мероприятиях (когда нет возможности иметь сведения об этих лицах) осуществляются в соответствии с актом о списании призов с приложением к нему фотоотчета.

В бухгалтерском учете отражены следующие записи.

Учет материальных ценностей:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражены расходы на приобретение призов

4 109 60 296

4 208 96 660

15 000

Одновременно призы приняты к учету на забалансовом счете

30*

В январе

Отражено списание врученных призов с забалансового счета

30*

* Призы учитываются в условной оценке «один объект – один рубль» (п. 345 Инструкции № 157н).

В автономном учреждении спорта на основании коллективного договора и распоряжения руководителя по случаю 50 летнего юбилея работницы ей был куплен подарок – мультиварка стоимостью 4 000 руб. Оплата произведена за счет приносящей доход деятельности по договору, в котором предусмотрена предоплата 100 %. Вручение подарка осуществлялось на основании заключенного с работницей договора дарения, списание с учета – на основании акта о списании и указанного договора.

В бухгалтерском учете отражены следующие записи.

Учет материальных ценностей:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс поставщику в размере 100 %

2 206 96 000

2 201 11 000

4 000

Отражены расходы на приобретение подарка

2 109 80 296

2 302 96 000

4 000

Произведен зачет аванса

2 302 96 000

2 206 96 000

Одновременно подарок (мультиварка) принят к учету на забалансовом счете

4 000*

Отражено списание подарка с забалансового счета на основании акта о списании и договора дарения

4 000*

* Материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (дарения), учитываются по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции № 157н).

НДФЛ и страховые взносы.

Налог на доходы физических лиц.

Призы и подарки, полученные физическими лицами, в целях обложения НДФЛ являются доходами, полученными ими в натуральной форме. Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ доходы, не превышающие 4 000 руб., полученные по каждому из следующих оснований за налоговый период:

  • подарки, полученные налогоплательщиками от организаций;

  • призы в денежной и натуральной формах, полученные налогоплательщиками на конкурсах и соревнованиях, проводимых в соответствии с решениями Правительства РФ, законодательных (представительных) органов государственной власти или представительных органов местного самоуправления;

  • любые выигрыши и призы, получаемые в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров (работ, услуг).

При этом подарки, которые получены ветеранами Великой Отечественной войны (ВОВ), инвалидами ВОВ, вдовами военнослужащих, погибших в период войны с Финляндией, ВОВ, войны с Японией, вдовами умерших инвалидов ВОВ и бывшими узниками нацистских концлагерей, тюрем и гетто, а также бывшими несовершеннолетними узниками концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны, не облагаются НДФЛ в части, не превышающей 10 000 руб. за налоговый период (п. 33 ст. 217 НК РФ).

Суммы призов и подарков, превышающие указанные пределы, облагаются по ставке 13 %, за исключением выигрышей и призов, получаемых физическими лицами в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг (они облагаются налогом по ставке 35 %).

В Письме Минфина РФ от 20.01.2017 № 03 04 06/2650 указано: поскольку наступление обязанности налогового агента по удержанию НДФЛ с доходов в виде подарков, предусмотренных п. 28 ст. 217 НК РФ, связано с превышением установленного размера дохода, получаемого от этой организации (4 000 или 10 000 руб.), последней следует вести учет таких доходов, полученных от нее физическими лицами. В случае превышения обозначенного порога организация будет признаваться налоговым агентом и, соответственно, исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. 230 НК РФ. При вручении призов и подарков физическим лицам, не являющимся работниками учреждения, стоимость которых в налоговом периоде превысила указанные пределы, учреждение обязано представить налоговому органу по месту своего учета сообщения о невозможности удержать налог и сумме налога. Это справка по форме 2 НДФЛ (в указанном случае в поле «признак» проставляется цифра 2).

При получении физическими лицами доходов в виде призов и подарков, не превышающих 4 000 руб., организация не признается налоговым агентом, поскольку в таких случаях на организацию не возлагается обязанность исчисления, удержания НДФЛ у налогоплательщика и перечисления в бюджетную систему РФ.

Страховые взносы.

Исходя из пп. 4 п. 1 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права).

Договор дарения согласно гражданскому законодательству относится к договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество и может быть заключен как в письменной, так и в устной форме.

Следовательно, в случае передачи подарка работнику по договору дарения, заключенному в письменной форме, у организации объекта обложения страховыми взносами не возникает.

Суммы подарков, полученные работниками и не оформленные договорами дарения, если это предусмотрено трудовыми договорами (коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами), являются объектом обложения страховыми взносами.

В случае вручения призов и подарков физическим лицам, не состоящим в трудовых (гражданско-правовых) отношениях с учреждением, стоимость таких подарков не является объектом обложения страховыми взносами в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ.

Утверждены Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Основания для приобретения сувенирной продукции и подарков.

Бюджетное учреждение осуществляет свою деятельность согласно предмету и целям деятельности, определенным в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, муниципальными правовыми актами и уставом (п. 2 ст. 9.2 Закона о некоммерческих организациях). Таким образом, приобретение сувенирной продукции и подарков должно отвечать целям деятельности учреждения.

В частности, бюджетное учреждение может принимать участие в реализации государственных программ (программ муниципалитета) «Развитие физической культуры и спорта» и быть организатором спортивного мероприятия. В случае если мероприятие проводится за счет средств бюджета, порядок проведения такого мероприятия и норматив расходов по нему устанавливаются нормативными актами. В качестве примера данного нормативного акта можно привести Приказ комитета по физической культуре и спорту Ленинградской области от 03.09.2018 № 5-о «Об утверждении положения о порядке финансового обеспечения за счет средств бюджета Ленинградской области мероприятий в сфере физической культуры и спорта, включенных в планы реализации государственных программ Ленинградской области».

В этом случае органом исполнительной власти, исполняющим функции и полномочия учредителя (далее – учредитель):

  • утверждается положение (регламент) мероприятия;

  • определяются условия и календарный план его проведения;

  • определяются условия допуска к участию спортсменов;

  • устанавливается порядок выявления лучшего участника или лучших участников;

  • разрабатывается порядок организационного и иного обеспечения проводимого мероприятия;

  • обеспечивается финансирование мероприятия в утвержденном им порядке.

При проведении мероприятий утверждаются:

  • положение о проведении мероприятия;

  • смета, включающая количественный состав участников мероприятия, срок его проведения, статьи расходов.

Учреждения, принимающие участие в реализации государственных программ Ленинградской области «Развитие физической культуры и спорта в Ленинградской области»:

  • получают денежные средства в виде субсидии на выполнение государственного задания и субсидии на иные цели (для получения средств между учреждением и учредителем заключается соглашение);

  • расходуют средства на организацию проведения мероприятий на основании плана финансово-хозяйственной деятельности и сметы проведения мероприятия.

В этом случае при приобретении сувенирной продукции и ценных подарков следует исходить из норм, установленных учредителем. Из рассматриваемого нами положения вытекает, что награждение участников торжественных мероприятий медалями, дипломами, спортивными призами, наградами (памятными медалями, призами и пр.), сувенирами, денежными призами, цветами осуществляется в пределах норм, установленных учредителем в программе проведения торжественных мероприятий.

Нормы оплаты услуг (работ) по обеспечению спортивными призами, наградами и наградной атрибутикой победителей, призеров и участников физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий

Призовые

места

Стоимость спортивных призов, наград (памятные медали, призы, кубки и пр.), руб.

Стоимость медали, руб.

Стоимость диплома (грамоты), руб.

Денежные
призы

Командные

Личные

Приз Губернатора Ленинградской области

I место

До 6 000

До 6 000

До 200

До 50

В соответствии с правилами проведения соревнований

II место

До 5 000

До 5 000

III место

До 4 000

До 4 000

Нормы оплаты услуг по обеспечению сувенирной продукцией участников физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий

Сувенирная продукция

Стоимость, руб.

Областные физкультурные мероприятия и спортивные мероприятия

До 700

Всероссийские физкультурные мероприятия и спортивные мероприятия

До 900

Если учреждение проводит мероприятие по своей инициативе (обычно такие мероприятия проводятся за счет средств, полученных учреждением от оказания платных услуг):

  • издается приказ руководителя учреждения о проведении мероприятия (в нем отражаются тематика проведения мероприятия, сроки проведения, лица, ответственные за организацию мероприятия и его проведение);

  • разрабатывается и утверждается руководителем учреждения смета на проведение мероприятия.

Расходы на приобретение сувенирной продукции и ценных подарков в этом случае осуществляются в размере, определенном сметой проведения мероприятия.

Выбор кода КОСГУ при совершении расходной операции.

С 1 января 2019 года расходы, осуществляемые в связи с приобретением (изготовлением) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (см. Порядок применения КОСГУ, утвержденный Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н, далее – Порядок № 209н).

Согласно нормам п. 11.4.8 Порядка № 209н на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ относятся расходы по оплате договоров на приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, в том числе:

  • поздравительных открыток и вкладышей к ним;

  • приветственных адресов, почетных грамот, благодарственных писем, дипломов и удостоверений лауреатов конкурсов для награждения и т. п.;

  • цветов.

Если обратиться к п. 11.4.8 Порядка № 209н, то можно увидеть, что перечень расходов, относимых на подстатью 349 КОСГУ, является закрытым.

Стоимость приобретаемой сувенирной и подарочной продукции определяется сметой проведения мероприятия.

Принятие к учету сувенирной продукции и ценных подарков.

В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. При этом он должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых установлен ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 25 ФСБУ «Концептуальные основы». В качестве первичного учетного документа могут выступать:

  • акт выполненных работ (например, если в типографии заказывалось изготовление печатных грамот);

  • товарная накладная (оформляется приобретение материальных ценностей);

  • контрольно-кассовый чек (когда закупку сувенирной продукции производило подотчетное лицо).

При принятии к учету приобретаемой сувенирной продукции и ценных подарков рекомендуем воспользоваться разъяснениями Минфина, приведенными в Письме от 14.03.2019 № 02-06-10/16864. В нем говорится об учете ценных подарков (сувениров), приобретенных для их вручения в рамках протокольных и торжественных мероприятий.

Как указал Минфин, приобретенные учреждением материальные ценности, поступившие на склад, являются активом и подлежат отражению на балансе на соответствующих счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета. Учет таких объектов, по мнению финансистов, ведется на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения». При этом с момента выдачи со склада ценных подарков (сувениров) (с момента приобретения – в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад) работнику учреждения, ответственному за организацию протокольного (торжественного) мероприятия, ценные подарки (сувениры) отражаются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» до момента их вручения.

Вместе с тем при одновременном представлении лицами, ответственными за приобретение и вручение (дарение) ценных подарков (сувениров), документов, подтверждающих их приобретение и вручение, информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» не отражается. В этом случае стоимость подарков (сувениров) относится на расходы текущего финансового периода (счет 0 401 20 272 «Расходы экономического субъекта») по факту документального подтверждения их вручения.

Бюджетное учреждение в рамках заключенного с учредителем соглашения о получении целевой субсидии организует проведение спортивного мероприятия. В рамках норм, установленных учредителем на проведение такого мероприятия, учреждением были приобретены:

  • ценные подарки в количестве 3 шт. на сумму 18 000 руб.;

  • почетные грамоты в количестве 3 шт. на сумму 60 руб.

Оплата ценных подарков, грамот производилось в безналичной форме без участия подотчетных лиц. Перед проведением мероприятия ценные подарки и грамоты для вручения лицам, занявшим призовые места, были выданы ответственному лицу. Ценные подарки и почетные грамоты были вручены участникам спортивного мероприятия.

В бухгалтерском учете операции по приобретению и выдаче ценных подарков и грамот будут отражены следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приняты к учету поступившие в учреждение от поставщика:

ценные подарки

5 105 36 349

5 302 34 734

18 000

почетные грамоты (3 шт.)

5 105 36 349

5 302 34 734

Выданы для вручения победителям спортивных мероприятий:

ценные подарки

07*

18 000

почетные грамоты

Отражено списание:

врученных ценных подарков

5 401 20 272

5 105 36 349

18 000

18 000

врученных почетных грамот

5 401 20 272

5 105 36 349

* Пунктом 345 инструкции, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), установлено, что награды, призы, кубки, в том числе переходящие, учитываются в условной оценке: «один объект – один рубль». Материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки, сувениры, учитываются по стоимости их приобретения. В связи с этим ценные подарки в примере отражены на забалансовом счете 07 по стоимости их приобретения, а почетные грамоты – в условной оценке.

Учреждение образования приняло решение провести небольшое мероприятие среди своих учеников. Расходы на его проведение произведены за счет средств, полученных от осуществления платной деятельности. По итогам мероприятия каждому участнику вручены почетная грамота и сувенир. Сметой проведения мероприятия определены максимальная стоимость сувенира, максимальная стоимость почетной грамоты.

В день проведения мероприятия подотчетному лицу учреждения из кассы были выданы денежные средства на приобретение сувениров и почетных грамот в пределах средств, определенных сметой.

Подотчетное лицо приобрело:

  • сувениры в количестве 10 шт. на сумму 3 000 руб.;

  • почетные грамоты в количестве 10 шт. на сумму 600 руб.

Операции совершаются по коду вида финансового обеспечения 2. Подотчетное лицо, купившее сувенирную и подарочную продукцию, производило их вручение и одномоментно представило в бухгалтерию учреждения документы, подтверждающие приобретение грамот и подарков и их вручение.

В бухгалтерском учете учреждения согласно разъяснениям Минфина, изложенным в Письме № 02-06-10/16864, операции по приобретению сувениров и почетных грамот будут отражены так:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражены расходы на приобретение:

сувениров

2 401 20 272

2 208 34 664

3 000

почетных грамот

2 401 20 272

2 208 34 664

В Письме № 02-06-10/16864 Минфин сообщил, что при подготовке очередных изменений в Инструкции № 157н порядок отражения в бухгалтерском учете БСО, ценных подарков и сувенирной продукции будет уточнен.

Документальное оформление вручение сувенирной и подарочной продукции.

Как мы отметили выше, любой факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Вручение подарочной и сувенирной продукции не является исключением. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они:

  • составлены по унифицированным формам документов (см. Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н);

  • разработаны учреждением самостоятельно, но содержат обязательные для первичного учетного документа реквизиты (применяются, если Минфином не установлены обязательные для оформления факта хозяйственной жизни субъекта учета формы документов).

Порядок осуществления вручения ценных подарков, сувениров и призов в рамках протокольных и торжественных мероприятий необходимо регламентировать актами учреждения (см. Письмо Минфина РФ от 22.07.2015 № 02-06-10/42173). При этом порядок оформления и формы первичных учетных документов при вручении ценных подарков, сувениров и призов устанавливаются субъектом учета при формировании своей учетной политики с соблюдением требований, установленных Инструкцией № 157н, ФСБУ «Концептуальные основы».

Для оформления внутреннего перемещения материальных ценностей, в том числе ценных подарков, сувениров и призов для целей дарения, между материально ответственными (ответственными) лицами учреждения, в частности при передаче работнику (сотруднику) учреждения, ответственному за организацию протокольного (торжественного) мероприятия, следует применять требование-накладную (ф. 0504204), накладную на внутреннее перемещение объекта нефинансовых активов (ф. 0504102).

При этом подписание документов о вручении подарка лицами, ими награжденными, обычаями делового (протокольного) оборота, как правило, не предусматривается ввиду публичности проведения таких мероприятий либо существующих обычаев протокола. Поэтому при вручении ценных подарков, сувениров и призов в рамках протокольных и торжественных мероприятий целесообразно по факту их вручения ответственным за это лицам составлять акт вручения по форме, установленной субъектом учета при формировании своей учетной политики, с соблюдением обязательных требований по составу реквизитов.

* * *

В завершение отметим, что учет ценных подарков (сувениров) ведется на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения». При этом выдача объектов со склада работнику учреждения, ответственному за организацию протокольного (торжественного) мероприятия, отражается на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» до момента их вручения.

В случае одновременного представления лицами, ответственными за приобретение и вручение (дарение) ценных подарков (сувениров), документов, подтверждающих их приобретение и вручение, информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» не отражается. В описанной ситуации стоимость подарков (сувениров) относится на расходы текущего финансового периода (счет 0 401 20 272 «Расходы экономического субъекта») по факту документального подтверждения их вручения.

Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.