Возврат подотчета в кассу

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды

8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз.

В какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства

2 п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

Дебет 50 Кредит 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

Чек ККТ

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?

Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.).

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

11 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

14 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 50 Кредит 71
– 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Налоги

На расчет налогов возврат сотрудниками неизрасходованных подотчетных сумм не повлияет. Это связано с тем, что подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят:

  • при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;
  • при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Об ошибках, допускаемых бухгалтерами и самими подотчетными лицами при совершении кассовых операций, говорили и писали много, тем не менее, как показывают результаты проверок, контрольно-ревизионные органы все равно находят нарушения законодательства при проверке данного участка. В статье рассмотрены ошибки, допускаемые бухгалтерами при выдаче и возврате подотчетных сумм.

Выдача подотчетных сумм

При проверке выдачи подотчетных сумм могут быть выявлены следующие нарушения:

Отсутствует приказ руководителя, в котором перечислены работники, имеющие право получать денежные средства в подотчет из кассы организации. В нем не указаны срок и цели выдачи подотчетных сумм. Фактические цели выдачи подотчетных сумм не соответствуют поименованным в приказе руководителя. Например, работник согласно приказу руководителя может получать денежные средства из кассы на оплату расходов по сотовой связи, а ему были выданы денежные средства на приобретение хозяйственных материалов.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций, доведенного Письмом ЦБ РФ от 04.11.1993 N 18 (далее — Порядок), выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. В случае если в учреждении согласно приказу руководителя одно подотчетное лицо получает денежные средства по разным статьям (подстатьям) кодов бюджетной классификации (КБК), то, как правило, на день выдачи аванса по одной статье КБК у него имеется задолженность по другой статье (статьям) КБК. Если дословно трактовать вышеуказанный пункт, то можно сделать вывод о том, что при наличии задолженности подотчетного лица хотя бы по одной статье КБК аванс из кассы не выдается. Но напрямую об этом в п. 11 Порядка не сказано. В связи с чем многие бюджетные учреждения поступают следующим образом. Приказом руководителя, в котором указаны ФИО и должности сотрудников, получающих из кассы учреждения денежные средства в подотчет, предусматривается возможность получения аванса, если за данным лицом не числится задолженность по статье КБК, по которой он берет аванс. При этом не важно, имеется у такого лица задолженность по другой статье КБК или нет. При наличии данного приказа контрольно-ревизионные органы в ходе проверки, как правило, не расценивают этот факт как нарушение.

Работники, получающие денежные средства на командировочные расходы, в названном приказе не указываются. Основанием для выдачи денежных средств в подотчет является приказ руководителя о направлении работников в командировку и их заявления (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Срок выдачи подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя (п. 11 Порядка). Лица, направляемые в командировку, получают денежные средства в подотчет за три рабочих дня.

Заявление работника на выдачу подотчетных сумм отсутствует или оформлено ненадлежащим образом.

В соответствии с п. 155 Инструкции N 25н*(1) авансы выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя. В заявлении указывается назначение аванса и срок, на который он выдается. Бухгалтер учреждения на заявлении о выдаче сумм под отчет проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 208 “Расчеты с подотчетными лицами“ и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Отметка делается в виде штампа “Задолженность отсутствует“, на нем предусмотрено место для проставления даты, на которую отсутствует задолженность подотчетного лица. Эта дата должна совпадать с датой составления расходно-кассового ордера на выдачу аванса или перерасхода.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам заявлениях имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка).

Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, не соответствует его унифицированной форме.

Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются на основании первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“, ст. 313 НК РФ).

В соответствии с п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом по согласованию с ЦБ РФ и Минфином. На сегодняшний день действует Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету инвентаризации“. Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя (письма Минфина РФ от 15.08.2006 N 03-03-04/1/628, УФНС по г.

Налоговые последствия несвоевременного возврата подотчетных сумм

Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393).

Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется Расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (РКО), к которому прилагается заявление работника на получение из кассы аванса или перерасхода. Возврат в кассу подотчетной суммы или ее части оформляется Приходным кассовым ордером (ф. КО-1).

Работнику выданы в подотчет денежные средства, хотя он не отчитался по ранее полученному авансу.

Не допускается выдавать в подотчет денежные средства, если работник не отчитался по ранее полученному авансу (п. 11 Порядка).

Подотчетные суммы переданы одним работником другому.

Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику (п. 11 Порядка).

Подотчетная сумма, выданная на оплату договора, заключенного с организацией, превышает 100 000 руб.

Расчеты между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора не должны превышать 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У “О предельном размере расчета наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя“). Следует отметить, что ограничение установлено только в отношении размера расчетов в рамках одного договора, заключенного с юридическим лицом, каких-либо временных ограничений при осуществлении расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день) ЦБ РФ не устанавливает. Срок действия договора и периодичность проведения в соответствии с ним расчетов значения не имеют. Таким образом, подотчетному лицу из кассы учреждения не могут быть выданы денежные средства для оплаты договора, заключенного с юридическим лицом, если стоимость договора превышает 100 000 руб.

Отсутствует договор с лицом, не являющимся работником организации, которому выданы из кассы денежные средства под отчет.

Согласно п. 16 Порядка выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании соответствующих договоров. Часто такие договоры с работниками не заключаются.

Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере (с которым заключен договор) или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись “По доверенности“. Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Периодически бухгалтеры учреждений образования, подведомственных Минздравсоцразвития, задают проверяющим следующий вопрос: можно ли на поездку на олимпиаду или научные конференции выдавать в подотчет денежные средства их участникам — учащимся учреждений образования? Могут ли учащиеся в таком случае выступать как подотчетные лица, если нет, то как быть в данной ситуации?

В соответствии со ст. 168 ТК РФ при направлении работников в командировки работодатель возмещает им расходы по установленному в данной статье перечню. Нормы трудового законодательства распространяются только на тех лиц, которые состоят в трудовых отношениях с работодателями, то есть с которыми заключен трудовой договор. Лица, с которыми трудовой договор не заключен, не могут быть направлены в командировки, и, соответственно, им не могут выдаваться и возмещаться командировочные расходы. Казалось бы, заключили с учащимися трудовой договор на участие в олимпиадах, научных конференциях, и нет никаких проблем в отношении выдачи им из кассы учреждения денежных средств на командировочные расходы. Однако это не так. Нельзя оставлять без внимания ст. 268 ТК РФ, которая устанавливает возрастные ограничения для направления работников в командировку. В ней приведен перечень должностей работников, которые направляются в командировки независимо от их возраста, но учащиеся образовательных учреждений в нем не поименованы. Таким образом, учащиеся в возрасте до 18 лет не могут быть направлены в командировку, а следовательно, выступать подотчетными лицами. Если возраст учащегося превышает 18 лет, он может являться подотчетным лицом при наличии заключенного с ним трудового договора.

В случае если участникам указанных мероприятий еще не исполнилось 18 лет, предлагаем следующий вариант решения данной проблемы, на наш взгляд, наиболее оптимальный. Приказом руководителя назначается лицо (лица), ответственное за сопровождение учащихся к месту проведения мероприятий и обратно. Данное лицо должно быть работником организации, с которым заключен трудовой договор. В этом случае оно будет являться подотчетным лицом и именно ему согласно утвержденному руководителем учреждения списку участников мероприятий будут выданы из кассы денежные средства на командировочные расходы.

Возврат подотчетных сумм

Здесь контрольные органы выявляют следующие нарушения:

Подотчетные суммы возвращены не в установленный срок. Например, согласно приказу руководителя подотчетное лицо обязано отчитаться за взятые в подотчет денежные средства в течение трех рабочих дней, а отчиталось по истечении четырех рабочих дней.

Как уже было отмечено, подотчетное лицо обязано вернуть полученные денежные средства либо отчитаться за них в срок, установленный руководителем организации (п. 11 Порядка). Что касается сумм, выданных на командировочные расходы, то по ним работник должен отчитаться не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Авансовый отчет оформлен не в соответствии с установленными требованиями.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет (ф. 0504049 *(2)) (п. 155 Инструкции N 25н). К нему прилагаются (первичные) документы, подтверждающие произведенные расходы, которые нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). Но, как показывает практика, обычно в этих целях используется журнал.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы не соответствуют предъявляемым к ним требованиям.

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. В случае если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

— даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, кроме того, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. В случае если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в такой день, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм в этот день;

— в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты согласно имеющимся данным (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлена подпись кассира, печать организации);

— товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование (“хозяйственные товары“, “канцелярские товары“), количество и стоимость. В случае если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью;

— КБК выданного аванса должен соответствовать КБК произведенных расходов.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. После того, как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Получение материальных ценностей подотчетным лицом

Следует отметить, что проверке подвергается (хотя и редко) ведение учреждением журнала учета выдачи доверенностей, а также оформление и выдача самих доверенностей*(3).

Материальные ценности, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению учреждению, может получать под-
отчетное лицо. В этом случае оно действует на основании доверенности, порядок выдачи которой работнику организации установлен гражданским законодательством.

В соответствии с п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Пунктом 5 данной статьи установлено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Он обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей (п. 7 Инструкции N 17).

После того, как материальная ценность получена, подотчетное лицо представляет в организацию документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в журнале учета доверенностей ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу полученных материальных ценностей подотчетным лицом материально ответственному лицу учреждения.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации (на следующий день после истечения срока действия доверенности).

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе “Отметки о выполнении поручений“). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью “Не использована“ и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, срок действия которых истек, новые доверенности не выдаются.

В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись “В настоящей книжке пронумеровано ________ листов“. Количество листов указывается прописью (п. 6 Инструкции N 17).

А. Репин,

эксперт журнала “Бюджетные учреждения: ревизии и проверки
финансово-хозяйственной деятельности“

“Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности“, N 11, ноябрь 2008 г.

————————————————————————-
*(1) Приказ Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н “Об утверждении Инструкции по бюджетному учету“.

*(2) Приказ Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н “Об утверждении форм регистров бюджетного учета“.

*(3) Форма журнала учета выданных доверенностей, форма доверенности и порядок ее заполнения утверждены Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 “О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности“ (далее — Инструкция N 17).

В какие сроки нужно отчитываться по подотчетным суммам