Возврат подотчетных сумм

Содержание

В избранноеОтправить на почту Расчеты с подотчетными лицами проводки могут предусматривать самые разнообразные. Основные из них будут рассмотрены в этой статье. Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами Итоги Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы. Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).

Оформляем возврат подотчетных сумм

Внимание

Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами. Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером.

Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации. Пример возврата в кассу Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии.
Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата. Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе. Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно.


Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации. Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно.
Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете

Подотчетными могут быть:

  • лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
  • совместители;
  • лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).

Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:

  • из кассы предприятия;
  • в безналичной форме:
  • на карту подотчетного лица;
  • на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.

Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок.

Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки

Важно

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен? В день их получения. Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Инфо

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704). Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды.

д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

15. учет расчетов с подотчетными лицами

Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов 15.09.2016 50 71 500 Возврат Ивановым И. И.

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм

неиспользованных подотчетных средств в кассу ПКО № 214 от 15.09.2016 В 2015–2016 годах введены некоторые изменения в оформлении кассовых операций. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Порядок ведения кассовых операций в 2015–2016 годах».

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

Бухгалтер оформляет такие записи: ДТ50 КТ71 — 1000 руб. – внесен остаток средств в кассу. ДТ10 КТ 71 – 1000 руб. – учтены канцтовары. Отражение операция на корпоративной карте Для отображения сумм, израсходованных на представительские расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, можно использовать один платежный инструмент. Организация оформляет корпоративную карту. Затем по заявлению сотрудника выдает ее конкретному лицу, перечисляет туда подотчетные суммы. Порядок движения платежных инструментов должен быть утвержден приказом руководителя. Образец: ООО (название) Директор (фамилия, инициалы, подпись) 14.03.16 г. УТВЕРЖДАЮ: Порядок использования корпоративных карт 1. Данные о PIN-коде – это конфиденциальная информация. Держатели платежного инструмента не имеют права ее разглашать третьим лицам. 2.

Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись. Проверка Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами.

Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя. Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен. Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг. Предоставление средств Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника.

Но налоговые риски возникают, если остаток подотчетных сумм вовремя не возвращен в организацию или не утвержден отчет об использовании средств. В таких ситуациях, по мнению Минфина и налоговых инспекторов, физлицо получает доход в денежной форме, который должен учитываться в целях НДФЛ. Судебная практика по этому вопросу противоречива. Работа в «1С 8.3» Выдача денег из кассы оформляется расходным ордером с одноименным видом операции.

В табличной части документа прописывается Ф.И.О. сотрудника, сумма, цель использования средств. Дополнительно указывается, реквизиты какого документа будут выводиться в печатную форму. Обычно это паспорт сотрудника. После проведения документа формируется проводка ДТ71 КТ50 на сумму операции. Если перечисляются на расчетный счет, то формируется банковская выписка. Вид операции — «Перечисление средств физлицу».

Внесены неиспользованные подотчетные суммы в кассу проводка

Практически ни одна современная организация в ходе своей деятельности не обходится без операций с подотчетными лицами. Выдача наличных на хозяйственные нужды, возврат неиспользованных командировочных средств — многие предприятия сталкиваются с этим каждый день. В статье мы расскажем о специфике работы с подотчетниками, а также на примерах рассмотрим типовые бухгалтерские проводки. Содержание

  • 1 Особенности операций с подотчетными лицами
  • 2 Типовые проводки по операциям с подотчетными лицами
  • 2.1 Приобретение товара с перерасходом подотчетной суммы
  • 2.2 Оплата услуг в возвратом излишка средств

Особенности операций с подотчетными лицами Подотчетным лицом называют сотрудника организации, которые получает средства для использования в хозяйственных целях и за использования которых обязан отчитаться.

Страховое правоPermalink

Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя. Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств. Судебных решений на данную тему не так много.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

По гиперссылке Статьи движения денежных средств открывается одноименный справочник. Довольно часто у бухгалтера возникает вопрос, что указывать в качестве вида движения денежных средств. Ответ на данный вопрос зависит от того, на какие цели выдаются подотчетные средства — как правило, это Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов — см.
рис. 3 3.
рис. 5. Для отражения расчетов по корпоративным картам используется счет 55. Дата списания средств Петровым 5.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Внимание

О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. 2. Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов: (или) 26 «Общехозяйственные расходы»; (или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»; (или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др. Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель.

3. Важно

В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс».

В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты. По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета.

Компенсация расходов по авансовому отчету

При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм. Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами. Что это такое Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет. Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек. Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду (ст.41 НК РФ). Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.
При этом использование личных денег подотчетным лицом должно найти свое отображение в авансовом отчете. Документ позволяет вести учет денежных средств, которые выдается работникам на производственные нужды.

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Об этом сказано в письмах Минфина России от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61, от 09.11.2011 № 03-03-07/50. Достаточно часто работники организации приобретают товарно-материальные ценности за собственные средства, а потом передают их в собственность организации, получая при этом взамен денежные средства. Данные операции к расчетам с подотчетными лицами не относятся.


В этом случае физическое лицо за свои средства приобретает имущество, которое ему принадлежит на праве собственности. Передача имущества и компенсация расходов сотруднику представляет собой самостоятельную сделку (например, сделку купли-продажи имущества).

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является. Неправомерная выдача подотчетных сумм Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя. Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса.

Внесены неиспользованные подотчетные суммы в кассу проводка

Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам. Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу. Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник — руководитель.

Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы. Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.

Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц

За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ. Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:

  • от 4 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. — для организации.

В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).

Инфо

Ивановой 200 руб.

(3000 руб. – 2800 руб.), которые сотрудница потратила сверх полученных под отчет денег. В тот же день с возмещенных Ивановой сумм перерасхода бухгалтер удержал НДФЛ. Указанные операции бухгалтер «Альфы» отразил так. 24 марта: Дебет 71 Кредит 50– 2800 руб.

– выданы деньги под отчет Ивановой. 26 марта: Дебет 10 Кредит 71– 3000 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей. 31 марта: Дебет 71 Кредит 50– 200 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных под отчет. Из зарплаты сотрудницы за март был удержан НДФЛ в сумме 390 руб. (3000 руб. × 13%). Расходы на приобретение канцтоваров бухгалтер «Альфы» не включил в базу по налогу на прибыль в связи с их документальной неподтвержденностью.
Авансовые отчеты были представлены: — Ивановым — 10 июня (из кассы был возмещен перерасход подотчетных сумм 100 руб.); — Петровым — 11 июня. ООО «База» использует для ведения учета программу «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Операции, произведенные бухгалтером ООО «База», представлены в таблице 2.

Таблица 2. Пример отражения в учете операций по выдаче подотчетных сумм в безналичном порядке № п/п Учетное действие Комментарий 7 июня 1. Бухгалтер ООО «База» создал новые элементы в Справочнике Контрагенты . Для ввода новых контрагентов в разделе Покупки и продажи открываем справочник Контрагенты и вводим новый элемент.

В новом элементе, соответствующем Иванову были введены данные его банковского счета (Банковский счет — Создать — см. рис. 1). В новом элементе, соответствующем Петрову, данные о банковском счете не вводились. 2. Для отражения расчетов с Ивановым создан документ Платежное поручение.

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет