Выдача корпоративных карт

Преимущества корпоративных карточек для бизнеса

В Сбербанке услуга корпоративная карта нацелена на оптимизацию операционных расходов предприятий и ускорения процессов. Так, сотрудник, отправляясь в командировку или деловую поездку, должен вести учет своим расходам, собирать чеки и квитанции, чтобы отчитаться по своим затратам.

Бизнес-карта Сбербанка для предпринимателей

Для предпринимателей этот карточный продукт предоставляет массу удобств: им можно расплачиваться, делать переводы, т.е.

Галкину поручено купить для организации канцелярские принадлежности. Для оплаты этих расходов 9 сентября сотрудник получил корпоративную банковскую карту. Запись о выдаче карты была сделана в журнале учета корпоративных карт.
10 сентября

Инфо О.Н. Галкин снял с корпоративной карты 5000 руб. На данную сумму он приобрел канцелярские принадлежности. О покупке сотрудник отчитался 11 сентября, представив в бухгалтерию авансовый отчет и учетные документы, подтверждающие покупку. Этой же датой отчет был утвержден руководителем. 10 сентября на основании банковской выписки бухгалтер сформировал следующую запись:

Дебет 71 Кредит 55

  • — 5000 руб.

— выданы деньги под отчет безналичным способом на корпоративную карту.

11 сентября на основании утвержденного авансового отчета бухгалтер сделал проводку:

Дебет 10 Кредит 71

  • — 5000 руб.

Источник: журнал «Главбух»

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

— разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);

— утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в компании (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;

— ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст.

Внимание Зачислять на счет средства путем перечисления с карты третьих лиц запрещено.

Все операции будут видны по счету компании. Поэтому личные траты исключаются.

При снятии средств они становятся подотчетными. Поэтому возможен запрос банком первичных документов по операциям.

Если операции проводятся в иностранной валюте, компания за 10 дней должна предоставить их обоснование с приложением расходных и расчетных документов.

Положение о порядке использования корпоративных карт

В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

— перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте.

Если к расчетному, то любое расходование средств с карты отразите на основании выписки из банка следующей проводкой:

Дебет 71 Кредит 51

  • выданы сотруднику деньги под отчет с расчетного счета.

А если карта открыта к специальному карточному счету, запись будет такой:

Дебет 71 Кредит 55

  • выданы сотруднику деньги под отчет со специального карточного счета.

Основанием и в том, и в другом случае послужит банковская выписка. Заметьте: выписки из банка по счетам могут поступать к вам не каждый день. В таком случае о снятии денег с карты вы можете быстрее узнавать от сотрудников.

Ведь они должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о выдаче (снятии) денег.

Авансовый отчет о денежных средствах, использованных¦ ¦посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и¦ ¦сроки, предусмотренные п. п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. ¦ ¦ 3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое¦ ¦использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного¦ ¦работника использованной не по назначению суммы осуществляется в¦ ¦соответствии со ст. ст. 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской¦ ¦Федерации. ¦ ¦ 3.19. Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦ ¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦ ¦отчета.
В противном случае она будет удержана из зарплаты.

Важно Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней.

Чтобы активировать карту, часто требуется перевести на счет определенную сумму денег, особенно если речь идет о специальном карточном счете. За счет переведенных денег оплачиваются расходы по выпуску и обслуживанию карты.

Что это такое

Корпоративная карта является пластиковым банковским средством для совершения платежей при оплате товаров и услуг, выдаче наличных через банкоматы и банки. Обращение осуществляется в соответствии с Положением об эмиссии банковских карт и операциях с их использованием.

Кредитной организацией осуществляется эмиссия:

  • дебетовых;
  • кредитных;
  • предоплаченных карт, зарегистрированных на физлиц, ИП, юрлиц.

Корпоративная карта оформляется только на сотрудников организации, заявляющих на ее выпуск. При этом между фирмой и человек заключает договор, согласно которому работник имеет возможность распоряжаться деньгами компании.

Карты могут быть лимитированными. Ограничение носит постоянный или временный характер.

Также лимит устанавливается только на:

  • наличные расчеты;
  • безналичные платежи;
  • заграничные операции.

Выделяют ряд требований, которые должны соблюдать держатели корпоративных карт. Зачислять на счет средства путем перечисления с карты третьих лиц запрещено.

Все операции будут видны по счету компании. Поэтому личные траты исключаются.

При снятии средств они становятся подотчетными. Поэтому возможен запрос банком первичных документов по операциям. Если операции проводятся в иностранной валюте, компания за 10 дней должна предоставить их обоснование с приложением расходных и расчетных документов.

Корпоративные карты являются удобными в использовании как для сотрудников, так и для руководства, бухгалтерии.

Поэтому выделяют различные преимущества использования платежного средства:

  • С помощью карты проводятся различные платежи при покупке товаров, оказании услуг, оплате работы поставщиков. Также средство используется, если у лица намечаются представительские расходы или командировка. Личные покупки по карте запрещены. Также нельзя на нее перечислять заработную плату сотрудника.
  • Карта подходит как для безналичных покупок, так и для выдачи денежных средств.
  • При выдаче средств под отчет деньги снимаются со счета на основании чека, подписанного руководителем. В банке оформляется приходно-кассовый ордер, а запись об операции вносится в кассовую книгу. Карточный счет облегчает процедуру. Руководитель должен только подписать платежное поручение. При присоединении карты к счету и этот шаг не потребуется.
  • В случае обычного использования подотчетных сумм, работником составляется заявление, которое подписывается руководителем с указанием суммы и срока предоставления отчетности. Корпоративные карты не требуют подобных действий.
  • При вторичном использовании карты работник отчитывается по факту траты.
  • Корпоративные карты не имеют верхней границы лимита, которая при обычных расчетах установлена в пределе 100 000 рублей. Компания самостоятельно может определить ограничение по платежам.

Бланк заявления сотрудника на выдачу корпоративной карты

Составление локальных нормативных актов для работы

Чтобы вести учет расхода и контролировать движение карт предприятие должно разработать локальные нормативные акты. Основным среди них является положение о порядке использования корпоративных карт. Если его не издавать, то важно прописать правила в другом документе.

К ним относят положение о:

  • порядке и размере средств на командировки;
  • выдаче подотчетных денежных средств;
  • предоставлении авансовых отчетов о хозрасходах и командировках.

Положение о выдаче подотчетных средств должно содержать:

  • цель выпуска карты;
  • основания для ее предоставления;
  • порядок использования;
  • сроки предоставления отчета авансового характера о потраченных средствах;
  • ответственность работника за трату денег не по назначению при отсутствии документального подтверждения целевого использования;
  • правила осуществления контроля за сохранностью карты и денежных средств на ней.

Дополнительно для учета утверждается специальный регистр.

В нем прописываются:

  • номер карты;
  • фамилия, имя, отчество держателя;
  • дату предоставления и возврата платежного средства.

Передача на руки и возврат подтверждаются самим сотрудником. Также при процедуре участвует ответственное за учет карт лицо.

Образец заполнения заявления сотрудника на выдачу корпоративной карты

Заявление сотрудника на выдачу корпоративной карты и другие случаи применения

Для использования сотрудниками корпоративных карты предприятие должно:

  • оформить положение о правилах применения карт;
  • составить список сотрудников, которые могут, в соответствии со служебным положением, использовать карты;
  • провести ознакомление сотрудников с документом под роспись;
  • наладить учет выдачи и приема карт;
  • отразить в учетной политике порядок учета сумм, которые имеются на отдельном счете.

Форму СЗВ-М нужно сдавать ежемесячно и параллельно делать записи в специальный журнал.

Как оформить по правилам отказ от сверхурочной работы — расскажем .

Положение является документом, согласно которому все работники должны использовать корпоративные карты.

В нем необходимо прописать:

  • расходы и операции, которые могут проводиться по корпоративной карте (в пределах государства и за границей);
  • лимит расчета (для каждой категории должностей);
  • срок возврата карты;
  • правила предоставления отчетности по суммам, которые были израсходованы;
  • документы, которые могут использоваться в качестве подтверждающих по расходам (можно представить визуально);
  • необходимость защиты пинкода карты;
  • действия при потере карты;
  • ответственность за нарушение пунктов положения;
  • способы возмещения ущерба.

По карте могут проводиться различные операции.

Среди них выделяют:

  • снятие наличных средств для командировок, хозяйственной деятельности и представительских расходов на территории РФ;
  • безналичную оплату в командировках, при ведении хозяйственной деятельности и осуществлении представительских расходов на территории РФ;
  • снятие валюты за пределами государства для расходов в командировках и представительского характера;
  • безналичную оплату за пределами государства для расходов в командировках и представительского характера.

Если не разрабатывать положение об использовании карт, можно внести сведения об этом в другой нормативный акт внутреннего характера.

Использование карт возможно только теми сотрудниками, которые являются держателями. В момент оформления предприятие подает список лиц, которые будут применять средства в повседневной деятельности. При выборе неименных карт издается специальный приказ с перечислением должностей, допущенных к использованию.

Сотрудники, отмеченные в приказе, знакомятся с положением или актом, содержащим раздел об использовании корпоративных карт. Фиксация факта ознакомления производится на последней странице положения или в специальном журнале.

Для исключения возможности утраты, нецелевого использования или присвоения карты сотрудником, предприятие должно наладить работу по контролю за платежными средствами. Именные карты выдаются сотрудникам под обязанность соблюдения защиты.

Передача карты производится в порядке, регламентированном положением. В этом случае принимается заявление сотрудника на выдачу корпоративной карты, а ответственное лицо устанавливает лимит средств по карте.

Для составления заявления можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Генеральному директору

ООО «Вершина»

Сергееву А.С.

Устиновой С.В.

Заявление

Прошу Вас выдать мне корпоративную карту неименного образца для осуществления расходов в командировках.

Основанием является Приказ о командировке №325-к от 21.04.2016 года.

18 апреля 2019 года________________

Выдача карт производится на срок, оговоренный в приложении. Дольше использовать средство можно только по распоряжению руководства. Обычно это происходит при частых командировках сотрудника.

Если карта не будет возвращена вовремя, то оповещается о данном факте бухгалтер. Средство подлежит блокировке, а виновное лицо привлекается к ответственности.

Достоинства корпоративных карточек

Корпоративная карта предусматривает возможность не только оптимизировать операционные расходы, но также в значительной мере ускорить процессы. К примеру, если работник направляется в командировку, то от него требуется тщательный учет всех финансовых затрат, сохранение квитанций и чеков, которые будут подтверждать расходы в отчете. Использование данной карты значительно упрощает ситуацию, так как все траты будут автоматически отражаться на ней. Руководитель может установить ограничение расходов и осуществлять контроль списания средств с карточного счета с помощью Бизнес Онлайн. Данный способ уже давно практикуется за границей, где предпочитают использовать не бумажные чеки и отчеты, а пластиковые карточки.к содержанию

Корпоративная карта Сбербанка для предпринимателей

Корпоративная карточка для ИП от Сбербанка позволяет без посещения отделения делать переводы, расплачиваться за услуги, а также осуществлять коммерческую и хозяйственную работу.
Применяя эту карту за границей, конвертация осуществляется в автоматическом режиме.
Корпоративные карты дают директору, бухгалтеру, уполномоченному лицу такие возможности:

  • изменение размера лимитов;
  • контроль за передвижением средств в сервисе Бизнес Онлайн;
  • блокировка карты в случае ее потери;
  • ограничения по расходам для каждого работника.

Корпоративные карточки позволяют уменьшить сбор документов, контролирующих траты. к содержанию

Возможности и преимущества Личного кабинета Бизнес Онлайн

Подключиться к онлайн-банку можно в момент подачи заявления на получение корпоративной карты Сбербанка. В результате получения идентификатора становятся доступными многочисленные возможности:

  • Импорт и экспорт документов по системе 1С;
  • Быстрое создание шаблонов требуемых документов;
  • Создание отчетов по совершенным операциям за конкретный промежуток времени;
  • Получение электронных платежных поручений и возможность их простой обработки;
  • Прием документов по разным функционалам, исходя из различий в договорах (сотрудничество с частными или юридическими лицами);
  • Добавление приложений свободного формата в момент отправки электронных документов;
  • Присутствие банковского штампа на электронных платежках, что позволяет избежать посещение офиса;
  • Удобный интерфейс, а также наличие системы сортировки и фильтрации, которые ускоряют поиск и обработку документов;
  • Доступ к базе реквизитов главных банковских организаций страны.

Имеющиеся дополнительные сервисы

Подключать корпоративную карту можно к сервисам Сбербанк Бизнес Онлайн и Мобильный банк, чтобы активировать оповещения о выполненных операциях по СМС. В момент работы в сервисе любые действия подтверждаются с помощью пароля, высылаемого в сообщениях. Любое предприятие также может осуществить интеграцию собственной учетной системы (1С или ERP) к удобным сервисам Бизнес Онлайн.
В результате подачи заявления на выпуск корпоративной карты от Сбербанка предприятиям открывается доступ для снижения операционных расходов, а также для интерактивного управления за передвижением средств.