Выдача расчетных листков

Содержание

Расчетный листок по заработной плате

Документ, который содержит подробную информацию о размере начисленных доходов, удержаниях и выплатах сотруднику за календарный месяц, называют расчетным листком по заработной плате (также вы могли слышать названия «квиток» или «расчетка»).

Большая часть организаций не считает обязательным ежемесячно выдавать квитки о заработной плате. Тем самым они нарушают действующее законодательство. Так, частью 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ на работодателя возлагается обязанность ежемесячно сообщать работнику достоверные и актуальные сведения о его доходах, удержаниях и выплатах. Также законодательством определено, что получить такую информацию должны не только штатные работники, но и сезонные, временные, внештатные, надомные и работающие по гражданскому договору.

Способ получения зарплаты (наличными через кассу, почтовым переводом, на карту банка или сберегательную книжку) ни коим образом не влияет на формирование и выдачу квитка о начислениях и удержаниях.

Форма расчетного листка по заработной плате

В 2013 году унифицированная форма документа была отменена.

Выдача расчетных листков

То есть организациям дали возможность самостоятельно разработать и утвердить свой вариант документа, который учитывает особенности и специфику деятельности конкретно их юридического лица.

Отмена стандартной формы не является основанием для отказа в выдаче квитка сотрудникам! Это прямое нарушение ст. 136 ТК РФ, за которое предусмотрена административная ответственность.

Утвердите индивидуальную форму бланка в учетной политике предприятия или отдельным приказом руководителя. Проследите, чтобы бланк содержал обязательную информацию:

  1. Наименование предприятия.
  2. Период (обычно равен календарному месяцу).
  3. Информация о работнике. Здесь пропишите должность, ФИО, подразделение и табельный номер сотрудника.
  4. Информация о расчетах. Удобнее всего представить виде таблицы, которую разделите на следующие части:
    • доходы: здесь необходимо указать исчерпывающие сведения обо всех начисленных доходах работника (оклад, стимулирующие и компенсационные выплаты, пособия, отпускные, надбавки, совмещения и прочее);
    • удержания: включите в эту часть таблицы НДФЛ, удержание по исполнительным листам, профсоюзные взносы, алименты, добровольные взносы в НПФ и прочее;
    • выплаты: укажите даты и суммы перечислений, проведенных в конкретном периоде, авансы, компенсации на питание или сотовую связь, оплату больничного или отпускных в межрасчетный период;
    • «Задолженность» или «К выплате»: итоговая табличная часть, в которой посчитана разница между начисленными доходами и произведенными выплатами.

    Самостоятельно разрабатывая квиток, вы можете добавить иную информацию. Например, сведения о суммах вычетов по иждивенцам и не только.

    Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате

    Сформируйте и выдайте расчетки по заработной плате за несколько дней до выплаты зарплаты, пособий и прочих доходов. Выдать листки можно и в день перечисления на счета сотрудников, но не позже. При получении аванса и отпускных в середине месяца формировать дополнительные (промежуточные) расчетные листки не нужно. Если сотрудник увольняется, предоставьте ему квиток по заработной плате в последний рабочий день, вместе с окончательным расчетом и остальными обязательными документами.

    Документ содержит персональные данные работника, за разглашение которых предусмотрены административная и даже уголовная ответственность. Поэтому не передавайте квитанцию третьим лицам или по незащищенным каналам связи. Лучше всего передать квиток лично в руки или заказным письмом (для удаленных сотрудников).

    Скачать образец расчетных листков по зарплате в формате Word

    Cкачать бланк расчетного листка по зарплате

    Расчетный листок: новые требования к содержанию, порядок утверждения и выдачи

    Трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя извещать каждого работника о составных частях его заработной платы. Неисполнение работодателем данной обязанности может повлечь негативные последствия. Кроме того, не так давно в ст. 136 ТК РФ, устанавливающую требования к расчетному листу, были внесены дополнения. О том, какие требования предъявляются сейчас к содержанию показателей расчетного листка, как утверждается его форма, расскажем в данной статье.

    Заработная плата и ее составные части

    В соответствии со ст. ст. 22 и 136 ТК РФ работодатель обязан не реже чем каждые полмесяца выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

    К сведению. Заработная плата (оплата труда работника) — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы (ст. 129 ТК РФ).

    Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. При этом система оплаты труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Составляющими заработной платы являются (ст. 135 ТК РФ):

    • фиксированный размер оплаты труда (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);
    • компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);
    • стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

    Обязанность для работодателей извещать работников о составных частях заработной платы предусмотрена ст.

    136 ТК РФ с 2002 г. (то есть с момента принятия Трудового кодекса), и до недавнего времени в ней ничего не изменялось. Однако в апреле текущего года в нее были внесены дополнения, касающиеся содержания документа, которым работодатель извещает работника о его зарплате, — расчетного листа.

    Новые требования к расчетному листку

    Итак, до принятия Федерального закона от 23.04.2012 N 35-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 122 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации" ст. 136 ТК РФ гласила, что при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника:

    • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
    • о размерах и основаниях произведенных удержаний;
    • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

    Но в связи с тем, что Трудовым кодексом установлена материальная ответственность работодателя за задержку выплаты работникам заработной платы, которая нередко имеет место, были внесены соответствующие изменения.

    Напомним, что в силу ст. 236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с процентами (денежной компенсацией) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

    С 24.04.2012 (момента вступления изменений в силу) в расчетном листке, кроме установленных ранее выплат, работодатель должен указывать размер денежной компенсации за нарушение им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику. При этом форма расчетного листа законодателем до сегодняшнего дня не установлена, это право он предоставил самим работодателям.

    Теперь рассмотрим более конкретно, что нужно указывать в расчетном листе с учетом требований законодательства. Это:

    1. Ф.И.О. работника, должность, подразделение, табельный номер;
    2. период, за который производятся начисления;
    3. отработанные дни (часы);
    4. составные части заработной платы:
    • оклад (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);
    • надбавки за работу во вредных условиях, за работу в особых климатических условиях, районный коэффициент, за совмещение профессий (должностей), за выслугу лет, интенсивность работы и т.д.;
    • премии (единовременные, квартальные, годовые, за достижения в работе и др.);
    1. пособие по временной нетрудоспособности;
    2. отпускные;
    3. денежная компенсация за задержку заработной платы и других выплат работнику;
    4. общая начисленная сумма;
    5. сумма, подлежащая выплате;
    6. удержания из заработной платы:
    • суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;
    • профсоюзные взносы;
    • неотработанный и (или) полученный работником аванс;
    • суммы, излишне выплаченные работнику в результате счетных ошибок;
    • взыскания по исполнительным листам;
    • другие удержания.

    Приведем примерный образец расчетного листа.

    Расчетный листок за июнь 2012 года

    Организация: ГКУ "Центр занятости населения"
    Работник: Королева Марина Ивановна Подразделение: отдел кадров
    Табельный номер: 25 Должность: начальник отдела
    кадров
    Период Дни Часы Сумма Период Сумма
    1. Начислено: 2. Удержано:
    Оклад по дням 01.06 — 30.06 20 160 15 000 НДФЛ 01.06 — 30.06 1 950
    02.07 — 16.07 650
    Надбавка за
    совмещение
    профессий
    01.06 — 30.06 20 5 000 Аванс 01.06 — 16.06 5 000
    Отпуск 02.07 — 16.07 14 7 500
    Всего начислено: 27 500 Всего удержано: 7 600
    Сумма к выплате: 19 900

    Утверждение формы расчетного листка

    В силу ч. 2 ст. 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Таким образом, если в организации есть профсоюз (иной представительный орган работников), работодатель разрабатывает проект расчетного листка и направляет его в этот орган на согласование. Тот, в свою очередь, в течение пяти рабочих дней рассматривает проект и направляет работодателю мотивированное мнение. Если профсоюз не согласен с проектом листка, в течение трех дней стороны проводят переговоры для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия разногласия оформляются протоколом, и работодатель имеет право принять проект данного документа, который может быть обжалован профсоюзом в инспекции труда или в суде.

    Форма расчетного листка утверждается и вводится в действие приказом руководителя. При этом если в ее разработке принимал участие профсоюз, то в приказе следует сделать отметку: "мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (представительного органа) учтено". Кроме того, по мнению автора, форму расчетного листа можно утвердить одновременно с положением об оплате труда как его приложение с учетом порядка, установленного ст. 372 ТК РФ.

    Далее приведем образец приказа об утверждении формы расчетного листа.

    Государственное казенное учреждение "Центр занятости населения" (ГКУ "Центр занятости населения") ПРИКАЗ

    05.07.2012 N 25

    "Об утверждении формы расчетного листка"

    В соответствии с требованием ч. 2 ст. 136 Трудового кодекса РФ

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Утвердить и ввести в действие с 06.07.2012 форму расчетного листка (приложение 1 к настоящему приказу).
    2. Бухгалтеру-кассиру Ивановой Л.П. при выплате заработной платы выдавать каждому работнику расчетный листок под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.
    3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Голубеву Т.В.

    Мнение представительного органа работников учтено (Протокол N 5 от 03.07.2012, копия прилагается).

    Руководитель Орлов /Ф.М. Орлов/
    С приказом ознакомлены:
    главный бухгалтер Иванова /Л.П. Иванова/
    05.07.2012
    бухгалтер-кассир Голубева /Т.В. Голубева/
    05.07.2012

    При этом обязанность по выдаче расчетных листков работником бухгалтерии (или другим должностным лицом) следует закрепить в должностной инструкции, положении об оплате труда или трудовом договоре.

    Ответственность работодателя

    Во многих организациях применяются расчетные листы, которые формируются в программе 1С. Зачастую содержание таких листков не совсем понятно работникам и вызывает много вопросов с их стороны. Поэтому рекомендуем работодателям скорректировать предлагаемые программой формы для того, чтобы информация, предоставляемая работнику, была доступна и понятна. В любом случае, какая бы форма расчетного листка ни применялась, она должна быть утверждена локальным актом работодателя.

    Так, ВС РФ было вынесено Постановление от 23.12.2010 N 75-АД10-3 по жалобе организации, которая была привлечена к административной ответственности за совершение административного правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и подвергнута административному наказанию в виде штрафа в размере 30 000 руб.

    Одним из оснований привлечения организации к ответственности было применение ею в течение четырех месяцев формы расчетного листа, которая не была ею утверждена. При этом данное основание было квалифицировано всеми судебными инстанциями, вплоть до Верховного Суда РФ, как правонарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ.

    В некоторых организациях создалась порочная практика выдачи расчетных листков только по требованию работников. Это неправильно — представить расчетный лист с информацией о всех выплатах и удержаниях работодатель обязан каждому работнику независимо от того, попросил он его или нет.

    Напомним, что за нарушение законодательства о труде (в том числе за невыдачу работникам расчетных листков, их отсутствие или применение неутвержденной формы) налагается штраф на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. При повторном аналогичном нарушении должностное лицо организации может быть дисквалифицировано судом на срок от одного года до трех лет (п. п. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

    Выдача расчетного листка работникам

    Сколько раз в месяц работодатель должен выдавать работникам расчетные листки: каждые полмесяца или один раз в месяц? Как правило, работникам организаций любой формы собственности выплачивается заработная плата в фиксированном размере за первую половину месяца в виде аванса, а окончательный расчет осуществляется при начислении и выплате второй части заработной платы, когда уже будут известны все суммы, подлежащие выплате и удержанию. Кроме того, поскольку расчетный листок должен содержать информацию обо всех видах выплат, входящих в заработную плату, то и выдавать его нужно один раз в месяц при начислении второй части зарплаты. Не нужно отдельно выдавать расчетный лист и при начислении отпускных. На этот счет есть разъяснение в Письме Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1, в котором говорится, что оплата отпуска не является заработной платой, поскольку исходя из определения "заработная плата", приведенного в ст. 129 ТК РФ, оплата отпуска выплатой заработной платы не является и работодатель не должен специально выдавать расчетный листок при выплате отпускных сумм.

    Нужно ли фиксировать получение листка работником и если да, то каким образом? Поскольку за невыдачу работникам или отсутствие расчетных листков работодатель может быть привлечен к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, лучше иметь подтверждение получения работниками расчетных листков.

    Расчетный листок – документ, необходимый любому работодателю

    Сделать это можно или путем проставления сотрудниками подписей в специальном журнале учета выдачи расчетных листков, или путем внесения дополнительного столбца в расчетные (расчетно-платежные, платежные) ведомости, где работники будут расписываться отдельно за получение расчетного листка. Если заработная плата перечисляется работникам на банковские карты, оптимальным вариантом будет ведение журнала учета выдачи расчетных листов.

    На кого из работников организации возлагается обязанность по выдаче расчетных листков, может ли это делать, например, руководитель подразделения? Сразу отметим, что сведения о заработной плате относятся к персональным данным работника. В силу ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы.

    Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом они должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Кроме того, работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

    Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. Таким локальным актом может быть положение о персональных данных организации, в котором необходимо указать лиц, имеющих доступ к персональным данным, порядок обработки этих сведений, защиты и т.д.

    Следовательно, если в таком положении среди лиц, имеющих доступ к персональным данным работников (работники отдела кадров, бухгалтерии и т.д.), будет указана должность руководителя подразделения (отдела, филиала и др.), он также может выдавать расчетные листки работникам своего отдела. И, конечно же, все лица, имеющие доступ к персональным данным, должны быть под подпись ознакомлены с положением организации о персональных данных.

    Л.Куревина

    Эксперт журнала

    "Казенные учреждения:

    бухгалтерский учет и налогообложение"

    Главная — Консультации

    Выдача расчетных листков

    Обязательно ли выдачу заработной платы работнику следует сопровождать расчетным листком? Какова периодичность выдачи расчетных листков? Существует ли ответственность за нарушения порядка выдачи расчетных листков?

    Выдача расчетного листка — это право или обязанность работодателя?

    Ответ на этот вопрос содержится в ч. 1 ст. 136 ТК РФ. В ней сказано, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

    • о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период (в том числе в виде выплат в неденежной форме);
    • иных начисленных ему суммах, в том числе о денежной компенсации, если работодатель нарушил установленный срок выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других причитающихся ему выплат;
    • общей начисленной сумме;
    • размерах и основаниях произведенных удержаний из заработной платы;
    • сумме, подлежащей выплате.

    Документом, содержащим такую информацию, является расчетный листок. Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя. Причем эта обязанность установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы: расчетные листки обязаны предоставлять работникам и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы, и те, которые перечисляют ее на банковскую карту (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1).

    Примечание. Расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам, в том числе совместителям, надомникам, дистанционным работникам.

    Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы ст. 136 ТК РФ будут нарушены.
    Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец на с. 72).
    Форма расчетного листка утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, определенном ст. 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

    Примечание. Как выдавать расчетные листки сотрудникам, заработная плата которым выдается не наличными, а перечисляется на банковскую карту
    Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен. Компания может установить его сама, например, приказом руководителя, определяющим форму расчетного листка (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). В приказе можно предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте). Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.

    Как часто нужно выдавать расчетный листок?

    По правилу, установленному в ч. 6 ст. 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.
    Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата. Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка — известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.

    При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним.

    Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.

    Пример. В ООО "Ветер" установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:

    • аванса в размере 50% от оклада не позднее 20-го числа текущего месяца;
    • заработной платы за вторую половину месяца — не позднее 10-го числа следующего месяца;
    • ежемесячной премии в размере 30% оклада. Премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.

    В компании в должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы — 30 000 руб.

    С 1 по 8 августа 2013 г. она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб.

    Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет.

    20 августа 2013 г. ей выплачен аванс в размере 15 000 руб. (30 000 руб. x 50%).

    26 августа 2013 г. С.А.

    Порядок выдачи расчетного листка по заработной плате

    Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь).

    10 сентября сотруднице выплачена заработная плата за вторую половину августа.

    Как в расчетном листке работницы за август 2013 г. будет отражена сумма начислений и удержаний?

    Решение. Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 г.

    Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб. : 22 раб. дн. x 16 раб. дн.).

    Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. .

    Сумма НДФЛ за август 2013 г. с начисленных сумм равна 4935 руб. .

    10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб. — 4935 руб. — 15 000 руб. — 4000 руб.).

    Образец заполнения расчетного листка за август 2013 г. приведен ниже.

    Образец

    Расчетный листок С.А. Васильевой за август 2013 года

    РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК

    Табельный номер

    Месяц/Год

    август 2013

    Фамилия

    Васильева

    Код подразделения

    Оклад

    30 000,00

    Имя

    Светлана

    Должность/

    профессия

    Дизайнер

    Отчество

    Александровна

    Вид начисления

    Период

    Дни

    Часы

    Ставка

    Сумма

    (руб.)

    Вид

    удержания

    Период

    Сумма

    (руб.)

    По табелю

    09.08 —

    21 818,18

    НДФЛ

    август

    4 935,00

    Пособие по

    нетрудоспособности

    01.08 —

    9 600,00

    Всего

    удержано

    4 935,00

    Материальная

    помощь

    4 000,00

    Выплачено

    Дата

    Сумма

    (руб.)

    Ежемесячная премия

    09.08 —

    6 545,45

    Выплата

    матпомощи

    август

    4 000,00

    Аванс

    за август

    01.08 —

    15 000,00

    Зарплата

    за август

    18 028,63

    Всего начислено

    41 963,63

    Всего

    выплачено

    37 028,63

    Оштрафуют ли компанию за отсутствие расчетного листка?

    Трудовая инспекция может оштрафовать компанию как за отсутствие расчетного листка, так и за несвоевременную его выдачу сотрудникам.
    Размер штрафа составит (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

    • для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.;
    • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. При этом вместо штрафа к предпринимателям и компаниям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

    Сентябрь 2013 г.

    Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков

    Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.

    Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.

    За нарушение действующего законодательства контролирующие органы могут выписать штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Поэтому разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.

    На основании чего составляется журнал

    Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа.

    Расчетный листок по заработной плате: образец 2018

    Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей. Вы можете скачать образец журнала учета выдачи расчетных листков ниже.

    Утвердить документ нужно приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

    Журнал прошивается, при этом на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

    Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.

    Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

    Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф могут быть любыми, но следующие указать обязательно:

    • порядковый номер записи;
    • ФИО работника;
    • должность;
    • табельный номер;
    • дата выдачи квитка;
    • подпись.

    Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

    Информация, которая содержится в квитках, является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

    Предлагаем скачать образец журнала выдачи расчетных листков.

    Как заполнить книгу учета расчетных листков

    Рассмотрим, как заполнить образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам, на примере.

    Шаг 1. Титульный лист.

    Укажите полное наименование организации, год, на который составлена книга учета, дату, когда она заведена, и ответственного за нее.

    Шаг 2. Табличная часть.

    Заполнить таблицу не составляет труда. Необходимо внести информацию о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, в котором он работает), указать дату выдачи квитка. В последней графе расписывается сотрудник.

    Квитки о заработной плате по электронной почте

    Электронный способ передачи информации о заработной плате сотруднику — это:

    • экономно: не тратим бумагу, расходные материалы печатающих устройств;
    • быстро: выгрузка и отправка письма проходит за несколько минут;
    • просто: не нужно искать работника, просто выбрал получателя — и готово.

    Но так ли это надежно, ведь квитки содержат персональные данные? Чтобы обезопасить свою организацию от штрафов контролирующих органов, следует утвердить порядок передачи квитков по электронной почте (на основании письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

    Допустим, не все сотрудники организации имеют возможность и необходимые навыки пользования компьютером и электронной почтой. В таком случае необходимо предусмотреть два варианта передачи расчеток. Оба порядка утвердите приказом и ознакомьте сотрудников под роспись.

    Что такое расчетный листок по заработной плате?

    Нарушения трудового законодательства встречаются сплошь и рядом. Часто работники не знают своих прав, но бывает, просто не спешат воспользоваться ими, чтобы не испортить отношения с начальством или даже не потерять работу. Расчетный листок по заработной плате обязан выдавать работодатель отдельно каждому сотруднику.

    Расчетные листки по зарплате 2018: как правильно выдавать

    Это одно из самых часто нарушаемых положений закона. Бухгалтерам, кадровикам и просто работникам будет полезно узнать все о расчетном листе по зарплате: как выглядит, как выдавать, зачем он нужен и что грозит за нарушение?

    Что такое расчетный листок по заработной плате

    Не так давно был в стране период, когда люди работали за трудовые дни, попросту говоря, за «галочки». К счастью, это время миновало, и сейчас квалифицированный труд, достойно оплачивается. Государство сегодня более чем настойчиво рекомендует устраиваться туда, где платят «белую» зарплату. С чем это связано? В первую очередь с налоговыми отчислениями и последующими гарантиями для работника.

    Зарплата – вознаграждение работника за труд, которое включает в себя компенсационные и стимулирующие выплаты. Оно обговаривается с работником до вступления в должность и не может быть меньше прожиточного минимума.

    Трудовой кодекс обязует работодателя извещать в письменной форме работника о том, что включает в себя его зарплата за определенный период. Т.е. каждый сотрудник должен получать документ, в котором будут расписаны составные части его заработной платы за период (чаще всего месяц).

    Таким информирующим документом и является расчетный листок по заработной плате работника.

    Зачем это нужно?

    Документы в организации — всегда деликатный вопрос. С одной стороны — очень «скучный», с другой — важный. Хорошо, если сотрудник, отвечающий за них (бухгалтер или кадровик), это понимает, всегда стоит на страже порядка и готов вступать в конструктивный спор даже с руководством, отстаивая интересы компании с точки зрения закона.

    Итак, трудовое законодательство предписывает всем работодателям выдавать каждому сотруднику расчетный листок по заработной плате. Для чего он нужен:

    • чтобы получить информацию о составных частях и размерах зарплаты;
    • для предъявления в суд в качестве доказательства в случае возникновения спора.

    Почему важно работодателю выдавать сотруднику расчетный листок по зарплате:

    • чтобы избежать неприятностей в случае трудовой проверки, поскольку он обязателен к выдаче;
    • чтобы оградить себя от возможных судебных тяжб. Дело в том, что по закону работник может обратиться в суд в течение трех месяце после возникновения трудового спора, основанного на финансовой почве. Если он обратится позже, суд не будет рассматривать его заявление. Этот период считается с момента уведомления работника о его зарплате. Т.е. если он получил расчетный лист, то у него будет только три месяца, а если таковой ему не выдавался, сотрудник может прийти даже через год и сказать, что только вчера узнал (из любого источника) о том, что ему недоплачивали.

    Форма

    Примечательно, что нет специальной унифицированной формы расчетного листа. Каждый работодатель вправе самостоятельно решать, как должен выглядеть расчетный листок по заработной плате на его предприятии. Конечно, есть ряд рекомендаций, которые стоит учесть при подготовке своего бланка.

    В первую очередь необходимо разработать положение и утвердить форму расчетного листа, закрепив их в локальном нормативном акте. Подписывают образец директор и профсоюзный орган, если такого не имеется, на бланке должна быть запись: «На момент утверждения формы не создано профсоюзного органа работников».

    Графы, которые непременно должен содержать расчетный листок по заработной плате:

    1. название документа (расчетный листок за «период»);
    2. наименование организации, ФИО и должность сотрудника, выдавшего лист, а также ФИО и должность работника, получившего документ;
    3. Далее удобнее все разместить в табличке, которая будет включать несколько основных граф: начислено, удержано, выдано;
    4. Также должно быть указано количество отработанных часов (дней), даты выплат и суммы в соответствующих графах.
    • Графа «Начислено» будет подразделяться на выплаты, которые были начислены за период: оклад, отпускные, премии, надбавки, компенсации и т. д.
    • Поле «Удержано» может подразделяться на НДФЛ, алименты, штрафы и т. д.
    • В графе «Выплачено» будет информация

      о реально выданных средствах, с учетом всех удержаний: аванс, зарплата, отпускные, больничные.

    К слову сказать, печать и подпись руководства не являются обязательными, но если они будут (на всех листах или по запросу определенных работников), нарушением это не является.

    Ниже представлен расчетный листок по заработной плате (бланк) одной из российских компаний в качестве образца.

    Как правильно выдавать расчетные листки

    Расчетные листы по зарплате должны выдаваться совместно с зарплатой. Но поскольку она выплачивается, как правило, дважды в месяц (аванс и остаток), то лист может выдаваться один раз при последней выплате. Но содержать он должен информацию обо всех операциях с заработком работника за период.

    Чтобы не возникло спорных ситуаций, лучше выдавать расчетный листок по заработной плате под подпись работника. Работодатель самостоятельно решает, где удобнее фиксировать выдачу листков: в отдельном журнале, в отдельной графе зарплатной ведомости или же на корешке, который остается в бухгалтерии.

    Кстати, сейчас встречаются предприятия, которые расчетные листки не выдают в распечатанном виде, а отправляют на электронную почту работника. Закон не запрещает такой способ уведомления (точнее, он ничего о нем не говорит). Хотя Роструд настойчиво рекомендует выдавать каждому только распечатанные листы. Здесь главное, продумать все до мелочей, возможно, получить письменное согласие работника.

    Сегодня электронными расчетными листками активно пользуются военнослужащие. С недавних пор каждый человек, состоящий на службе, может войти в свой личный электронный кабинет, найти раздел «Расчетный листок по заработной плате военнослужащего» и распечатать его.

    При выдаче расчетных листов, стоит помнить о законе персональных данных и не допускать обнародование конфиденциальной информации сотрудника перед другими работниками.

    Зарплата на банковскую карту. Как быть с расчетными листами?

    Сегодня все чаще предприятия переводят зарплату сотрудников на их банковские карты, а не выплачивают наличку через кассу. Это связано с современным ритмом жизни.

    Как же быть в таких случаях с расчетными листками? В законе четко и ясно прописано: работодатель обязан выдавать каждому сотруднику расчетный листок по заработной плате.

    Получается, даже если работник не приходит ежемесячно за зарплатой в бухгалтерию, расчетный лист ему должен выдаваться. Причем не по запросу, а обязательно. Бухгалтер справедливо отметит, что это неудобно и занимает много времени. Да, это так, но поделать с этим ничего нельзя. Если вам не нужны проблемы с трудовой инспекцией, соблюдайте букву закона.

    Ответственность за нарушение по расчетным листкам

    В случае нарушения законодательства в области подготовки и выдачи расчетных листов работодателя ждет следующая ответственность:

    • Штраф на сумму от 1000 до 5 000 рублей могут наложить на должностное лицо (лиц) или предпринимателя;
    • Для организации (юридического лица) предусмотрен штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
    • Приостановление деятельности предприятия на срок до девяноста дней.

    Эта административная мера наказания может быть назначена судом после проверки трудовой инспекцией согласно статье 5.27

    Справка 2 НДФЛ и расчетный листок по зарплате – в чем разница?

    Справка 2 НДФ – документ установленного образца, отражающий доход человека за определенный период (чаще всего 2 месяца или год). Эта справка выдается работодателем в течение трех дней с момента обращения сотрудника. На бланке обязательно должна стоять подпись директора и бухгалтера, а также печать организации. Выдача справки фиксируется в журнале.

    Нередко такой документ работники заказывают для подтверждения доходов при подаче заявок на кредит или субсидирование.

    В отличие от него, расчетный листок выдается ежемесячно и без запроса работника, а также обязательно при увольнении.

    Бухгалтерия компании и зарплата работника

    Бухгалтерский учет на всех предприятиях ведется в виде зашифрованных числовых кодов. Они различаются в зависимости от деятельности компании. Для государственных организаций принято использовать огромные десятизначные коды, тогда как хозрасчетные предприятия обычно пользуются двух- или трехзначными кодами.

    Эта особенность ведения бухгалтерского учета затронула и отечественный расчетный листок по заработной плате. Расшифровка кодов – это задача бухгалтера и кадровика, работникам вникать в эти тонкости нет необходимости.

    Категория: Банки

    Похожие статьи:

    Как разобраться с БИК и каким способом его можно узнать

    Сколько цифр в расчетном счете и что они значат

    Узнаем БИК банка по расчетному счета или номеру карты

    Кредитовый оборот по расчетному счету: понятие и особенности

    Как получить выписку по расчетному счету в Сбербанке

    « Назад

    25.10.2016 03:19

    Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS

    Выплата заработной платы не ограничивается только перечислением денег сотрудникам. Каждый работодатель обязан вручать своим работникам еще и расчетный лист.

    Цель выдачи этого документа – сообщить человеку, из чего складывается его доход. Обязанность информировать о составных частях зарплаты закреплена в ст. 136 Трудового кодекса РФ. Если этого не делать, на вас ложится административная ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. Более того, применение неутвержденной формы листа тоже будет нарушением и грозит штрафом.

    Формат расчетного листа вы можете установить сами, так как в законодательстве шаблонов нет. Нередко компании используют форму из программы 1С. При этом, утверждая лист, надо опираться на правила принятия внутренних документов и учитывать мнение профсоюза, если он у вас есть. Наш опыт прохождения проверок ГИТ показывает, что инспекторы трактуют эту норму следующим образом: расчетный лист утверждается как приложение к правилам внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в виде отдельного документа, например, приказа, с которым надо ознакомить всех работников.

    Содержание расчетного листа

    Несмотря на то, что расчетный лист несет только информационную функцию, каждый вид выплаты и удержания должен быть указан отдельно. Что именно сообщать работникам, прописано в ТК РФ:

    1. Все составные части зарплаты за месяц. В зависимости от системы оплаты труда сюда относятся: оклад, премии, компенсации, специальные надбавки (региональные коэффициенты, в том числе северные надбавки, надбавки за вредность и т.д.), работа в выходные, сверхурочные. Если вы применяете северные надбавки, в расчетном листе отдельно указывайте оклад, процент надбавки и ее конкретную сумму.

    2. Другие непостоянные начисления: отпускные, компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы и т.д.

    3. Размеры и основания удержаний, в частности, сумма НДФЛ и алименты.

    4. Общая сумма выплаты.

    Кстати, если вы оплачиваете питание работников, снимаете квартиры некоторым специалистам или даете другие «бонусы» (оплата занятий спортом, поездок, мобильной связи и т.д.), такие поощрения могут быть признаны зарплатой в неденежной форме. Поэтому их, а также удержанный НДФЛ обязательно надо указать в расчетном листе.

    Периодичность оформления расчетного листа

    Часто возникают вопросы о периодичности подготовки расчетного листа. В соответствии со ст. 136 ТК РФ зарплату необходимо выплачивать не реже, чем каждые полмесяца. Похожая ситуация и с отпуском: он должен быть оплачен не менее, чем за 3 рабочих дня до его начала. Многие полагают, что и расчетный лист в этих случаях надо готовить отдельно. Спешу успокоить: на практике он не оформляется при начислении аванса и отпускных. Одного листа в месяц при выдаче зарплаты (окончательном расчете) достаточно, и отпускные указываются здесь же. Такого мнения давно придерживается и Роструд в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1 «Об отпуске с последующим увольнением». Кстати, при увольнении лист выдается в день окончательного расчета с сотрудником.

    Как вручать расчетный лист

    Способ вручения листка – еще один из актуальных вопросов. Вполне понятно ваше желание направлять его по электронной почте, экономя время и бумагу. К тому же не всем интересно, из чего состоит зарплата, особенно если сотрудник не болел и не был в отпуске в конкретном месяце.

    Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» разделяет документы в письменной и электронной формах. Соответственно, это два разных документа.

    Порядок выдачи расчетных листков

    ТК РФ разрешает отправить лист по e-mail дистанционным работникам, а, следовательно, всем офисным сотрудникам надо вручать лично под роспись в бумажном виде. Конечно, на практике это непросто. Тем более, что многие получают зарплату на банковскую карту, а не в кассе организации, где можно было бы выдать и расчетный лист. Увы, но при проверке инспекторы ГИТ обязательно спросят, выдавали ли вы листы работникам и попросят подтвердить это. Поэтому необходимо не просто дать документ сотруднику, но и получить его подпись. Перспектива ежемесячно бегать за каждым работником вряд ли понравится, но, к счастью, можно соблюдать закон и при меньших трудозатратах.

    Прежде всего пропишите в вашем локальном документе, например, в ПВТР, что в день выплаты зарплаты (окончательной оплаты за период) работники должны получить расчетные листы в бухгалтерии с 9:00 до 18:00. Это соответствует закону, так как вы исполняете ст. 136 ТК РФ. И тогда те, кому документ нужен, придут за ним сами. А если не придут, то нарушат корпоративные требования, ведь вы организовали выдачу и создали условия для получения листов работниками.

    В то же время и офисные сотрудники могут получать документы по электронной почте. В этом случае главное – убедиться, что сообщения защищены и у вас есть подтверждение получения письма. Кроме того, оставьте работникам возможность получать лист лично в бухгалтерии, как описано выше. Такая схема потребует от вас несколько шагов. Прежде всего укажите в ПВТР, что по желанию работников документы могут направляться в защищенной форме на корпоративные или личные электронные адреса. Защита нужна, чтобы другие люди не могли посмотреть чужие листы. Затем попросите сотрудников написать заявления о желании получать расчетный лист по e-mail на конкретный почтовый адрес. А для фиксации даты рассылки и получения сообщений используйте функцию «подтверждение прочтения письма». Эта опция есть во всех почтовых программах. Однако имейте в виду, что передача файла по почте не ограничивает право получать и бумажную версию. А когда расчетный лист вручается лично, не забывайте получать подпись сотрудника в учетном документе. Это может быть журнал или ведомость выдачи, отрывная часть самого листа. 

    Ответственность

    В завершение темы напомню о рисках. За отсутствие утвержденного расчетного листа или несвоевременную его выдачу организации грозит штраф в размере до 50 000 руб., а руководителя компании, в случае повторного нарушения, могут дисквалифицировать на срок от полугода.

    Но штраф – не единственный риск, ведь инспекторы приходят с проверками нечасто. Расчетный лист станет вашим весомым аргументом в случае судебного разбирательства. Его выдача доказывает, что в день получения зарплаты сотрудник знал о ее составных частях, и именно с этого дня начинается срок исковой давности в случае спора о недоплате.

    Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

    Комментарии

    Комментариев пока нет