Выплата командировочных расходов

Расходы на командировку — что обязан работодатель

Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако довольно часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность. Например, для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора. Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.

Что положено по закону (ст. 168 ТК РФ):

  1. Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
  2. Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути, подлежат оплате.
  3. Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан возместить такие издержки подчиненного. Также подлежат оплате суточные траты, то есть затраты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием вне основного места жительства.
  4. Прочие затраты. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.

Лимит на командировочные расходы в 2018 году

Довольно продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на затраты в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на командировочные расходы, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.

В настоящее время такие лимиты упразднены. Они сохранились лишь для отдельных государственных служащих федерального уровня. Следовательно, организации теперь самостоятельно определяют предельные суммы.

Для бюджетников установлены иные правила. Предельно допустимые суммы для них устанавливает орган местного самоуправления или учредитель. Такие нормы можно обойти, например, автономные учреждения могут установить свой лимит, исходя из экономического положения госучреждения, либо доплачивать из средств предпринимательской деятельности. Для казенных и бюджетных типов организаций данного исключения не предусмотрено.

Напомним, что такие ограничения устанавливаются не только на суточные. То есть в период финансового кризиса большинство организаций ввели лимиты и на проживание, и на проезд, что не позволяет сотрудникам производить необоснованные траты.

В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Оформление командировки

Перед отправкой в командировку работнику следует выплатить аванс.

Командировочные расходы: учитываем последние изменения

Затребуйте с подчиненного заявление на командировочные расходы. То есть письменное обращение на имя директора организации, в котором необходимо прописать цели и назначения планируемых затрат.

Пример такого заявления:

Если работник желает получить наличными деньгами командировочные расходы, счет указывать не нужно.

Отметим, что заявление, перед предоставлением руководителю, должен проверить ответственный бухгалтер. Работник бухгалтерии должен проконтролировать правильность расчетов по количеству дней, по установленным в учреждении пределам и прочим условиям.

Затем руководитель визирует заявление. На основании документа можно сразу выдать денежные средства либо составить приказ.

Возмещение расходов по командировкам

Трудовой кодекс РФ (разд. VII) вменяет в обязанность работодателю возмещать работнику ряд затрат, связанных с выполнением им трудовых обязанностей. В частности, работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом порядок возмещения таких расходов (а также их размер) устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Если в соответствии с порядком, определенным работодателем, работник, направляясь в командировку, получает в кассе организации аванс, то он согласно п. п. 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации становится подотчетным лицом и должен не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет, составленный по унифицированной форме N АО-1, которая согласно Постановлению Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 применяется для учета денежных средств (авансов), выданных подотчетным лицам.

Однако на практике работник нередко отправляется в командировку, не получая аванса: работодатель возмещает ему расходы по возвращении из командировки. Подобная ситуация содержит ряд нюансов, на которых следует остановиться подробнее.

Некоторые специалисты считают, что отправление работника в командировку без выдачи аванса является нарушением Порядка ведения кассовых операций в РФ, поскольку п. п. 10 и 11 указанного Порядка якобы обязывают организацию выдавать работнику аванс под отчет. Это, конечно, не так, поскольку в данных пунктах установлен порядок и пределы выдачи денежных сумм под отчет, но не обязанность организации по их выдаче.

Другие ссылаются на п. 10 Положения об особенностях направления работника в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749), в котором говорится, что командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс. Эта ссылка также несостоятельна, так как данное Положение применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (ст. 423).

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок возмещения расходов на командировки устанавливается только коллективным договором или локальным нормативным актом (возможные оппоненты при всем желании не смогут найти в разд. VII ТК РФ понятие "аванс"), поэтому, если такой порядок установлен в указанных документах, работодатель вправе отправить работника в служебную командировку и без выдачи аванса. В этом случае, как полагают некоторые специалисты, работник подотчетным лицом не является. Однако унифицированная форма авансового отчета N АО-1, равно как и обязанность работника не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки предъявить эту форму в бухгалтерию, установлена Постановлением Госкомстата России N 55 и п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ только для подотчетных лиц, то есть только для того случая, когда работник, направляемый в командировку, получает аванс.

Для случаев, когда работник, направляемый в командировку, аванс не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. Организация сама в своей учетной политике должна установить форму отчета о произведенных расходах (при этом никто не запрещает выбрать форму, аналогичную унифицированной форме N АО-1).

Все изложенное относится как к внутрироссийским, так и зарубежным командировкам. Но при зарубежных командировках (если работник, направляемый в командировку, не получает аванс) возникает ряд дополнительных вопросов.

Как оформить командировочные расходы в 2018 году

В какой валюте составлять отчет о произведенных расходах? На какую дату пересчитывать в рубли произведенные в валюте расходы (применимо ли к данному случаю ПБУ 3/2006)?

На этот счет существует два противоположных мнения:

  1. отчет следует составлять в валюте в соответствии с первичными оправдательными документами, а пересчет расходов в рубли осуществлять на дату утверждения отчета согласно ПБУ 3/2006;
  2. отчет составлять в рублях, при этом работник самостоятельно пересчитывает сумму израсходованной валюты в рубли на дату совершения расходов. Но поскольку такой порядок нормативно не установлен, организация должна утвердить его в своей учетной политике. При этом ПБУ 3/2006 применять нельзя, так как обязательства, выраженные в иностранной валюте, отсутствуют.

Так ли это?

Работник, находившийся в зарубежной командировке, произвел расходы в валюте. Как уже говорилось выше, согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить ему эти расходы. В момент принятия работодателем решения о возмещении расходов (в момент утверждения отчета) эти расходы становятся расходами организации, и, следовательно, у организации возникают обязательства, выраженные в валюте. Вследствие этого ПБУ 3/2006 применимо.

Таким образом, работник должен составить отчет в валюте, а бухгалтер после утверждения отчета руководителем пересчитать его в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения, что предусмотрено ПБУ 3/2006 для целей бухгалтерского учета и пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ для налогового учета.

На практике нередка ситуация, когда работник, направляемый в зарубежную командировку, получает аванс в рублях. Некоторые специалисты рекомендуют при этом оприходовать в кассу валюту, приобретенную в обменном пункте, после чего выдать ее командируемому работнику под отчет.

Это, безусловно, нонсенс, поскольку приобретение организацией (через свое подотчетное лицо) наличной валюты в обменном пункте:

  • является запрещенной валютной операцией в силу ст. ст. 9 и 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее — Закон N 173-ФЗ);
  • противоречит Инструкции ЦБ РФ от 28.04.2004 N 113-И, которой установлен порядок работы обменных пунктов. Согласно гл. 4 этой Инструкции операции по обмену могут совершаться в обменном пункте только с самим физическим лицом, а также с физическим лицом, являющимся представителем другого физического лица на основании заверенной доверенности (но не с физическим лицом — представителем организации).

В соответствии с Законом N 173-ФЗ и Инструкцией ЦБ РФ N 113-И работник организации, получив под отчет рубли, вправе от своего имени как физическое лицо приобрести в обменном пункте валюту после чего отправиться в командировку.

По возвращении работника из командировки и составления им авансового отчета у бухгалтеров нередко возникает вопрос: что делать с рублевой разницей, так как курс дня выдачи аванса обычно отличен от курса дня утверждения отчета?

Пример. В организации установлена норма суточных при командировке во Францию — 65 долл. в сутки. Предполагаемый срок пребывания работника в загранкомандировке (в течение которого ему полагаются суточные по норме Франции) — 10 дней.

На день выдачи аванса курс ЦБ РФ — 25 руб/долл.

Бухгалтерия выдает работнику под отчет 16 250 руб. (65 x 10 x 25) и отражает эту операцию проводкой:

Дт 71 Кт 50 — 16 250 руб.

По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет об израсходовании суточных в сумме 650 долл. Курс дня утверждения авансового отчета — 24 руб/долл. Бухгалтерия пересчитывает расход работника в рубли (650 x 24 = 15 600 руб.), отражает эту сумму проводкой: Дт 26 Кт 71 — 15 600 руб. и включает ее в налоговые расходы в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 и пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Таким образом, на счете 71 возникает разница — 650 руб.

Некоторые бухгалтеры полагают, что в данном случае возникает курсовая разница, и относят ее на счет 91. Однако это — заблуждение, о курсовых разницах здесь говорить не приходится, поскольку работник аванс в валюте не получал, и, следовательно, дебиторская задолженность в валюте не возникала. Где же выход?

Один из возможных выходов: работник должен внести эту разницу в кассу организации (Дт 50 Кт 71 — 650 руб.).

Другой выход: в коллективном договоре или локальном нормативном акте, устанавливающем порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, может быть указано, что норма суточных составляет 65 долл. в сутки, которые возмещаются работнику в рублях по курсу дня утверждения авансового отчета, но при уменьшении курса (по сравнению с курсом дня выдачи аванса) размер суточных увеличивается на величину соответствующей разницы. Тогда бухгалтерия списывает эту сумму с работника в составе суточных (Дт 26 Кт 71 — 550 руб.), но не принимает ее для цели налогообложения прибыли, поскольку это не предусмотрено ст. 272 НК РФ.

И наконец, никто не вправе запретить организации установить для заграничных командировок норму суточных в рублях (например в размере, предусмотренном ст. 217 НК РФ, — 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке).

Ю.Кочинев

Директор по аудиту

ООО "Аспект-Аудит"

Как платить суточные? (для бюджетной организации)

При направлении в командировку работодатель обязан помимо сохранения за сотрудником среднего заработка возместить ему расходы по найму жилья, проезду, проживанию, а также выплатить суточные за каждый день командировки. Указанные затраты могут быть учтены при исчислении налога на прибыль только в случае, если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

2015 год внес существенные изменения в правила оформления служебных поездок, были отменены командировочные удостоверения, журналы учета сотрудников, находящихся в данных поездках, необходимость составления служебного задания и отчета о его выполнении. Также был уточнен порядок подтверждения времени и факта нахождения в командировке.  Указанные изменения значительно уменьшили бумажную волокиту и облегчили жизнь не только работодателям, но и их сотрудникам. Но, видимо, ненадолго. В следующем году МинФин планирует внести поправки в Постановление Правительства,регламентирующее порядок направления работников в командировку.

В частности, речь идет о командировочных расходах: суточные в 2016 году Министерство Финансов предлагает отменить вовсе. Предполагается, что указанные изменения коснутся лишь суточных на поездки по территории России и не затронут заграничные командировки. Сами выплаты, конечно, не запретят, но признать их в целях налогообложения налогом на прибыль с принятием указанных поправок, не получится, кроме этого, с произведенных затрат необходимо будет исчислить подоходный налог и страховые взносы. Стоит отметить, что официального подтверждения и комментариев о принятии указанных изменений контролирующие органы пока не давали, поэтому говорить с уверенностью о том, что они будут приняты — пока рано. Поэтому стоит подробно остановиться на командировочных расходах  нынешнего года.

Затраты на служебную поездку

На территории РФ

Заграницу

  • Проезд;
  • Проживание;
  • Суточные;
  • Иные расходы, одобренные работодателем

Дополнительно возмещаются:

  • Затраты на оформление загранпаспорта, визы, иных обязательных документов на выезд;
  • Взносы за право въезда и проезда транспорта;
  • Иные платежи и сборы

Порядок, размеры возмещения и особенности признания отдельных расходов определяются коллективным договором или локальным актом организации.

Затраты на проезд

Работодатель обязан возместить затраты на проезд к месту командировки и обратно.

При проезде общественным транспортом:

  • На проезд к месту командирования;
  • Оформление проездных билетов;
  • Стоимость белья в поездах дальнего следования

Учесть в расходах по прибыли можно и стоимость ж/д билета на поезд повышенной комфортности с учетом дополнительных услуг (питания, печатной продукции, постельного белья т.д.) при условии, что они включены в стоимость билета.

Для подтверждения затрат на проезд работник должен представить следующие документы:

  • Билеты (авиа, ж/д, автобусные);
  • Посадочный талон (при перелете);
  • Маршрут/квитанцию и посадочный талон (при приобретении электронного билета)

В случае утери билета (посадочного талона) подтверждением может служить дубликат проездного документа, копия экземпляра, запрошенного в транспортной компании или иной документ, содержащий информацию о пассажире, номере рейса, времени отправления и прибытия).

При несовпадении времени выезда сотрудника с датой начала командировки (например, сотрудник выехал в субботу, а начало командировки в понедельник) Минфин в своем Письме от 20.11.2014 разрешил учесть указанные затраты в целях обложения прибыли. В случае если сотрудник остается в месте командирования для проведения отпуска, затраты на оплату обратного проезда учтены в расходах по налогу на прибыль быть не могут.

При проезде на такси

Учет командировочных расходов в целях обложения прибыли также возможен в части затрат при проезде к месту командирования и обратно на такси. Возможность пользования услугами такси лучше прописать в локальном акте организации с указанием причин, по которым  возможно использования данного вида транспорта, к которым может, например, относиться невозможность выполнения поставленных задач вследствие перебоя в движении транспорта, плотного рабочего графика, позднего вылета, отсутствия иного транспорта и т.д.)

Подтверждающими документами в данном случае будут являться:

Или

При проезде на личном (служебном транспорте, автомобиле третьих лиц)

Подтверждением затрат в данном случае будет являться служебная записка, в которой будет отражен фактический срок пребывания в служебной поездке. К данной записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование транспорта: чеки на покупку ГСМ, путевой лист, квитанции и т.п.) Также возможность использования личного транспорта стоит прописать в локальном акте организации.

Расходы по найму жилья

Обязанность возмещения затрат на проживание также предусмотрена Трудовым кодексом и Положением о служебных командировках. В них включаются расходы по найму жилья:

  • на территории России;
  • на территории иностранных государств
  • дополнительные услуги (пользование прачечной, гладильной, Интернетом, телевизором, холодильником)

При проживании в гостинице

Не подлежат возмещению затраты за пользования сауной, баром, рестораном, фитнес-клубом.

Подтверждением расходов на найм жилья служит:

Или

  • Квитанция (на бланке строгой отчетности)

При проживании в арендованной работодателем квартире

Подтверждением в данном случае будет являться приказ о направлении в командировку, договор аренды, чеки ККТ, подтверждающие оплату арендных платежей. Возмещению подлежат также затраты на оплату коммунальных услуг на период командирования.

Командировочные расходы: суточные в 2015 году

Суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием сотрудника, направленного в командировку и не имеющего возможности ежедневного возвращения домой. Возмещаются они за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни, а также период нетрудоспособности, наступившей во время командирования.

При командировках по России суточные выплачиваются в валюте Российской Федерации, а при заграничных в иностранной. Отдельно стоит сказать о дне пересечения границы. При следовании в иностранное государство день пересечения российской границы оплачивается в иностранной валюте, а при следовании в России – наоборот, в рублях. Даты пересечения границ определяются по отметкам, сделанным в загранпаспортах.

В случае если сотрудник направляется в местность, откуда он может ежедневно возвращаться домой суточные могут не выплачиваются. Данный вопрос отнесен на усмотрение руководителя. В каждом конкретном случае он решает, целесообразно ли возвращение сотрудника домой с учетом времени, затрачиваемого на проезд, условий транспортного сообщения и т.п. Если по согласованию с руководителем работник остается в данной местности, то затраты на найм жилья подлежат возмещению в случае документального их подтверждения.

Определив, что входит в суточные командировочные расходы, разберемся с их размером.

Размер суточных может быть любой, но их сумма должна быть отражена в коллективном договоре или локальном акте.Необходимо отметить, что обложению подоходным налогом облагается не вся сумма, а превышение сверхустановленного налоговым кодексом лимита:

  • 700 руб. для командировок на территории РФ;
  • 2500 руб. для загранпоездок

Страховыми взносами указанные суммы не облагаются, если они документально подтверждены.

Пример расчета:

Кравченко И.П. был направлен в служебную поездку в г. Новгород с 1-10 августа на 10 дней. Локальным актом организации размер суточных при командировках на территории России установлен в размер 1 000 руб. Сумма выплаченных суточных составила 10 000 руб.

Командировка в бюджетных учреждениях. Суточные

(1000р.*10дн.). Взносами на страхование суточные не облагаются, а вот сумма НДФЛ с указанных выплат составит  390 руб. (1 000-700)*10*13%).

Более подробно с порядком учета и видами командировочных расходов, последствиями отмены командировочного удостоверения и особенностями возмещения отдельных затрат при нахождении в служебной поездке, можно в следующем видео

Учет командировочных расходов

Как и все расходы, командировочные могут быть учтены только, если они имеют экономическое обоснование и документальное подтверждение.

Документальное подтверждение после отмены командировочных удостоверений включает в себя:

  • Решение работодателя о направлении сотрудника в командировку в письменном виде.

Для оформления приказа можно воспользоваться унифицированной формой или разработать свою, впоследствии, закрепив ее в учетной политике.

  • Авансовый отчет работника об израсходованных суммах, утвержденный руководителем

Указанный документ должен быть подготовлен и представлен руководителю в срок не позднее трех дней с момента возвращения на место работы.

В случае непредставления авансового отчета руководитель вправе по истечении месяца, с момента окончания срока, отведенного на возврат аванса, удержать выданные под отчет сотруднику средства. Но сделать это можно только с письменного согласия самого работника. В случае отказа, взыскать суммы можно будет только через суд.

Если данные средства удержаны не будут на их сумму необходимо начислить страховые взносы. В случае если по прошествии времени работник предоставит отчет и подтверждающие расходы документы организация праве произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов, а также сумму начисленных и уплаченных взносов. Также при отсутствии отчета и подтверждающих документов на сумму средств, выданных налогоплательщику, придется начислить НДФЛ.

  • Документы, подтверждающие фактическое осуществление расходов, в части:
  • На жилье;
  • Проезд;
  • Иные расходы

Также налогоплательщик (организация) должна подтвердить срок нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Он определяется по проездным документам, если они утеряны, то документами о найме жилья. Если и они отсутствуют, то по документам, содержащим подтверждение принимающей стороны о сроках нахождения (прибытия и убытия) работника в месте командирования.

Командировочные расходы – проводка

В бухгалтерском учете указанные затраты отражаются следующим образом:

Проводка

Обозначение операции

Д71-К 50 (51)

Выдача аванса сотруднику на командировку

Д 26 (08, 20, 23, 44) – К 71

Учет произведенных расходов

Подытожим сказанное:

  • В 2015 году с отменой командировочного удостоверения основанием для подтверждения факта нахождения сотрудника в командировке является проездные билеты, документы о найме жилья или в случае отсутствия и того и другого – документ, заверенной принимающей стороной о нахождении работника в командировке;
  • Подтверждением расходов, в свою очередь, является приказ руководителя о направлении и командировку, авансовый отчет и приложенные к нему документы, подтверждающие произведенные затраты;
  • В состав командировочных расходов включаются затраты на проезд, найм жилья, суточные и иные расходы, осуществленные с разрешения работника;
  • Норма командировочных расходов законодательством не установлена и может быть полностью принята на расходы по прибыли в случае экономической обоснованности и документального подтверждения.

Васильева Н.

Вопросы и ответы по теме

Посмотреть все (2)



Сохраните статью в социальные сети: