Заполнение формы СЗВ м

СЗВ-М: инструкция на 2018 год

Для вашего удобства мы разработали свой вариант инструкции. СЗВ-М сдают, как известно, не только компании, но и ИП с персоналом. Поэтому разница в принципах заполнения будет, в основном, касаться статуса страхователя.

Образец Инструкции по заполнению СЗВ-М.

Реквизит Как заполнять
Раздел 1 «Реквизиты страхователя» (заполнять всегда)
Регистрационный номер в ПФР Согласно свидетельству и/или данным официальных сайтов ФНС (www.nalog.ru), ПФР (www.pfrf.ru).
Наименование (краткое) Организационно-правовую форму указывают в виде аббревиатуры. Если отчет сдает ИП, то перед Ф.И.О. уточнить, что – ИП.
ИНН Согласно документам о госрегистрации и постановке на налоговый учет или можно узнать из сервисов сайта ФНС
КПП Согласно документам о госрегистрации и постановке на налоговый учет или можно узнать из сервисов сайта ФНС
Раздел 2 «Отчетный период календарного года» (заполнять всегда)
Отчетный период 01 – январь
02 – февраль
03 – март
04 – апрель
05 – май
06 – июнь
07 – июль
08 – август
09 – сентябрь
10 – октябрь
11 – ноябрь
12 – декабрь
Календарного года 2016, 2017, 2018 и т. д.
Раздел 3 «Тип формы (код)» (заполнять всегда)
Тип формы (код) Вписывают один из трех вариантов:
1) «исхд» – когда страхователь впервые сдает СЗВ-М за данный месяц;
2) «доп» – дополняет ранее принятый ПФР отчет за тот же месяц;
3) «отмн» – когда нужно аннулировать ранее неверно поданные сведения именно о застрахованных лицах за тот же месяц.
Раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах»
Если данный раздел не на кого заполнять, то форму СЗВ-М не сдают. Это касается и ИП без персонала в отношении самого себя.
Здесь приводят данные о работниках и застрахованных лицах в целом. Это могут быть трудовые договоры и/или гражданско-правовые договоры. Их предмет:
• выполнение работ;
• оказание услуг;
• заказ у автора;
• отчуждение исключительного права на произведения;
• издательская лицензия;
• предоставление права использовать произведения науки, литературы, искусства;
• передача управления правами.
Указанные договоры в отчетном периоде (минувший месяц) могут быть:
1) заключены;
2) продолжать действовать;
3) прекращены.
№ п/п 1, 2, 3 и т. д.
Порядок, в котором вы будете приводить работников (исполнителей, подрядчиков и др.) значения не имеет (по алфавиту, стажу работы в компании и др.).
Фамилия, имя, отчество застрахованного лица Всегда указывают в именительном падеже. При этом отчество может быть не всегда.
Не забывайте отслеживать факты изменения фамилии! (+ имени, отчества)
Страховой номер индивидуального лицевого счета При подписании трудового соглашения новый сотрудник обязан, помимо прочего, предъявить свой СНИЛС (ст. 65 ТК РФ).
ИНН Вносят только при наличии данных об ИНН человека. Дело в том, что ИНН страхователь требовать не может.
Уточнить ИНН можно на официальном сайте налоговой службы (сервис «Узнать ИНН»).
Заключительные реквизиты
Наименование должности руководителя, подпись, Ф.И.О. Важно указать правильное название должности главы организации согласно учредительным документам (уставу) и штатному расписанию. Это может быть руководитель, генеральный директор, директор, глава и т. п.
Если СЗВ-М сдает ИП, то в графе «Наименование должности руководителя» он пишет – Индивидуальный предприниматель.
Подписывает форму СЗВ-М именно руководитель предприятия (ИП).
Дата Обязательный формат: ДД.ММ.ГГГГ
Печать Проставляют только если она есть

Также см. «СЗВ-М: заполняем сведения о застрахованных лицах».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Правила заполнения сведений по форме «Сведения о застрахованных лицах» (форма СЗВ-М)

Федеральным законом от 29.12.2015 г. № 385-ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов Российской Федерации, внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и особенностях увеличения страховой пенсии, фиксированной выплаты к страховой пенсии и социальных пенсий» с 1 апреля 2016 года вводится для страхователей новая форма отчетности в ПФР.

Страхователь ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, которые заключили договора гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о страховых взносах начисляются страховые взносы) следующие сведения:

  • 1) Страховой номер индивидуального лицевого счета;
  • 2) Фамилию, имя, отчество;
  • 3) Идентификационный номер налогоплательщика.
  • С учетом выходных (праздничных) дней первую отчетность необходимо представить не позднее 10 мая 2016 года.

Обращаем внимание, что за непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

Взыскание указанной суммы производится органами Пенсионного фонда Российской Федерации в порядке, аналогичном порядку, установленному статьями 19 и 20 Федерального закона от 24.07.2009г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Форма представления отчетности, утвержденная Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах»

Формат данных сведений о застрахованных лицах, утвержденный Распоряжением Правления ПФР от 25.02.2016 N 70р «Об утверждении формата данных сведений о застрахованных лицах» для представления отчетности в электронном виде.

Правила заполнения сведений по форме «Сведения о застрахованных лицах» (форма СЗВ-М)

Реквизит

Правила заполнения

Обязательность заполнения

Реквизиты страхователя:

Регистрационный номер в ПФР

Указывается регистрационный номер, присвоенный при регистрации в качестве страхователя в территориальном органе ПФР.

Структура регистрационного номера должна представлять 12-значный цифровой код, состоящий из последовательности цифр, характеризующих в том числе слева направо код базового отделения ПФР (3 цифры), код района (города) (3 цифры), по классификации, принятой в ПФР.

Проверка достоверности регистрационного номера осуществляется в подсистеме «Администрирование страховых взносов» АИС ПФР-2 (далее — АСВ).

Наличие обязательно

Наименование

Указывается краткое наименование организации

Наличие обязательно

ИНН

КПП

Указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) в налоговом органе. Проверка достоверности регистрационного номера осуществляется в подсистеме АСВ.

Наличие обязательно. Для юридических лиц ИНН должен содержать 10 знаков, наличие лидирующих нулей недопустимо!!!

Показатель об отчетном периоде:

Отчетный период

Должен быть указан один из кодов:

01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, соответствующий календарному месяцу: «январь», «февраль»,… «декабрь»

Наличие одного из кодов обязательно

Календарного года

Указывается арабскими цифрами, значение должно быть больше или равно «2016»

Наличие обязательно

Показатель типа формы:

Тип формы

Должен быть указан один из кодов: «исхд», «доп», «отмн»

Наличие одного из кодов обязательно

Данные о застрахованных лицах, представленных в форме СЗВ-М:

№ п/п

Порядковый номер. Заполняется сквозным порядком. Проверяется соблюдение последовательности.

Наличие обязательно

Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица

Реквизиты указываются в именительном падеже.

Фамилия и (или) имя заполняется обязательно, отчество — при наличии.

Данные должны соответствовать данным ИЛС, имеющегося в базе данных персонифицированного учета в ПФР, и указанные в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования.

Наличие обязательно

Страховой номер индивидуального лицевого счета

Указывается страховой номер ИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования

Наличие обязательно

ИНН

Указывается идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный физическому лицу при постановке на учет в налоговом органе на территории Российской Федерации

Наличие не обязательно

Номер должен состоять из 12 цифр и соответствовать структуре номера ИНН (контрольные цифры ИНН должны быть числом, подсчитанным по Алгоритму формирования контрольного числа ИНН).

В случае наличия ИНН, показатель должен содержать не менее 12 цифр отличных от нуля

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если крайний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Однако работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.

Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году в виде таблицы:

Отчетный период (2019 год)

Срок сдачи

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

(дата перенесена с выходного дня)

Июнь

Июль

Август

(дата перенесена с выходного дня)

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

(дата перенесена с выходного дня)

Декабрь

Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2019 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.

Надо ли отчитываться, если нет наемных работников и лиц, работающих по договорам ГПХ

Форму СЗВ-М обязаны предоставлять и те компании, у которых не оформлено ни одного сотрудника. Согласно действующему законодательству, генеральный директор также является наемным работником.

ВАЖНО! В соответствии с новыми требованиями ПФР, даже если руководитель является единственным учредителем юрлица, даже если он является единственным работником, отчетность на него нужно подавать. Такие разъяснения содержатся в сообщении Пенсионного фонда РФ.

Куда и в какой форме сдавать СЗВ-М в 2019

Форма СЗВ-М сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирован страхователь (п. 1 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При этом каждый филиал отдельно подает сведения о работниках и лицах, которые выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового характера. Обращаем ваше внимание, что во время заполнения документа указывается ИНН основной фирмы, а КПП обособленного подразделения.

Согласно п. 2 ст. 8 № 27-ФЗ, компания, где менее 25 застрахованных лиц, может предоставлять отчетность в виде документов в письменной форме (на бумаге). Остальные обязаны сдавать отчеты в электронном варианте. В 2019 году Пенсионный фонд штрафует те организации, которые не соблюдают предусмотренный законом формат сдачи отчетов, на 1000 рублей. Ниже приведена инструкция по заполнению бланка.

Быстро и бесплатно заполнить ежемесячный отчет можно в специальной программе «Документы ПУ 6». Она доступна для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда в разделе «Бесплатные программы для работодателей».

Заполнить отчет в онлайн-сервисах можно и на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело, Контур, Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют платы (до 1000 рублей).

Инструкция по заполнению раздела IV отчета СЗВ-М

Последний раздел представлен в виде таблицы, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договоры ГПХ. Таблица состоит из четырех столбцов:

  • в первый записывается порядковый номер строки;
  • во второй — полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Если отчество отсутствует, его не указывают;
  • в третьем — СНИЛС (регистрационный номер работника в ПФР). Это обязательная информация;
  • в четвертом — ИНН (регистрационный номер работника в ИФНС). Как сказано в Постановлении Правления ПФ РФ № 83п, этот столбец заполняется при наличии у страхователя необходимых сведений.

Вносить данные в таблицу разрешается либо в алфавитном порядке, либо случайным образом.

В конце отчет должен быть подписан генеральным директором или предпринимателем с указанием должности и Ф.И.О. Здесь же указывается дата составления формы и проставляется печать, если она используется в компании. Поскольку в форме СЗВ-М не предусмотрена возможность подписания отчета представителем страхователя, она должна подаваться лично либо директором организации, либо предпринимателем.

Образец заполнения раздела IV

Полностью заполненный согласно инструкции образец документа выглядит следующим образом:

Распространенные ошибки при заполнении СЗВ-М

Ошибка

Как должно быть

Как исправить

Отсутствуют сведения о застрахованном лице

При заполнении формы нужно указывать всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор или договор ГПХ (даже если человек проработал всего один день). Сведения нужно подавать и в том случае, если не было никаких начислений и выплат на сотрудника в ПФР, но он не уволен.

Сдается дополняющая отчетность, в которой указываются те сотрудники, которые не были отражены в исходной форме.
В третьем разделе ставим код формы «ДОП».

Присутствует лишний сотрудник

Наличие записей о лишних сотрудниках (например, уволенных) приравнивается к недостоверным сведениям.

Нужно предоставить отменяющую форму с указанием в ней только лишних сотрудников.
В третьем разделе ставим код формы «ОТМН».

Неправильный ИНН сотрудника

Хотя отсутствие самого ИНН при заполнении бланка не будет являться ошибкой, тем не менее, если он указывается, вводите его корректно.

Одновременно предоставляются два бланка: отменяющий — по сотруднику с неверным ИНН и вместе с ним дополняющий, в котором указываются верные сведения.

Неправильный СНИЛС сотрудника

Как и в случае с ИНН, отсутствие кода не является ошибкой, но за неверные сведения можно получить штраф.

Если отчет не будет принят, то его необходимо исправить и предоставить заново как исходящий. Если будут приняты лишь правильные сведения, то исправления предоставляются на сотрудников с ошибками в дополняющей форме.

Неправильный отчетный период

Нужно правильно указать код месяца и год.

Необходимо повторно предоставить форму со статусом «исходящая», корректно указав отчетный период.

Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М

Новая отчетность для Пенсионного фонда стала обязательной для всех страхователей. Теперь плательщики страховых взносов должны предоставлять сведения о застрахованных лицах до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В статье пошагово разберем заполнение СЗВ-М, порядок заполнения формы при ошибках тоже приведем.

Отчетность о застрахованных лицах обязаны предоставлять не только бюджетные организации, но и все страхователи:

  1. Любые организации.
  2. Индивидуальные и частные предприниматели.
  3. Самозанятые граждане.
  4. Физические лица, нанимающие граждан на оплачиваемую работу.

Инструкция по заполнению СЗВ-М в 2019 году предложена для бюджетников, но подойдет для всех страхователей.

Предельные сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году представлены в таблице.

Отчетный период 2019 года

Предельный срок

Январь

До 15 февраля

Февраль

До 15 марта

Март

До 15 апреля

Апрель

До 15 мая

Май

До 17 июня, 15 выпадает на субботу

Июнь

До 15 июля

Июль

До 15 августа

Август

До 16 сентября (15 число выпадает на выходные)

Сентябрь

До 15 октября

Октябрь

До 15 ноября

Ноябрь

До 16 декабря (15 число — воскресенье)

Декабрь

До 15.01.2020

Кого включать в отчетность

До 2019 года по бланку СЗВ-М инструкция по заполнению (кого включать) была иная. Включать нужно только тех сотрудников, по которым заключены договоры и начислены вознаграждения. Теперь действуют особые условия составления документа. Следует включать всех сотрудников, с которыми заключены договоры (трудовые, гражданско-правовые, авторские). Причем не важно, производились ли начисления и выплаты заработной платы по ним в отчетном периоде.

Рассмотрим несколько спорных примеров:

  1. Сотрудник принят последним днем месяца, оплаты по трудовому договору не было. Нужно ли включать его в отчет? Нужно, так как договор подписан в отчетном периоде.
  2. Сотрудник уволен в июле, а в августе ему начислили премию. Включить ли его в августовскую отчетность? Нет, уволенного в прошлом месяце работника не нужно включать в СЗВ-М, инструкция по заполнению этого не допускает.
  3. В организации нет сотрудников. Договор с учредителем не заключен, выплаты он не получает. Нужно ли формировать отчетность в ПФР? В такой ситуации предоставлять пустой бланк не обязательно. Но многие бухгалтеры не рискуют и отправляют пустые формы.

Как исправлять ошибки

Ошибка может быть обнаружена бухгалтером учреждения или сотрудником Пенсионного фонда. В первом случае следует незамедлительно отправить корректирующие документы. А если ошибку нашел сотрудник ПФР, тогда придет официальное требование. В таком случае нужно устранить неточность в отчете не позднее 5 рабочих дней.

Что же делать? При необходимости внести изменения в форму СЗВ-М, инструкция по заполнению представлена ниже. Например, бухгалтер обнаружил, что сотрудница Викторова В.В. сменила фамилию на Симонову. Документы на новую фамилию Симонова предоставила после отправки отчетности. Готовим отменяющую форму.

Включать всех сотрудников в отменяющую корректировку не нужно, только тех, по которым были допущены ошибки.

Теперь формируем дополняющий отчет.

Другой пример. Бухгалтер отправил отчетность за август 25.08.2019. Директор сообщил о приеме нового сотрудника Позднякова И.В. с 28.08.2019. В таком случае отменяющую форму предоставлять не нужно. Как и дублировать сотрудников заново, по которым уже принят отчет. Готовится только дополняющая форма.