Заполненная транспортная накладная

Содержание

Товарно-транспортная накладная (ТТН), является основным документом в процессе грузоперевозок. Она служит двум целям: учету, списанию перевозимого товара и начислению заработной платы водителю, осуществлявшему доставку груза. Этот документ на разных этапах транспортировки заполняется тремя участниками: грузоотправителем, грузополучателем и представителем транспортной организации. Давайте рассмотрим как заполняется бланк ТТН.

Количество экземпляров ТТН

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

  1. Первый, товарный, относится ко всему, что связано с товаром;
  2. Транспортный раздел содержит сведения, касающиеся грузоперевозчика.

Товарно-транспортная накладная всегда выписывается в 4-х экземплярах. Грузополучатель заполняет все 4 экземпляра ТТН, и первый экземпляр ТТН оставляет на руках. Он служит основанием для снятия с учета транспортируемых товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В данном случае ТТН играет роль первичного документа при формировании расходной части баланса.

Остальные три экземпляра ТТН передаются на руки водителю-экспедитору. Главное требование – эти экземпляры должны быть подписаны присутствующими лицами (водителем и представителем компании грузоотправителя) и заверены печатью организации-грузоотправителя.

Второй экземпляр накладной водитель вручает получателю груза. Этот экземпляр служит основанием постановки на учет поступивших товаров.

Третий и четвертый экземпляры ТТН грузополучатель заверяет подписями и печатью организации и передает водителю. Водитель сдает эти экземпляры в бухгалтерию автотранспортного предприятия. Один экземпляр ТТН служит основанием для выставления счета клиенту (заказчику грузоперевозки) и высылается ему вместе со счетом на оплату услуг. Последний, четвертый экземпляр бланка ТТН, прикрепляется к путевому листу и служит основанием для начисления заработной платы водителю, производившему доставку груза.

Важная деталь: так как ТТН служит основанием для выплаты заработной платы, оформлять ее нужно при каждом рейсе отдельно независимо от однородности перевозимого товара. Загрузился водитель – получил ТТН. Разгрузился – сдал ТТН в бухгалтерию. 1 рейс – 1 ТТН.

Инструкция: Заполнение ТТН (товарно-транспортной накладной)

Пример:
Грузоперевозчик: ООО «Грузовик» работает по договору от 22 июня 2013 года с ООО «Строитель».
Грузополучатель: ООО «Строитель», согласно договору от 22 июня 2013 оплачивает услуги по доставке товара ООО «Грузовик».
Грузоотправитель: ООО «Сухие смеси» — отгружает товар со склада представителю ООО «Грузовик».
Товар: сухие строительные смеси, расфасованные в мешки по 50 кг. Цена за 1 кг – 5 рублей. Всего партия составляет 15 тонн.

Разделы ТТН, заполняемые грузоотправителем

До прихода машины грузоперевозчика отправитель товара (ООО «Сухие смеси») должен частично заполнить все 4 экземпляра товарно-транспортной накладной. На основании данных ТТН ООО «Сухие смеси» спишет с учета, а ООО «Строитель» поставит на учет полученные товары.

Заполняем бланк ТТН форма 1-Т

  1. Вписываем дату выписки товара.
  2. Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» заполняются наименованиями организаций, участвующих в сделке. ООО «Сухие смеси» списывает товар (ТМЦ), а ООО «Строитель» приходует поступивший товар.
  3. В строке «Плательщик» вписывается наименование организации, фактически производящей оплату за получение груза (в нашем случае это заказчик перевозки и покупатель в одном лице – ООО «Строитель»).
  4. Раздел сведений о грузе, относящийся к товарной части накладной необходимо заполнять максимально ясно. Все дело в налоге на добавленную стоимость. При покупке НДС входит в стоимость товара. Организации, для того, чтобы заявить НДС к вычету, должны показать в документах сумму налога отдельно. Действующая форма ТТН является всего лишь рекомендуемой к заполнению. Соответственно, можно от руки вписывать следующую формулировку: «Общая сумма товара, в т.ч. НДС». Это касается всех граф, где указана сумма перевозимого груза.
  5. Строка «Отпуск разрешил» заполняется лицом, ответственным за отпуск товарно-материальных ценностей (представителем ООО «Сухие смеси»). Подпись в документе является подтверждением достоверности указанных данных. Подпись должна быть заверена печатью или штампом организации-грузоотправителя.
  6. Товарно-транспортная накладная, заполненная и заверенная грузоотправителем, является разрешением на отгрузку и транспортировку товара. Если по какой-либо причине отдельные графы не заполнены, в них обязательно должен стоять прочерк, исключающий возможность что-либо дописать в данной графе.

При невозможности заполнения части бланка товарно-транспортной накладной относительно перевозимых товаров, заполняется специальная форма (производная от основной ТТН). При этом в основной форме делается отметка, что дополнительная форма ТТН составляет неотъемлемую часть основного документа. Этот документ также составляется в четырех экземплярах и прикладывается к путевому листу водителя. Кроме того, он также служит основанием списания и постановки на учет ТМЦ.

Заполнение ТТН (товарно-транспортной накладной) по прибытии представителя грузоперевозчика

По прибытии водителя-экспедитора ООО «Грузовик» производится погрузка товаров ООО «Сухие смеси». После этого начинается заполнение транспортного раздела ТТН. В данном разделе фиксируются договорные отношения грузоперевозчика, предоставляющего автотранспортное средство, с грузоотправителем. Данный раздел служит основанием для учета рабочего времени водителя, расчетов грузополучателя или грузоотправителя с транспортной организацией.

Заполнение транспортного раздела ТТН грузоотправителем

  1. Графа «К путевому листу №» заполняется сведениями о путевом листе (номер и дата выдачи ООО «Грузовик» путевого листа). 1 экземпляр товарно-транспортной накладной приобщается к путевому листу.
  2. Строка «Организация» заполняется данными об организации-грузоперевозчике. Подробные данные можно взять из путевого листа водителя.
  3. Строка «Заказчик»: сюда вписывается наименование организации, заказавшей и оплатившей грузоперевозку, приобретающей товар – ООО «Строитель». Данные вписываются из договора купли-продажи товара.
  4. Строка «Водитель» заполняется фамилией и инициалами водителя-экспедитора.
  5. Строки «Автомобиль» и «Прицепы» заполняются соответственно, прибывшими на погрузку номерами и марками машин и прицепов.
  6. Строка «Удостоверение» содержит полные данные водительского удостоверения водителя-представителя грузоперевозчика.
  7. В строке «Лицензионное удостоверение» ставится прочерк. Лицензирование отрасли грузоперевозок отменено.
  8. В строке «Пункт погрузки» указывается фактический адрес ООО «Сухие смеси».
  9. В строке «Пункт разгрузки» — соответственно, адрес грузополучателя ООО «Строитель».

Таким образом, мы заполнили начало (шапку) транспортной накладной. Идем далее.

Заполняем сведения о грузе в товарно-транспортной накладной.

  1. Графа 1 – наименование товара. Кратко вписываем наименование «сухие смеси».
  2. Графа 2 содержит сведения о документах, сопровождающих груз. Сюда могут относиться сертификаты на товар, накладные, свидетельства. В графу 2 вписываются краткие наименования документов с номерами и датами выдачи. Полный пакет документов указанного перечня передается водителю. Водитель, в свою очередь, должен передать эти документы грузополучателю при разгрузке товара.
  3. Графа 3 «Вид упаковки» содержит данные о том, во что упакован перевозимый груз. В этой графе допустимы сокращенные названия: ящ., меш., кор. Если товар не упакован, проставляется аббревиатура н\у.
  4. Графа 4 «Количество мест». Здесь указывается количество мест (единиц) каждого товара поименно. Если в нашем случае мы перевозим 15 тонн, расфасованных в мешки по 50 кг, то количество мест составит 300. Если перевозка товара производится без расфасовки (например, машина песка), количество мест не указывается.
  5. Графа 5 «Способ определения массы» заполняется в зависимости от того, как масса груза определяется. При взвешивании груза на весах обязательно указывается их тип: «авт.вес», «тов.вес». Применительно к нашей ситуации использовались обычные товарные весы. Отметка «тов.вес» заносится в графу.
  6. Графы 6 и 8 заполняются организацией-перевозчиком.
  7. Графа 9 «Масса брутто, тонны» заполняется с погрешностью до 1 кг. По каждому наименованию товара вписывается вес в тоннах, затем указывается общий вес перевозимого товара в тоннах.
  8. Графа «Количество ездок» должна содержать сведения о фактически выполненном количестве маршрутов. Если перевозится много однородного товара, допустимо в этой графе проставить общее количество рейсов.
  9. Графы, отражающие передачу товара представителем грузоотправителя, должны содержать данные: о номере пломбы (в случаях, когда товар опломбировывается), о количестве мест (прописью), об общей массе товара с погрешностью до 1 кг (прописью).
  10. Графа «Сдал» заполняется данными о должности, а также фамилии, имени, отчестве лица, отгружающего товарно-материальные ценности. Подпись и печать свидетельствуют о том, что все документы заполнены верно и товар готов к транспортировке.
  11. В графе «Принял водитель-экспедитор» указываются данные водителя, также проставляется его подпись. Это подтверждает, что водитель сверил оттиски пломб, количество мест и принял товар к перевозке. При факте получения груза непосредственно доверенным лицом грузополучателя в этой графе проставляются данные доверенного лица, удостоверяющиеся подписью, а также номер и дата выдачи доверенности.
  12. Графа «Транспортные услуги» включает в себя перечень услуг по транспортировке груза (упаковка, маркировка, брезент) с обязательным перечнем и количеством услуг.

Раздел ТТН «Погрузочно-разгрузочные работы», заполняется представителем ООО «Сухие смеси» — грузоотправителем.

  1. Графа 11 «Исполнитель» содержит сведения о том, кто конкретно производил погрузку (грузоперевозчик своими силами, представители грузоотправителя или сторонняя организация).
  2. Графа 14 «Способ» — сведения о способе погрузки: автоматизированный (с использованием погрузчиков), ручной, наливной или насыпной.
  3. Графа 13 отражает данные о том, какая техника или оборудование были использованы при том или ином способе погрузки.
  4. В графах 16 и 17 ставится время (часы и минуты) прибытия машины под погрузку и убытия после окончания погрузочных работ. Графа 18 включает в себя сведения о дополнительных видах работ.

Прибытие под погрузку определяется временем предъявления путевого листа лицу, ответственному за отпуск ТМЦ. Время убытия – с момента проставления в товарно-транспортной накладной подписей о приемке товара к транспортировке. Графа 19 «Подпись ответственного лица» заполняется представителем грузоотправителя (ООО «Сухие смеси»).

Доставка товара грузополучателю (ООО «Строитель»)

По прибытии к месту назначения водитель передает представителю грузополучателя все три экземпляра товарно-транспортных накладных. Грузополучатель начинает заполнение раздела «Погрузочно-разгрузочные работы».

Заполнение раздела ТТН «Разгрузка»

  1. Графа 11 «Исполнитель» — указывается непосредственный исполнитель разгрузочных работ (сам грузополучатель, привлеченная сторонняя организация).
  2. Графа 12 «Дополнительные операции» — перечисляются все действия сверх разгрузки, связанные с приемом товара (взвешивание, пересчет).
  3. Графа 13 «Приспособления и механизмы» — указываются механизмы и оборудование, при помощи которых производилась разгрузка.
  4. Графа 14 «Способ разгрузки» — перечень способов разгрузки. Она может производиться частично ручным, частично механизированным способом.
  5. Графы 16,17 «Время прибытия», «Время убытия». Определяется так же как при погрузке. Как только водитель предъявил путевой лист и три экземпляра ТТН грузополучателю, в них проставляется время прибытия транспорта. Время убытия определяется окончанием разгрузочных работ и передачей водителю оставшихся экземпляров накладных. Строка «Транспортные услуги» содержит перечень услуг, оказанных водителем-экспедитором при транспортировке груза.
  6. Графа 18 «Дополнительные операции». Эта графа включает перечень дополнительных операций, необходимых для осуществления процесса разгрузки.
  7. Графа 19 «Подпись ответственного лица». В этой графе проставляется подпись лица, осуществляющего приемку товара. Своей подписью представитель грузополучателя подтверждает правильность заполнения товарно-транспортной накладной и соответствие фактически полученного товара количеству и весу товара, указанного в ТТН.
  8. Строки, содержащие данные о приеме-передаче товара должны содержать сведения о номерах пломб, если товар был опечатан. Также указывается общий вес товара и количество мест. Кроме того, если товар неоднороден (доставлено несколько наименований различных видов) по каждому наименованию указывается вес с погрешностью до 1 кг (цифрами и прописью).

Строка «Принял» заполняется представителем грузополучателя с указанием фамилии и инициалов, а также должности. Данные заверяются подписью и штампом организации. Строка «Сдал» заполняется аналогичными данными водителя-экспедитора.

Заполнение товарно-транспортной накладной автотранспортной организацией – грузоперевозчиком (ООО «Грузовик»).

По приезду водитель сдает оставшиеся у него на руках два экземпляра ТТН. Оба экземпляра должны быть заполнены соответствующими данными и должны иметь подписи и печати должностных лиц, ответственных за погрузку-разгрузку товаров. В нашем случае это фирмы ООО «Сухие смеси» и ООО «Строитель». В транспортной части накладной перевозчик заполняет следующие строки:

  1. «Код заказчика», «Маршрут №», «Гаражные номера прицепов».
  2. Графа «Вид перевозки» включает в себя расшифровку сведений о виде оплаты (почасовая перевозка, сдельная, оплата за одну поездку). Также сюда включаются данные о том, сборная это была перевозка или путем догруза, осуществлялся ли заезд на станции (железнодорожные, например).
  3. Раздел «Сведения о грузах» заполняется в части граф 6 и 8. В них вносятся данные о коде груза и его классе.
  4. Заполнение раздела «Прочие сведения» начинается с граф 20-24. В эти графы вносятся сведения о доставке груза с использованием различных видов дорог (шоссе, грунтовая дорога, целина).
  5. Графа 25 содержит код экспедирования товара.
  6. Графы 26, 27 могут содержать либо коды оказанных услуг по грузоперевозкам, либо суммы. Отдельно указываются суммы к получению транспортной организации ООО «Грузовик» и сумма к получению водителю-экспедитору.
  7. Графы 29 и 30 содержат сведения о территориальных коэффициентах, необходимых для начисления заработной платы водителю. Также здесь указывается коэффициент классности согласно Единому тарификационному справочнику.

Разделы «Расчет стоимости» и «Таксировка» используются бухгалтерами или менеджерами по персоналу для расчета и начисления стоимости услуг по доставке и заработной платы водителю-экспедитору за проделанную работу.

Кажется, что заполнение товарно-транспортной накладной является непосильным трудом. Этот документ заполняется сразу несколькими организациями. Главное при заполнении – соблюдать четкость, внимательность и относительную грамотность. Тогда проблем с заполнением и использованием этого документа не возникнет.

Скачать бланк ТТН форма 1-Т

Бланк товарно-транспортной накладной формы 1-Т

Пример заполнения бланка ТТН (фото)

Образцы заполнения ТТН на примере бланка товарно-транспортной накладной 1-Т:

Инструкция по заполнения товарно-транспортной накладной ТТН форма 1-Т. Примеры и инструкция по заполнению бланка ТТН

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: 1) Первый, товарный, относится ко всему, что связано с товаром; 2) Транспортный раздел содержит сведения, касающиеся грузоперевозчика.

Количество экземпляров

ТТН Товарно-транспортная накладная всегда выписывается в 4-х экземплярах.

Грузополучатель заполняет все 4 экземпляра ТТН, и первый экземпляр ТТН
оставляет на руках. Он служит основанием для снятия с учета транспортируемых
товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В данном случае ТТН играет роль
первичного документа при формировании расходной части баланса.

Остальные три экземпляра ТТН передаются на руки водителю-экспедитору. Главное
требование – эти экземпляры должны быть подписаны присутствующими лицами
(водителем и представителем компании грузоотправителя) и заверены печатью
организации-грузоотправителя.

Второй экземпляр накладной водитель вручает получателю груза. Этот экземпляр
служит основанием постановки на учет поступивших товаров.Третий и четвертый
экземпляры ТТН грузополучатель заверяет подписями и печатью организации и
передает водителю. Водитель сдает эти экземпляры в бухгалтерию
автотранспортного предприятия. Один экземпляр ТТН служит основанием для
выставления счета клиенту (заказчику грузоперевозки) и высылается ему вместе со
счетом на оплату услуг. Последний,четвертый экземпляр бланка ТТН, прикрепляется
к путевому листу и служит основанием для начисления заработной платы водителю,
производившему доставку груза. Важная деталь: так как ТТН служит основанием для
выплаты заработной платы, оформлять ее нужно при каждом рейсе отдельно
независимо от однородности перевозимого товара. Загрузился водитель – получил
ТТН. Разгрузился – сдал ТТН в бухгалтерию. 1 рейс – 1 ТТН.

Инструкция: Заполнение ТТН (товарно-транспортной накладной)

Пример: Грузоперевозчик: ООО «Грузовик» работает по договору от 22 июня 2020
года с ООО «Строитель».

Грузополучатель: ООО «Строитель», согласно договору от 22 июня 2013 оплачивает
услуги по доставке товара ООО «Грузовик».

Грузоотправитель: ООО «Сухие смеси» — отгружает товар со склада представителю
ООО «Грузовик».

Товар: сухие строительные смеси, расфасованные в мешки по 50 кг.

Цена за 1 кг – 5 рублей. Всего партия составляет 15 тонн.

Разделы ТТН, заполняемые грузоотправителем

До прихода машины грузоперевозчика отправитель товара (ООО «Сухие смеси»)
должен частично заполнить все 4 экземпляра товарно-транспортной накладной. На
основании данных ТТН ООО «Сухие смеси» спишет с учета, а ООО «Строитель»
поставит на учет полученные товары.

Заполняем бланк ТТН форма 1-Т

Вписываем дату выписки товара. Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель»
заполняются наименованиями организаций, участвующих в сделке. ООО «Сухие смеси»
списывает товар (ТМЦ), а ООО «Строитель» приходует поступивший товар.

В строке «Плательщик» вписывается наименование организации, фактически
производящей оплату за получение груза (в нашем случае это заказчик перевозки и
покупатель в одном лице – ООО «Строитель»). Раздел сведений о грузе,
относящийся к товарной части накладной необходимо заполнять максимально ясно.
Все дело в налоге на добавленную стоимость.

При покупке НДС входит в стоимость товара. Организации, для того, чтобы
заявить НДС к вычету, должны показать в документах сумму налога отдельно.
Действующая форма ТТН является всего лишь рекомендуемой к заполнению.
Соответственно, можно от руки вписывать следующую формулировку:»Общая сумма
товара, в т.ч. НДС». Это касается всех граф, где указана сумма перевозимого
груза.

Строка «Отпуск разрешил» заполняется лицом, ответственным за отпуск
товарно-материальных ценностей (представителем ООО «Сухие смеси»). Подпись в
документе является подтверждением достоверности указанных данных. Подпись
должна быть заверена печатью или штампом организации-грузоотправителя.

Товарно-транспортная накладная, заполненная и заверенная грузоотправителем,
является разрешением на отгрузку и транспортировку товара. Если по какой-либо
причине отдельные графы не заполнены, в них обязательно должен стоять прочерк,
исключающий возможность что-либо дописать в данной графе. При невозможности
заполнения части бланка товарно-транспортной накладной относительно перевозимых
товаров, заполняется специальная форма (производная от основной ТТН).

При этом в основной форме делается отметка, что дополнительная форма ТТН
составляет неотъемлемую часть основного документа. Этот документ также
составляется в четырех экземплярах и прикладывается к путевому листу водителя.
Кроме того, он также служит основанием списания и постановки на учет ТМЦ.

Заполнение ТТН (товарно-транспортной накладной) по прибытии представителя
грузоперевозчика

По прибытии водителя-экспедитора ООО «Грузовик» производится погрузка товаров
ООО «Сухие смеси». После этого начинается заполнениетранспортного раздела ТТН.
В данном разделе фиксируются договорные отношения грузоперевозчика,
предоставляющего автотранспортное средство, с грузоотправителем. Данный раздел
служит основанием для учета рабочего времени водителя, расчетов грузополучателя
или грузоотправителя с транспортной организацией.

Заполнение транспортного раздела ТТН грузоотправителем

Графа «К путевому листу №» заполняется сведениями о путевом листе (номер и
дата выдачи ООО «Грузовик» путевого листа).

1 экземпляр товарно-транспортной накладной приобщается к путевому листу. Строка
«Организация» заполняется данными об организации-грузоперевозчике. Подробные
данные можно взять из путевого листа водителя.

Строка «Заказчик»: сюда вписывается наименование организации, заказавшей и
оплатившей грузоперевозку, приобретающей товар – ООО «Строитель». Данные
вписываются из договора купли-продажи товара.

Строка «Водитель» заполняется фамилией и инициалами водителя-экспедитора.

Строки «Автомобиль» и «Прицепы» заполняются соответственно, прибывшими на
погрузку номерами и марками машин и прицепов.

Строка «Удостоверение» содержит полные данные водительского удостоверения
водителя-представителя грузоперевозчика.

В строке «Лицензионное удостоверение» ставится прочерк. Лицензирование отрасли
грузоперевозок отменено.

В строке «Пункт погрузки» указывается фактический адрес ООО «Сухие смеси».

В строке «Пункт разгрузки» — соответственно, адрес грузополучателя ООО
«Строитель». Таким образом, мы заполнили начало (шапку) транспортной накладной.
Идем далее.

Заполняем сведения о грузе в товарно-транспортной накладной

Графа 1 наименование товара. Кратко вписываем наименование «сухие смеси».

Графа 2 содержит сведения о документах, сопровождающих груз. Сюда могут
относиться сертификаты на товар, накладные, свидетельства. В графу 2
вписываются краткие наименования документов с номерами и датами выдачи. Полный
пакет документов указанного перечня передается водителю. Водитель, в свою
очередь, должен передать эти документы грузополучателю при разгрузке товара.

Графа 3 «Вид упаковки» содержит данные о том, во что упакован перевозимый
груз. В этой графе допустимы сокращенные названия: ящ., меш., кор. Если товар
не упакован, проставляется аббревиатура ну.

Графа 4 «Количество мест». Здесь указывается количество мест (единиц) каждого
товара поименно. Если в нашем случае мы перевозим 15 тонн, расфасованных в
мешки по 50 кг, то количество мест составит 300. Если перевозка товара
производится без расфасовки (например, машина песка), количество мест не
указывается.

Графа 5 «Способ определения массы» заполняется в зависимости от того, как
масса груза определяется. При взвешивании груза на весах обязательно
указывается их тип: «авт.вес», «тов.вес». Применительно к нашей ситуации
использовались обычные товарные весы. Отметка «тов.вес» заносится в графу.

Графы 6 и 8 заполняются организацией-перевозчиком.

Графа 9 «Масса брутто, тонны» заполняется с погрешностью до 1 кг. По каждому
наименованию товара вписывается вес в тоннах, затем указывается общий вес
перевозимого товара в тоннах.

Графа «Количество ездок» должна содержать сведения о фактически выполненном
количестве маршрутов. Если перевозится много однородного товара, допустимо в
этой графе проставить общее количество рейсов.

Графы, отражающие передачу товара представителем грузоотправителя, должны
содержать данные: о номере пломбы (в случаях, когда товар опломбировывается), о
количестве мест (прописью), об общей массе товара с погрешностью до 1 кг
(прописью).

Графа «Сдал» заполняется данными о должности, а также фамилии, имени, отчестве
лица, отгружающего товарно-материальные ценности. Подпись и печать
свидетельствуют о том, что все документы заполнены верно и товар готов к
транспортировке.

В графе «Принял водитель-экспедитор» указываются данные водителя, также
проставляется его подпись. Это подтверждает, что водитель сверил оттиски пломб,
количество мест и принял товар к перевозке. При факте получения груза
непосредственно доверенным лицом грузополучателя в этой графе проставляются
данные доверенного лица, удостоверяющиеся подписью, а также номер и дата выдачи
доверенности.

Графа «Транспортные услуги» включает в себя перечень услуг по транспортировке
груза (упаковка, маркировка, брезент) с обязательным перечнем и количеством
услуг.

Раздел ТТН «Погрузочно-разгрузочные работы», заполняется представителем ООО
«Сухие смеси» — грузоотправителем

Графа 11 «Исполнитель» содержит сведения о том, кто конкретно производил
погрузку (грузоперевозчик своими силами, представители грузоотправителя или
сторонняя организация).

Графа 14 «Способ» — сведения о способе погрузки: автоматизированный (с
использованием погрузчиков), ручной, наливной или насыпной.

Графа 13 отражает данные о том, какая техника или оборудование были
использованы при том или ином способе погрузки.

В графах 16 и 17 ставится время (часы и минуты) прибытия машины под погрузку и
убытия после окончания погрузочных работ.

Графа 18 включает в себя сведения о дополнительных видах работ. Прибытие под
погрузку определяется временем предъявления путевого листа лицу, ответственному
за отпуск ТМЦ. Время убытия – с момента проставления в товарно-транспортной
накладной подписей о приемке товара к транспортировке.

Графа 19 «Подпись ответственного лица» заполняется представителем
грузоотправителя (ООО «Сухие смеси»).

Доставка товара грузополучателю (ООО «Строитель»)

По прибытии к месту назначения водитель передает представителю грузополучателя
все три экземпляра товарно-транспортных накладных. Грузополучатель начинает
заполнение раздела»Погрузочно-разгрузочные работы».

Заполнение раздела ТТН «Разгрузка»

Графа 11 «Исполнитель» — указывается непосредственный исполнитель разгрузочных
работ (сам грузополучатель, привлеченная сторонняя организация).

Графа 12 «Дополнительные операции» — перечисляются все действия сверх
разгрузки, связанные с приемом товара (взвешивание, пересчет).

Графа 13 «Приспособления и механизмы» — указываются механизмы и оборудование,
при помощи которых производилась разгрузка.

Графа 14 «Способ разгрузки» — перечень способов разгрузки. Она может
производиться частично ручным, частично механизированным способом.

Графы 16,17 «Время прибытия», «Время убытия». Определяется так же как при
погрузке. Как только водитель предъявил путевой лист и три экземпляра ТТН
грузополучателю, в них проставляется время прибытия транспорта. Время убытия
определяется окончанием разгрузочных работ и передачей водителю оставшихся
экземпляров накладных. Строка «Транспортные услуги» содержит перечень услуг,
оказанных водителем-экспедитором при транспортировке груза.

Графа 18 «Дополнительные операции». Эта графа включает перечень дополнительных
операций, необходимых для осуществления процесса разгрузки.

Графа 19 «Подпись ответственного лица». В этой графе проставляется подпись
лица, осуществляющего приемку товара. Своей подписью представитель
грузополучателя подтверждает правильность заполнения товарно-транспортной
накладной и соответствие фактически полученного товара количеству и весу
товара, указанного в ТТН. Строки, содержащие данные о приеме-передаче товара
должны содержать сведения о номерах пломб, если товар был опечатан. Также
указывается общий вес товара и количество мест. Кроме того, если товар
неоднороден (доставлено несколько наименований различных видов) по каждому
наименованию указывается вес с погрешностью до 1 кг (цифрами и прописью).

Строка «Принял» заполняется представителем грузополучателя с указанием фамилии
и инициалов, а также должности. Данные заверяются подписью и штампом
организации.

Строка «Сдал» заполняется аналогичными данными водителя-экспедитора.

Заполнение товарно-транспортной накладной автотранспортной организацией –
грузоперевозчиком (ООО «Грузовик»)

По приезду водитель сдает оставшиеся у него на руках два экземпляра ТТН. Оба
экземпляра должны быть заполнены соответствующими данными и должны иметь
подписи и печати должностных лиц, ответственных за погрузку-разгрузку товаров.
В нашем случае это фирмы ООО «Сухие смеси» и ООО «Строитель».

В транспортной части накладной перевозчик заполняет следующие строки: «Код
заказчика», «Маршрут №», «Гаражные номера прицепов».

Графа «Вид перевозки» включает в себя расшифровку сведений о виде оплаты
(почасовая перевозка, сдельная, оплата за одну поездку). Также сюда включаются
данные о том, сборная это была перевозка или путем догруза, осуществлялся ли
заезд на станции (железнодорожные, например).

Раздел «Сведения о грузах» заполняется в части граф 6 и 8. В них вносятся
данные о коде груза и его классе. Заполнениераздела «Прочие сведения»
начинается с граф 20-24. В эти графы вносятся сведения о доставке груза с
использованием различных видов дорог (шоссе, грунтовая дорога, целина).

Графа 25 содержит код экспедирования товара. Графы 26, 27 могут содержать либо
коды оказанных услуг по грузоперевозкам, либо суммы. Отдельно указываются суммы
к получению транспортной организации ООО «Грузовик» и сумма к получению
водителю-экспедитору.

Графы 29 и 30 содержат сведения о территориальных коэффициентах, необходимых
для начисления заработной платы водителю. Также здесь указывается коэффициент
классности согласно Единому тарификационному справочнику. Разделы»Расчет
стоимости» и «Таксировка» используются бухгалтерами или менеджерами по
персоналу для расчета и начисления стоимости услуг по доставке и заработной
платы водителю-экспедитору за проделанную работу. Кажется, что заполнение
товарно-транспортной накладной является непосильным трудом. Этот документ
заполняется сразу несколькими организациями.

Главное при заполнении – соблюдать четкость, внимательность и относительную
грамотность. Тогда проблем с заполнением и использованием этого документа не
возникнет.

Транспортная накладная — это документ, подтверждающий заключение договора о транспортировке: в ситуации, когда товар доставляется силами привлеченного перевозчика. В материале PPT.ru — образец заполнения транспортной накладной, порядок ее заполнения и требования, предъявляемые к ее заполнению.

С 2011 года на территории Российской Федерации действуют новые Правила грузовых перевозок автомобильным транспортом, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2011 г. № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» (далее — Правила № 272). Данным документом (Приложение 4) также была утверждена форма транспортной накладной и правила ее заполнения. Как их применять, рассмотрим на образце.

В каких случаях оформляем, а в каких — не оформляем транспортную накладную

Оформлять накладную нужно:

  • в ситуации, когда товар доставляется именно силами привлеченного перевозчика на основании договора перевозки;
  • если товар доставляются экспедитором и договором и предусмотрена обязанность экспедитора заключить договор перевозки (в качестве отправителя выступает экспедитор).

Если же договор не заключается и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада отправителя, то услуги по перевозке не оказываются и накладная не составляется.

Требования к заполнению

Образец заполнения транспортной накладной нового образца 2020 должен учитывать требования Правил № 272.

  • Транспортная накладная является документом, подтверждающим заключение договора о транспортировке (пункт 6 Правил № 272).
  • Если иное не предусмотрено договором перевозки, накладная составляется на одну или несколько партий товара, перевозимую на одном транспортном средстве.
  • Составляется 3 экземпляра (оригиналы) накладной для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, они подписываются грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами (пункт 9 Правил № 272).
  • Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором, составляется грузоотправителем (пункт 6 Правил № 272). Отправителем может являться как поставщик товаров, так и их покупатель, лица, уполномоченные продавцом и покупателем, а также экспедитор.
  • Если в документ вносятся исправления, они также должны быть заверены подписями как грузоотправителя, так и перевозчика или их уполномоченными лицами (пункт 9 Правил № 272).
  • В случае погрузки груза, подлежащего транспортировке, на различные транспортные средства следует составить такое количество накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств (пункт 10 Правил № 272).

Лица, которые проставляют свою подпись в документе, должны быть уполномочены действительными доверенностями или должностными обязанностями.

Порядок заполнения по разделам

Бланк состоит из 17 разделов:

1. Указываются данные о грузоотправителе: наименование, адрес, банковские реквизиты, полное наименование, адрес места нахождения, номер телефона.

2. Указываются те же данные, но о грузополучателе (повторим: наименование, адрес, банковские реквизиты, полное наименование, адрес места нахождения, номер телефона — см. образец).

3. Фиксируется наименование отправляемого груза, его состояние и другая необходимая информация о грузе, количество мест и масса нетто или брутто, размеры.

4. Указываются сопроводительные документы на груз. Это могут быть товарораспорядительные документы, различные сертификаты, паспорта, удостоверения, разрешения и т.п. Напрмер, как показано на образце, товарная накладная и паспорта качества.

5. При необходимости вписываются особые требования к грузоперевозке: параметры транспортного средства, сведения о запорно-пломбировочных устройствах, объявленная стоимость (ценность) груза, необходимая температура, объем и т.п.

6. Сведения о приеме груза к погрузке (адрес, дата, время, масса, количество, фактическое состояние — см. образец). Ставятся подписи водителя и грузоотправителя с расшифровкой подписи и указанием должности.

7. Сведения о сдаче груза к выгрузке (адрес, дата, время, масса, количество, фактическое состояние). Ставятся подписи водителя и грузополучателя с расшифровкой подписи и указанием должности.

8. Условия перевозки. Вносят или выбирают из представленных, особые условия перевозки или временного складского хранения, сведения о предусмотренных договором перевозки штрафных санкциях.

9. Указывается информация о принятии заказа (заявки) к исполнению.

10. Вносятся данные о перевозчике: наименование и адрес места нахождения, номер телефона, ФИО и номер телефона водителя.

11. Вносится информация о транспортном средстве: количество, тип, марка, грузоподъемность, регистрационные номера.

12. Заполняются перевозчиком данные о фактическом состоянии груза, упаковке при его загрузке и при отгрузке, возможных изменениях условий перевозки при движении.

13. Прочие условия указываются при необходимости: при перевозке опасных, температурных, негабаритных грузов; фиксируется режим труда и отдыха водителя в пути следования.

14. Заполняется, если изменилось место доставки груза.

15. Отражается стоимость услуг грузоперевозки, порядок расчета и размер провозной платы, расходы перевозчика, предъявляемые грузоотправителю. Также указывается полное наименование организации плательщика (грузоотправителя), адрес, банковские реквизиты организации плательщика (грузоотправителя).

16. Проставляется дата составления, подписи сторон (грузоотправителя и перевозчика).

17. Сюда можно вписать нарушения при осуществлении грузоперевозки и претензии со стороны грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика.

При отсутствии информации к заполнению в том или ином разделе — проставляются прочерки (см. образец).

Далее покажем, как выглядит заполненная транспортная накладная (скачать бланк 2020 не сложно, главное — обращать внимание на актуальность бланка: последние изменения в его форму были внесены Постановлением Правительства РФ от 12.12.2017 N 1529).

Образец заполнения транспортной накладной

В качестве примера приведем образец документа, подготовленный специалистами КонсультантПлюс.

Договор

Согласно ч. 1 ст. 626 ГКУ договором является договоренность двух или более сторон, направленная на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. То есть договор фиксирует не факт осуществления хозяйственной операции, а лишь непосредственно порядок действий сторон при ее осуществлении. Заключение договора не вызывает изменений в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия. На этом основании можно сделать вывод, что договор не является первичным документом.

Впрочем, если договор фактически фиксирует уже осуществленную операцию (например, в договоре фигурирует формулировка: «Одна сторона передала имущество (товар) в собственность другой стороны, а другая сторона приняла имущество (товар)»), то такой договор можно классифицировать как первичный документ.

Накладная

Для учета отпуска материальных ценностей покупателям существует типовая форма накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11), утвержденная приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193. В описании этой формы сказано, что в случае отпуска материальных ценностей сторонним организациям накладная-требование выписывается на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов в двух экземплярах, каждый из которых подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов. В учете поставщика накладная-требование служит основанием для отражения доходов от реализации.

Вместе с тем для оформления отпуска товаров покупателям многие субъекты хозяйственной деятельности используют бланк накладной нетиповой формы, составленной с учетом специфики операций на каждом конкретном предприятии. Связано это, прежде всего, с тем, что накладная, в отличие от накладной-требования, не перегружена такими реквизитами, как корреспондирующий счет, инвентарный номер, номер паспорта, порядковый номер записи в складской картотеке. Такие действия не противоречат действующему законодательству, ведь, как мы уже выяснили, документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков (п. 2.7 Положения № 88).

Предприятие имеет полное право разработать удобную для него форму накладной, которая будет служить основанием для отпуска товаров покупателям, главное, чтобы при этом она содержала все обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Акт выполненных работ

Этот документ, если он составлен с соблюдением требований действующего законодательства и отраслевых особенностей, соответствует критериям первичного документа, изложенным в п. 2.1 Положения № 88, и кроме него никаких дополнительных подтверждений фактического выполнения работ не требуется.

ГНАУ в письмах от 27.12.2004 г. № 14170/5/14-3216 и от 30.06.2006 г. № 12304/7/15-0517 отметила, что неуказание в актах выполненных работ конкретного перечня предоставленных услуг, места и даты их предоставления, а также в чем выражен результат предоставленных услуг, является нарушением ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88.

Следовательно, акт выполненных работ должен быть оформлен с обязательным указанием в нем содержания хозяйственной операции и ее измерителей (в натуральном и стоимостном выражении), т. е. конкретного перечня выполненных работ.

На том, чтобы в акте выполненных работ присутствовали все указанные в ст. 9 Закона о бухучете реквизиты, настаивает и Минфин (см. письма от 11.06.2007 г. № 31-34000-10-16/11926, от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819). Но если Минфин к такому выводу приходит только для целей бухгалтерского учета, что делает его вполне обоснованным, то ГНАУ его распространяет и на налоговый учет.

Подробнее см. статью «Если у вас нету…» акта выполненных работ» в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 8.

Счет-фактура

Этот документ носит информационный характер и не является первичным документом. Счет-фактура содержит предложение, направленное покупателю, уплатить установленную сумму денежных средств (для чего в счете приводятся банковские реквизиты продавца) за указанную в нем номенклатуру отгруженного товара. Кроме того, в счет-фактуре могут быть отражены данные о статусе поставщика (например, плательщик налога на прибыль и НДС).

Минфин в письмах от 27.11.2006 г. № 31-34000-20-23/25136 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 62), от 09.07.2007 г. № 31-34000-20/23-4579/4800 (см. с. 47 этого номера) и от 16.08.2010 г. № 31-34020-20-29/21352 отметил следующее: по своему назначению счет-фактура не соответствует признакам первичного документа, поскольку им не фиксируется какая-либо хозяйственная операция, распоряжение или разрешение на проведение хозяйственной операции, а носит только информационный характер. Форма счета (счета-фактуры) не относится к типовым формам, утверждаемым Госкомстатом, применение ее нормативно-правовыми актами не предусмотрено.

Аналогичного мнения придерживаются и налоговики: счет-фактура не соответствует признакам первичного документа и не является основанием для обязательной оплаты ТМЦ (см. консультацию, опубликованную в журнале «Вестник налоговой службы Украины, 2007, № 30).

Основным условием продажи товаров (работ, услуг) является заключение соответствующего договора в письменной или устной форме, одним из условий которого является согласование цены товара (работ, услуг). При этом в обязанность покупателя входит оплата стоимости такого товара (работ, услуг) в установленные сроки.

Без счета-фактуры можно обойтись, если есть договор и в нем указаны банковские реквизиты продавца. В таком случае покупатель и без счета должен перечислить денежные средства за товары (работы, услуги) в установленные сроки.

Если же договор отсутствует, то целесообразно выписать счет. Тем более, что законодатель прямо предусматривает возможность заключения письменного договора в упрощенном порядке, т. е. путем обмена письмами, факсограммами, телеграммами, телефонограммами и т. п., а также путем подтверждения принятия к исполнению заказов, если законом не установлены специальные требования к форме и порядку составления данного вида договора (ч. 1 ст. 181 ХКУ). См. по этому поводу также постановления ВХСУ от 20.12.2007 г. № 33/106, от 17.09.2009 г. № 5020-9/112 и от 15.12.2010 г. № 20/178/09.

Таким образом, счет-фактура, в котором присутствуют все существенные условия договора (см. ст. 638 ГКУ), вполне может играть роль письменного договора (см. на эту тему статью «Поставка на основании счета-фактуры: что в налоговой накладной?» в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 36-37).

В сфере внешнеэкономической деятельности счет-фактура носит название инвойс. Правда, здесь, кроме счета на оплату, он выполняет функцию документа на отгрузку, товарно-сопроводительного документа, документа для таможенного оформления. Инвойс (от англ. invoice) — это документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате). В отличие от счета-фактуры инвойс выписывается независимо от формулировок в договоре.

Товарно-транспортная накладная типовой формы № 1-ТН

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это единый для всех участников транспортного процесса первичный документ, предназначенный для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы (раздел 1 Правил № 363).

В перечне подтверждающих документов, установленном п. 44.1 НКУ, на основании которых налогоплательщик должен вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, ТТН не называется. Однако обязательное наличие ТТН на перемещение спирта этилового предусмотрено положениями ст. 230 НКУ. Так, в соответствии с п. 230.18 НКУ во время ввоза спирта представитель налогового органа на акцизном складе предприятия, на котором производятся водка и ликеро-водочные изделия, делает отметку на ТТН путем проставления штампа «Въезд разрешен» и личной подписи. Транспортировка водки и ликеро-водочных изделий, отгруженных с акцизного склада предприятия, которое производит эти изделия, без ТТН с отметкой представителя органа ГНС на акцизном складе запрещается (п. 230.18 НКУ).

В других случаях наличие ТТН является обязательным только при автомобильных перевозках (ст. 48 Закона об автотранспорте). Причем ТТН включена в перечень документов, необходимых для осуществления перевозок грузов автомобильным транспортом во внутреннем сообщении, только в случае, когда водитель юрлица или физлица-предпринимателя осуществляет грузовые перевозки на договорных условиях (см. п. 1 Перечня № 207).

Если грузовые перевозки осуществляются юрлицом или физлицом-предпринимателем для собственных нужд, то их водителю достаточно иметь накладную или другой документ, подтверждающий право собственности на груз (п. 2 Перечня № 207).

Заметим, что налоговики настаивают на необходимости наличия ТТН с целью подтверждения оплаты услуг по перевозке грузов. По их мнению, при отсутствии первичной транспортной документации, в частности ТТН, подтверждающей получение услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом, при исчислении объекта налогообложения плательщик налога не имеет права учитывать такие затраты в составе своих расходов (см. консультацию, размещенную в разделе 110.07.04 Единой базы налоговых знаний на сайте ГНАУ: www.sta.gov.ua).

Путевые листы

В соответствии с разделом 1 Правил № 363 путевой лист — это первичный документ об учете грузовых автомобильных перевозок, всесторонне характеризующий работу автомобиля и водителя с момента их выезда с автотранспортного предприятия и до возврата на предприятие.

Типовые формы первичного учета работы грузового автомобиля утверждены приказом № 488. К ним относятся:

— путевой лист грузового автомобиля (типовая форма № 2ТН (действует в пределах Украины));

— путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении (типовая форма № 1 (международная)).

Формы первичных документов по учету работы грузового автомобиля не являются бланками строгой отчетности. На это указывает и Госкомпредпринимательства в письме от 08.08.2006 г. № 6197.

ТТН и путевые листы грузового автомобиля являются основными документами на перевозку грузов (п.п. 11.1 Правил № 363).

Для первичного учета работы легковых автомобилей применяется путевой лист служебного легкового автомобиля (типовая форма № 3). Форма этого документа и инструкция по его заполнению утверждены приказом № 74.

Путевой лист типовой формы № 3, оформленный надлежащим образом, является основанием для учета транспортной работы перевозчика и списания израсходованного горючего на общий пробег служебных легковых автомобилей, а также для взаиморасчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг (п. 1.3 Инструкции № 74).

Грузовая таможенная декларация

Согласно п. 2 Положения № 574 грузовая таможенная декларация (ГТД) — это письменное заявление установленной формы, которое подается таможенному органу на бумажном носителе или как электронный документ (электронная ГТД) и содержит сведения о товарах и транспортных средствах, перемещаемых через таможенную границу Украины, таможенном режиме, в который они заявляются, а также другую информацию, необходимую для осуществления таможенного контроля, таможенного оформления, таможенной статистики, начисления и уплаты налогов, сборов и других платежей.

С одной стороны, ГТД предусмотрена для обеспечения таможенного контроля за перемещением товаров через таможенную границу Украины. Ее функция, прежде всего, информативная. Импортный товар приходуется не на основании ГТД, а по другим документам — ТТН, международной автомобильной накладной, железнодорожной накладной, коносаменту и т. п. На этом основании можно сделать вывод, что ГТД не является первичным документом. Аналогичного мнения придерживаются налоговики в письме от 05.09.2009 г. № 11843/7/15-0217 и Минфин в письме от 15.09.2009 г. 31-34000-10-16/24584 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 62). Но это с одной стороны.

С другой же стороны, именно на основании ГТД включаются в расходы или в первоначальную стоимость товаров суммы таможенных платежей, а это уже изменение в структуре активов и обязательств предприятия. Поэтому считаем, что ГТД все же можно отнести к первичным документам. Кроме того, ГТД, оформленная в соответствии с требованиями законодательства и подтверждающая уплату НДС, является документом, удостоверяющим право на отнесение сумм НДС в налоговый кредит при ввозе товаров на таможенную территорию Украины. То есть ГТД имеет тот же статус, что и налоговая накладная.

Налоговая накладная

Согласно нормам НКУ налоговая накладная — это основной документ, который подтверждает уплату покупателем суммы НДС продавцу и при определенных условиях дает право покупателю включить такую сумму в налоговый кредит.

Налоговая накладная является налоговым документом и одновременно отражается в налоговых обязательствах, Реестре выданных налоговых накладных продавца и Реестре полученных налоговых накладных покупателя (п. 201.6 НКУ).

При ее составлении нужно ориентироваться на специальные правила, установленные Порядком № 969. В этом Порядке изложены требования к обязательным реквизитам налоговой накладной, а среди них и те, наличие которых предусмотрено п. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88, в частности:

— название документа;

— дата составления документа;

— наименование предприятия-продавца;

— номенклатура поставки товаров /услуг;

— единица измерения товара;

— подпись лица, составившего документ;

— печать предприятия.

Кроме того, хотя бухгалтерская запись по субсчету 641/НДС (отражение НДС) является частью (следствием) хозяйственной операции по приобретению/поставке товаров (работ, услуг), она сопровождается изменением в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия.

Поэтому, с точки зрения Закона о бухучете, налоговую накладную можно отнести к категории первичных документов.

Чек РРО (фискальный/нефискальный)

В соответствии с п. 2 ст. 3 Закона об РРО субъекты хозяйствования, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или безналичной форме (с применением платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т. п.) при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, обязаны выдавать лицу, которое получает или возвращает товар, получает услугу или отказывается от нее, расчетный документ установленной формы на полную сумму проведенной операции.

При этом под расчетным документом ст. 2 Закона об РРО понимает документ установленных формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию, проездной документ и т. д), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, покупки-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом об РРО, зарегистрированным в установленном порядке РРО, или заполненный от руки.

Требования к расчетным документам, в частности перечень их обязательных реквизитов, установлены Положением № 614. В случае отсутствия хотя бы одного из обязательных реквизитов документ не может считаться расчетным (п. 2.1 Положения № 614), а значит, не может служить подтверждением факта продажи товара. Это, в свою очередь, влечет невозможность отнесения к расходам указанной в таком расчетном документе суммы средств, потраченных на приобретение товара (услуг).

Что касается чеков РРО с надписью «Нефискальный чек», то их выдают лица, освобожденные ст. 9 Закона об РРО от обязательного применения в своей деятельности РРО. Использовать РРО в нефискальном режиме им прямо позволено ст. 13 данного Закона.

Однако в п. 5 ст. 3 Закона об РРО сказано, что при неприменении РРО в случаях, определенных этим Законом, таким субъектам нужно проводить расчеты с использованием книги учета расчетных операций и расчетной книжки с соблюдением установленного порядка их ведения. При таких обстоятельствах расчетным документом будет не кассовый чек, а расчетная квитанция, форма которой приведена в приложении 3 к Положению № 614, или упрощенная расчетная квитанция (приложение 8 к Положению № 614). Такой документ, помимо своего соответствия требованиям Закона о бухучете и Положения № 88, будет отвечать и требования Закона об РРО. И именно на основании такой расчетной квитанции (упрощенной расчетной квитанции) и будет отражаться приобретение товара (услуги) в бухгалтерском и налоговом учете покупателя.

Налоговики также не против считать расчетным документом документ, составленный в произвольной форме (например, товарный чек). Но такой документ должен содержать все обязательные реквизиты чека РРО и надпись «Товарный чек», кроме фискального номера РРО и надписи «Фискальный чек» (см. письма ГНАУ от 30.12.2005 г. № 13365/6/23-8019 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 37 и от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572). То есть это будет документ, по форме подобный отрывной части расчетной квитанции РК-1 (приложение 3 к Положению № 614).

Кроме того, получить возможность отнесения к расходам затрат на приобретение товара (услуг) у субъекта хозяйствования, использующего нефискальный РРО, можно и иначе. Для этого такой субъект должен дополнить нефискальный чек названием должности лиц, осуществивших операцию, и своей личной подписью.

Калькуляция

Калькуляция — это представленный в табличной форме бухгалтерский расчет затрат в денежном выражении на производство единицы изделия или партии изделий, а также на выполнение работ и услуг (п. 597 Методрекомендаций № 373). Таким образом, являясь по своей сути расчетом, калькуляция служит основой для определения средних затрат производства и установления себестоимости продукции, но никакой хозяйственной операции (т. е. действия или события, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия) она не подтверждает.

Согласен с этим и Минфин, который в письме от 29.05.2009 г. № 31-34000-10-16/14618 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 62) констатирует: калькуляция себестоимости единицы изготовленной продукции не отвечает признакам первичного документа, поскольку ею не фиксируется никакая хозяйственная операция, распоряжение или разрешение на проведение хозяйственной операции.

Выписка банка

В соответствии с п.п. 315 п. 4.2 Перечня № 41 выписка банка отнесена к разряду первичных документов.

Так, в этом подпункте указано, что первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций, являются основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков, выписки банков, наряды на работы, акты о приеме, передаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, авансовые отчеты и др.).

Согласно п. 5.3 Положения № 254 банки обязательно должны составлять на бумажных и/или электронных носителях определенные регистры, среди которых лицевые счета и выписки из них.

Форма лицевых счетов утверждается банком самостоятельно в зависимости от возможностей программного обеспечения. Лицевые счета и выписки из них должны содержать следующие обязательные реквизиты (см. п. 5.5 Положения № 254):

— номер лицевого счета;

— дату осуществления последней (предыдущей) операции;

— дату осуществления текущей операции;

— код банка, в котором открыт счет;

— код валюты;

— сумму входящего остатка по счету;

— код банка-корреспондента;

— номер счета корреспондента;

— номер документа;

— сумму операции (соответственно по дебету или кредиту);

— сумму оборотов по дебету и кредиту счета;

— сумму исходящего остатка.

Выписки из лицевых счетов клиентов являются подтверждением выполненных за день операций и предназначены для выдачи или направления клиенту. Порядок, периодичность распечатывания и форма предоставления выписок (в бумажной или электронной форме) с лицевых счетов клиентов устанавливаются договором банковского счета, который заключается между банком и клиентом при открытии счета (п. 5.6 Положения № 254).

Заметим, что налоговики, кроме вышеперечисленных реквизитов, хотят видеть на выписке оттиск штампа банка и подпись сотрудника банка (операциониста). Определенная логика в этом желании есть, поскольку п. 5.2 Положения № 254 ориентирует на то что регистры бухгалтерского учета должны содержать название, период регистрации операции, фамилии и подписи или другие данные, дающие возможность идентифицировать лиц, которые участвовали в их составлении.

Поэтому, если банком к выписке не приложены какие-либо другие первичные документы (кассовые и/или мемориальные документы) с подписью сотрудника банка и оттиском штампа банка, то к мнению налоговиков стоит прислушаться.

Бухгалтерская справка

На основании этого документа, как правило, осуществляются корректировочные записи в учетных регистрах.

С точки зрения ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, исправление ошибки является хозяйственной операцией, поэтому бухгалтерская справка, фиксирующая факт осуществления такой операции, отвечает критериям первичного документа. Ее форма утверждена Методрекомендациями № 356. Если предприятие использует свою разработанную форму, то нужно помнить, что она, как первичный документ, должна содержать все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

В месяце составления бухгалтерской справки ее данные записываются в соответствующий регистр бухгалтерского учета и в Главную книгу (см. п. 9 Методрекомендаций № 356).

То, что бухгалтерская справка является первичным документом, Минфин подтверждает и в письме от 24.05.2007 г. № 31-34000-10-10/10655.

Документы, подтверждающие сумму расходов, понесенных работником в командировке

В соответствии с п.п. 140.1.7 НКУ в состав расходов предприятия включаются затраты на командировки работников, в частности на:

а) проезд (включая перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);

б) оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на питание и бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и глажка одежды, обуви или белья);

в) наем других жилых помещений;

г) служебные телефонные разговоры;

д) оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз) и др.

Указанные затраты отражаются в составе расходов только на основании подтверждающих документов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов гостиниц (мотелей) или других субъектов, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, в том числе бронированию мест в местах проживания, страховых полисов и т. д. Причем согласно п. 12 раздела II Инструкции № 59 такие документы должны быть исключительно в оригинале.

Документами, подтверждающими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и НКУ (см. п. 15 раздела I Инструкции № 59).

В состав расходов на командировку относятся также затраты, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других личных нужд работника (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой, в установленных пределах.

При этом сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (п. 4 раздела II Инструкции № 59). По разъяснениям Минфина, изложенным в письме от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433, под первичными документами в данном случае понимают документы, подтверждающие пребывание работника в месте командировки: транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника и т. п.

Если работник во время пребывания в командировке не осуществлял никаких расходов и в связи с этим у него отсутствуют вышеуказанные первичные документы, сумма суточных будет определяться лишь на основании приказа о командировке. Соответственно и для отражения этой суммы в расходах предприятия достаточно будет лишь приказа о командировке.

Итак, работник в подтверждение понесенных им в командировке расходов должен предоставить:

— Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет;

— расчетные документы в оригинале. Напомним, что ст. 2 Закона об РРО под расчетным документом понимает документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию, проездной документ и т. д.), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, покупки-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом об РРО, зарегистрированным в установленном порядке РРО, или заполненный от руки.

Командировочное удостоверение для подтверждения расходов командированного работника и отнесения их в состав расходов не требуется.