Запрос о или на?

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как правильно написать?

Важно! В переписке следует четко придерживаться официального стиля. Лирические отступления и все, что вы хотели бы сказать о работе государственных органов, затруднят понимание сути вашей проблемы.

Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:

  1. В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д.

    Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.

  2. В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период».

    Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.

Закон об обеспечении доступа к сведениям

Гражданин имеет право обратиться как с письменным запросом, так и устным или по электронной почте.

Внимание! Стандарты раскрытия информации прописаны в ФЗ от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

С запросами о предоставлении информации вправе обращаться граждане, юридические лица, объединения граждан, например, некоммерческие организации, а также средства массовой информации.

Письменный запрос регистрируют в течение трех дней, устный – в день обращения. Если адресат установит, что запрашиваемая информация вне его компетенции, он в течение семи дней с момента получения запроса обязан дать аргументированный ответ (ч. 7 с.18 ФЗ «Об обеспечении доступа к информации»).

Ответ по существу направляют в течение тридцати дней с момента регистрации обращения. Если подготовка требует большего времени, допустимо продление срока до сорока пяти дней. Но с обязательным уведомлением об этом гражданина в течение семи дней с момента получения запроса (ч.6 ст. 18).

В предоставлении информации могут отказать в следующих случаях:

  • Если она уже была опубликована в СМИ или сети Интернет.
  • Запрашиваемая информация относится к категории ограниченного доступа.
  • Вам ранее уже давали ответ на данный вопрос.
  • В запросе просят дать правовую оценку действий государственного или муниципального органа или провести какую-то другую аналитическую работу.

Справка! «Информационные» нарушения регулируются ст. 5.39 КоАП. Например, речь идет о предоставлении заведомо ложных сведений, нарушении сроков ответа или полном молчании в ответ на запрос.

При возникновении таких ситуаций можно обратиться к вышестоящему руководству организации. Если и это не помогло, составляется обращение в прокуратуру.

Пример

Допустим, вы стали жертвой агрессивной маркетинговой кампании, при которой вам звонят на личный номер мобильного телефона и навязывают какую-либо услугу, например, приглашают пройти медицинское обследование.

Образец обращения в Роскомнадзор:

В управление Роскомнадзора по N-ской области, Петрову Петру Петровичу

От Иванова Ивана Ивановича, N-ская область, город N, улица Ленина, д. 5, кв. 3.

Уважаемый Петр Петрович!

Сообщаю вам о звонках на личный мобильный телефон представителями компании «Медицинские услуги». В ходе этих звонков меня настойчиво склоняли пройти медицинское обследование в данной клинике. Прошу ответить на следующие вопросы:

  1. Правомерно ли осуществлять звонки на личные мобильные номера граждан без их письменного согласия на обработку персональных данных, в частности, номера телефона, и без их согласия на предоставление такого рода рекламы?
  2. Правомерны ли действия сотрудников ООО «Медицинские услуги», которые во время звонков по мобильным телефонам граждан с предложением медицинских услуг не предупреждают людей о наличии возможных противопоказаний?
  3. Имеют ли право сотрудники компании, не имеющей лицензии на ведение кредитно-финансовой деятельности, заключать с гражданами кредитные договоры, чтобы те могли оплатить услуги этой компании?

С уважением, Иванов Иван Иванович.

  • Как составить письмо-запрос

    Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

    1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
    2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
    3. Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

    4. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
    5. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
    6. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

    Письмо-запрос о предоставлении информации

    Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

    • разъяснение мотива письменного обращения;
    • ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
    • суть обращения;
    • конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
    • стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
    • регистрация в качестве исходящей документации.

    ФАЙЛЫ

    ООО «Преодоление»
    Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
    Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
    Генеральному директору
    ООО «Настурция»
    А.Р. Леонтовичу

    25.10.2016 года, исх. № 78

    Об ассортименте и ценах на расходные материалы

    Уважаемая Анна Ростиславовна!

    Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

    Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

    Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

    С уважением,
    генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

    Письмо-запрос о предоставлении документов

    Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

    • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
    • дата, исходящий номер;
    • название запроса, отражающее характер просьбы;
    • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
    • суть просьбы;
    • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
    • завершение документа (подпись, печать).

    ФАЙЛЫ

    ООО «Персефона»
    г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
    Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
    ИНН 2192847361, КПП 50010007
    Директору АКБ «Финресурс»
    А.П. Реутову

    10.02.2016 года, исх. № 12

    Запрос на предоставление копий документов

    Уважаемый Анатолий Петрович!

    Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

    Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

    Письмо-запрос в налоговую

    Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

    • название;
    • ИНН;
    • адрес;
    • ФИО и подпись руководителя;
    • печать (если применяется организацией).

    Желательно использование фирменного бланка.

    ФАЙЛЫ

    ООО «Затура»
    г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16
    Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11
    ИНН 6173849076
    В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
    №1 по г. Москве

    Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

    Запрос о счетах должника

    По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

    • наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
    • номера расчетных счетов, открытых должником.

    К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

    Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

    Письмо-запрос в банк

    Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

    • правильное указание реквизитов автора письма;
    • ясное изложение проблемы;
    • по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
    • по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

    ФАЙЛЫ

    В АКБ «Мосбанк»
    123790 г. Москва, ул. Высокая, 78
    от Линчевского Дмитрия Яковлевича,
    проживающего по адресу:
    123908, г.Москва, ул.Октябрьская,
    д. 90, кв. 213,
    тел. 222-66-88
    e-mail: lynch@mail.ru

    О реструктуризации задолженности

    12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

    Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

    С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

    В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

    Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

    О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

    15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

    Назначение и содержание

    Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

    • индивидуальными предпринимателями;
    • частными гражданами;
    • представителями органов власти;
    • общественными деятелями и др.

    Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

    1. Наименование отправителя.
    2. Наименование получателя (адресата).
    3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
    4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
    5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
    6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
    7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
    8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
    9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

    Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

    Отправить можно разными способами:

    • по обычной почте;
    • по е-мэйл;
    • передать по факсу;
    • передать с курьером.

    Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

    Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

    Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

    О предоставлении информации

    Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

    • прайс-лист;
    • условия акции, предоставления скидок;
    • технические характеристики товара и т.п.

    В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

    О подтверждении информации

    В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

    О предоставлении документов

    В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

    В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

    Запрос в налоговую инспекцию

    Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

    Запрос в банк

    В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.