Журнал учета счетов фактур

Приложение № 3
к постановлению Правительства Российской Федерации
от 26 декабря 2011 г. № 1137

Журнал учета
полученных и выставленных счетов-фактур:
форма и правила заполнения части 1
«Выставленные счета-фактуры»

7. В части 1 журнала учета указываются:

а) в графе 1 — порядковый номер записи:

  • счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленных:
  • продавцом при осуществлении операций, признаваемых объектом обложения налогом на добавленную стоимость, в том числе операций, указанных в статье 149 Налогового кодекса Российской Федерации, либо при осуществлении операций продавцом, применяющим освобождение от исполнения обязанности налогоплательщика в соответствии со статьями 145, 145.1 Налогового кодекса Российской Федерации;
  • комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту), реализующему от своего имени товары (работы, услуги), имущественные права;
  • комиссионером (агентом), реализующим от своего имени товары (работы, услуги), имущественные права покупателю;
  • комиссионером (агентом) при приобретении им от своего имени для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав комитенту (принципалу);
  • покупателем-налогоплательщиком продавцу при возврате продавцу принятых покупателем на учет товаров;
  • продавцом при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
  • налоговым агентом, указанным в пункте 1 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации;
  • не подлежащего выставлению счета-фактуры (в том числе исправленного), составленного:
    • налоговым агентом, указанным в абзаце втором пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации;
    • налогоплательщиком, осуществляющим операции, указанные в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации;
    • продавцом при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса Российской Федерации;
    • б) в графе 2 — дата выставления счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного).

      В случае выставления в электронном виде счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), подписанного электронной цифровой подписью в установленном порядке, в графу вносится дата поступления файла счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, исправленного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота. При повторном направлении (неоднократном направлении) в электронном виде одного и того же счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного) указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного).

      Графа 2 не заполняется при регистрации не подлежащего выставлению счета-фактуры, составленного либо исправленного:

      • налоговым агентом, указанным в абзаце втором пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации;
      • налогоплательщиком, осуществляющим операции, указанные в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации;
      • налогоплательщиком при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса Российской Федерации;

      в) в графе 3 — код способа выставления счета фактуры (в том числе корректировочного):

      • 1 — при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленного (составленного) на бумажном носителе;
      • 2 — при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленного (составленного) в электронном виде.

      В аналогичном порядке указывается код способа выставления при регистрации исправленного (в том числе корректировочного) счета-фактуры;

      г) в графе 4 — код вида операции по перечню, определенному федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

      В случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре (в том числе корректировочном), в исправленном счете-фактуре (в том числе корректировочном) указывается одновременно несколько кодов через разделительный знак;

      д) в графах 5 и 6 — номер счета-фактуры и дата составления счета-фактуры, указанные в строке 1 счета-фактуры;

      е) в графах 7 и 8 — номер корректировочного счета-фактуры и дата составления корректировочного счета-фактуры, указанные в строке 1 корректировочного счета-фактуры.

      Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

      При заполнении граф 7 и 8 в графах 5 и 6 указываются номер и дата составления счета-фактуры согласно строке 1б корректировочного счета-фактуры;

      ж) в графах 9 и 10 — номер и дата исправления счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), указанные в строке 1а счета-фактуры (в строке 1а корректировочного счета-фактуры). Эти графы не заполняются в случае отсутствия данных, отраженных в строке 1а счета-фактуры (в строке 1а корректировочного счета-фактуры);

      з) в графе 11 — наименование покупателя, указанное в строке 6 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 3 корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры);

      и) в графе 12 — идентификационный номер налогоплательщика-покупателя и код причины постановки на учет налогоплательщика-покупателя, указанные в строке 6б счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 3б корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры);

      к) в графе 13 — наименование и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют, указанные в строке 7 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 4 корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры);

      л) в графе 14 — стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре, указанная в графе 9 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры. При отражении в части 1 журнала учета показателей по корректировочному счету-фактуре (исправленному корректировочному счету-фактуре) графа 14 не заполняется;

      м) в графе 15 — сумма налога на добавленную стоимость по счету-фактуре, указанная в графе 8 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры. При отражении в части 1 журнала учета показателей по корректировочному счету-фактуре (исправленному корректировочному счету-фактуре) графа 15 не заполняется;

      н) в графе 16 — разница, отражающая уменьшение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость, указанная в строке «Всего уменьшение (сумма строк Г)» графы 9 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры);

      о) в графе 17 — разница, отражающая увеличение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость, указанная в строке «Всего увеличение (сумма строк В)» графы 9 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры);

      п) в графе 18 — разница, отражающая уменьшение суммы налога на добавленную стоимость, указанная в строке «Всего уменьшение (сумма строк Г)» графы 8 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры);

      р) в графе 19 — разница, отражающая увеличение суммы налога на добавленную стоимость, указанная в строке «Всего увеличение (сумма строк В)» графы 8 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры).

      8. При отражении в части 1 журнала учета показателей по счету-фактуре (исправленному счету-фактуре) графы 16 — 19 части 1 журнала учета не заполняются.

      При регистрации исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного) в графах 11 — 19 указываются исправленные данные. Если данные в графах 11 — 19 не исправлялись, в соответствующих графах указываются данные, отраженные в счете-фактуре (в том числе корректировочном) до внесения в него исправлений.

      При выставлении счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных) на товары (работы, услуги), имущественные права, указанные в статье 149 Налогового кодекса Российской Федерации, либо при выставлении счетов-фактур (в том числе корректировочных) налогоплательщиками, указанными в статьях 145, 145.1 Налогового кодекса Российской Федерации, в которых отражены только операции, не облагаемые налогом на добавленную стоимость, в графы 15, 18 или 19 соответственно вносится запись «без НДС».

      При выставлении счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных) на товары (работы, услуги), имущественные права, в которых одновременно отражены операции, облагаемые по налоговым ставкам в размерах 10 и 18 процентов, и операции, не облагаемые налогом на добавленную стоимость, в графах 15, 18 или 19 соответственно указывается общая итоговая сумма налога по таким счетам-фактурам.

      В случае отсутствия в налоговом периоде выставленных счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных), счетов-фактур, составленных (в том числе исправленных) и не подлежащих выставлению, графы части 1 журнала учета не заполняются, а заполняются только строки журнала учета.

      Вы можете скачать бланк документа в форматах:
          

      Счета-фактуры, получаемые налогоплательщиками-покупателями от продавцов, должны учитываться и храниться в специальном журнале.

      Регистрация полученных от продавцов счетов-фактур ведется по мере их поступления. На это следует обратить внимание, так как очень часто налогоплательщики подбирают счета-фактуры по мере принятия НДС к вычету, а не по мере их поступления в организацию.

      Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и хранится вместе с полученными счетами в течении пяти лет с даты их выдачи.

      Согласно п. 5 Постановления № 914 в журнале учета у покупателя импортера при ввозе товара на таможенную территорию Российской Федерации должны хранится грузовые таможенные декларации или их копии, заверенные в установленном порядке, и платежные документы.

      Скорее всего налогоплательщику будет неудобно хранить платежные документы в журнале учета. Платежные документы должны храниться в качестве приложений к выпискам банка (если оплата производилась безналичным путем) или в авансовых отчетах сотрудников организации (если оплата производилась наличными). Можно порекомендовать хранить в журнале копии платежных документов, заверенные руководством организации. На них следует сделать отметку о том, где находятся оригиналы.

      Журнал учета полученных и выставленных счетов фактур

      На практике налогоплательщики-покупатели часто сталкиваются с ситуацией, когда счет-фактура, выписанный продавцом в одном отчетном периоде, попадает к налогоплательщику-покупателю значительно позже. В этом случае желательно подтвердить дату получения счета-фактуры. Для этого следует сохранить конверт с почтовым штемпелем или получить подпись курьера, доставившего документы.

      Форма журнала учета полученных счетов-фактур законодательно не установлена. Поэтому он может вестись как в виде сводной таблицы, содержащей необходимые для учета поля, так и в виде подшивки счетов-фактур за определенный период (например, за налоговый период).

      Регистрация счетов-фактур покупателями должна происходить в следующей последовательности:
      1) присвоение документу порядкового номера, согласно журналу;
      2) запись в журнал данных из полученного счета;
      3) подшивка полученных счетов в журнал;
      4) перенос показателей счет-фактуры в книгу покупок, в момент возникновения права на принятие сумм НДС к вычету.

      Журнал учета полученных счетов-фактур (бланк)

      Образец оформления журнала учета
      полученных счетов-фактур