Журнал учета трудовых книжек

Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении трудовых книжек внутри какой-либо организации. Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком. Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее.

В книге учета трудовых книжек регистрируются следующие документы:

  • трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации);
  • трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации;
  • вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.

Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).

Требования к ведению книги учета трудовых книжек

Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.

  1. Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
  2. Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
  3. После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
  4. Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.
  5. Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).

Прошивка книги учета трудовых книжек

Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения. Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов. К таким документам относится и книга учета трудовых книжек. В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства.

Прошивка книги выполняется сотрудником кадрового отдела, и он обязан знать о том, как прошить книгу учета движения трудовых книжек правильно.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.

  1. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц).

    Как нумеровать книгу учета движения трудовых книжек листы или страницы

    Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.

  2. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить

    к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.

  3. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
  4. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.

После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки. Оформление листа (наклейки) выглядит следующим образом:

  • размер листка – 4×5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки);
  • на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги);
  • указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

Оформление делается после наклеивания на обложку. Печать и узел нити, залитый клеем, являются дополнительным средством индикации неприкосновенности данного документа. Все вышеперечисленные действия дают исчерпывающий ответ на вопрос о том, как прошить журнал движения трудовых книжек и при соблюдении их поэтапности в процессе прошивки проблем не возникнет.

Ведение учета трудовых книжек

Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».

Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:

  • правила оформления ведения трудовых книжек;
  • бланк книги учета;
  • Трудовой кодекс России;
  • документы предприятия;
  • бланки трудовых книжек;
  • печать (штамп) предприятия;
  • трудовые книжки работников.

Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.

Заполнение титульного листа

Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы. Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе. Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.

Вместе с этим материалом часто читают:

Категория: Налоги

Похожие статьи:

Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам медицинского обеспечения безопасности дорожного движения».

Как правильно прошить документы

Бухгалтерский баланс как элемент метода бухгалтерского учета

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации.

Голосование:

Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов — в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф:

  • в первую графу записывается регистрационный номер документа;
  • во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее;
  • в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены;
  • в 6 графе указывается название, номер и дата документа – основания получения / выдачи бланков;
  • в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах – сумма покупки / продажи.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

Книга учета трудовых книжек

2 ноября 2015     Персонал

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад.

Как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек

Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

5 – полное ФИО работника.

6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.

8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

Скачать образец документа

Книга учета трудовых книжек бланк — скачать.

Книга учета движения трудовых книжек

Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя держать специальную книгу, благодаря которой ведется учет движения трудовых книжек внутри предприятия. Это – книга учета (далее в статье- Книга).  Обязанность ведения и хранения данной Книги несет отдел кадров данного предприятия. Если предприятие не имеет такого отдела, то Книга, как правило, хранится у бухгалтера. 

На практике в Книге должна быть отражена следующая информация:

  • факт получения трудовой книжки от сотрудника, которого приняли на работу в данной организации;
  • приобретение и оформление трудовой книжки для сотрудника, который раньше нигде не работал;
  • оформление нового вкладыша;
  • оформление дубликата;
  • выдача трудовой книги сотруднику, который был уволен.

Все записи в Книге вносятся по хронологической последовательности.

Некоторые требования

Конечно, конкретных требований к оформлению Книги не предусматривается, но их можно оформить на основании практики и судебных решений. В частности, можно перечислить следующие требования:

  • Книга должна иметь твердую обложку. Подобная мера необходима для обеспечения сохранности Книги в течение всего периода ее заполнения. При этом период заполнения книги – не один год, а промежуток заполнения всех имеющихся листов. Также предусматривается определенный период ее хранения, который составляет 75 лет.
  • Нужно делать надпись на задней части обложки, в которой будет информация о Книге, числе имеющихся страниц, дате начала ведения.
  • Книгу нужно прошивать. Она также должна быть пронумерована. Основная цель подобного требования – обеспечение невозможности добавления дополнительных листов.
  • Листы должны иметь определенную утвержденную форму.

При этом необходимо также знать о том, что заверять и ставить подпись на обложке Книги могут только определенные лица, наделенные подобными полномочиями. К их числу можно отнести руководителя предприятия или руководителя кадрового отдела, если, конечно, у него есть соответствующая доверенность.

Определенные требования также предъявляются к порядку осуществления прошивки. В частности, нити прошивки должны быть скреплены соответствующей печатью. При этом невозможно использование бумажной наклейки. Действующие правила, установленные законодательством, требуют наличие сургучной печати.

Все вышеуказанные правила являются обязательными и должны быть полностью соблюдены руководителем организации. Их несоблюдение или нарушение может стать основанием для применения определенных  мер ответственности.

Порядок внесения записей

Законодательством также регулируется порядок внесения записей в Книгу. В частности, соответствующим нормативно-правовым актом Министерства труда установлены 13 столбиков, которые должны содержаться в книге.  Ниже рассмотрен каждый из столбиков.

Первая графа содержит информацию о номере записи, которая вносится в Книгу. Законодательство гласит, что все записи, которые были внесены в Книгу, должны иметь свои номера.

Столбики 2-4 содержат информацию о дате приема конкретного работника на работу, о заполнении трудовой книжки или ее вкладыша. Необходимо указать не только год, но также число и месяц внесения соответствующей записи. Порядок их оформления тот же, что и при заполнении трудовых книжек: необходимо писать арабскими числами.

При этом необходимо знать о том, что на практике бывают случаи, когда дата приема на работу и подписания трудового соглашения не совпадает с датой внесения соответствующей записи в трудовую книжку.  В среднем, разница между днями может составлять 5-10 рабочих дней.

В пятой графе указывается ФИО сотрудника. При этом данные необходимо заполнять из паспорта. При их заполнении нужно быть предельно внимательным, и внести в Книгу ФИО именно так, как указано в паспорте.  Например, если имя сотрудника в паспорте написано через букву “ё”, то и в Книге оно должно быть записано именно так: нельзя писать через букву “е”.

В шестом столбике заполняется номер трудовой книжки. При этом серия или номер могут значительно отличаться в зависимости от периода выпуска конкретной трудовой книжки. Например, трудовые книжки, выпущенные с 1938 года не имели номеров. В этом случае нужно ставить пробел в данном столбике, что свидетельствует об отсутствии номера трудовой книжки. А, например, с 2003 года трудовые книжки имели серии из русских букв, а номер состоял из 7 арабских цифр. При этом необходимо обратить особое внимание на внесение реквизитов вкладыша. В частности, если вкладыш был оформлен в данной организации, то в этом случае в Книге необходимо заполнить также данные вкладыша. Если же вкладыш бы оформлен ранее, то в этом случае реквизиты вкладыша вносить не нужно.

В следующей графе нужно заполнить информацию о должности сотрудника. При этом нужно заполнить трудовую функцию, которую осуществляет данный работник. В Книге необходимо заполнить должность и трудовую функцию работника так, как они указаны в трудовом соглашении.

В восьмой графе заполняется место работы, на которую был принят сотрудник.  Запись должна соответствовать данным, указанным в трудовом соглашении. Необходимо внести наименование предприятия, а также отдела, в котором будет работать сотрудник.

В следующей графе заполняется информация о дате  назначения сотрудника на соответствующую должность, а также номер приказа. В частности, необходимо указать реквизиты приказа или другого внутреннего документа предприятия, на основании которого сотрудник был принят на работу. При этом необходимо сперва заполнить дату принятия данного документа и только после этого внести его номер. Данная графа должна быть заполнена, только если осуществляется регистрация движения трудовой книжки. При выдаче вкладыша ее заполнять не нужно.

В десятом столбике заполняется расписка лица, которое несет ответственность за оформление трудовой книжки. Здесь необходимо поставить подпись того лица, которое несет ответственность за хранение и оформление трудовых книжек на данном предприятии.

На практике очень часто бывают случаи, когда сотрудник отдела кадров, который только был принят на работу, обнаруживает, что до него Книга в данном предприятии не велась. В подобной ситуации необходимо написать докладную, иначе сотрудник может быть привлечен к ответственности за невыполнение трудовых обязательств. После обнаружения факта отсутствия Книги, ее нужно создать с “нуля”.  Конечно, в этом случае сотрудник должен внести записи о всех трудовых книжках, которые на данный момент находятся в предприятии.

Записи должны быть внесены в хронологическом порядке.

В следующей графе необходимо указать данные о сумме, которая была получена за заполнение трудовой книжки или вкладыша.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Сумма указывается в рублях. Ее передает работник. Но бывают случаи, когда на конкретном предприятии с работников не взимается плата за приобретение нового бланка. В этом случае в данном столбике нужно поставить пробел.

В графе 12 заполняется информация о дате выдачи трудовой книжки сотруднику. Данная графа заполняется при расторжении заключенного с сотрудником трудового соглашения. При этом нужно заполнить дату последнего дня осуществления трудовой деятельности у данного работодателя. На практике бывают случаи, когда сотрудник оформляет отпуск перед своим увольнением. В подобной ситуации последним днем работы считается последний день отпуска. На практике, конечно, трудовая книжка выдается сотруднику до  отпуска. Расчет также осуществляется до отпуска.  Но даже в подобной ситуации в Книгу необходимо внести дату официального окончания работы, т.е. последний день отпуска.

В последней графе  сотрудник ставит расписку о том, что он получил свою трудовую книжку.

Данный столбик может также содержать следующие данные:

  • подпись работника о том, что сотрудник получил свою трудовую книжку. Подпись ставится в том случае, если работник получил свою трудовую книжку лично;
  • если работник не явился для получения трудовой книжки, то  в этом случае необходимо внести данные об уведомлении, в котором говорится о необходимости получения трудовой книжки (например, номер заказного письма).
  • если трудовая книжка был отправлена сотруднику по почте, необходимо внести данные о письме.

В последних двух случаях также необходимо сохранить чеки и квитанции, которые свидетельствуют об отправке письма или уведомления. 

Как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек