Зуп корп 3.0

УТ 8.2 & УПП : Управленческий & Торговый учет


1. Предисловие
Цель данной статьи – помочь найти рациональные пути решения задач т.н. «управленческого учета» (далее УУ) средствами программы «УПП».
Конечно, оптимальный выбор путей решения (для таких непростых задач как УУ) неоднозначен и всегда зависит специфики работы и организации вашей ИТ-системы.
Однако, как показывает практика, т.н «базовые задачи» (и известные трудности их решения) у большинства компаний совпадают.
И не смотря на то, что (в отличии от регламентного учета) организация УУ в разных компаниях различается (а в этом и есть самая главная сложность методологической организации и постановки задач УУ!), практический «круг задач» — известен. Т.е можно говорить о т.н. «сводной модели УУ», которая частично и реализуется в разных компаниях.
И так же при этом нужно понимать, что если у вашей компании (допустим) пока не стоит задача перераспределить некоторую затрату между центрами затрат (сейчас затрата относиться всегда на один центр ), то (вполне вероятно) завтра руководство вашей компании поставит новую задачу «обеспечить перераспределение».
Таким образом, при проектировании информационной системы, нужно заранее понимать возможный «круг задач», «что бы не пришлось потом переписывать» всю вашу конфигурацию.
К сожалению, очень многие допускают такие ошибки проектирования. И, пожалуй, среди всех контуров учета, которые мучительно и долго (а следовательно — дорого) «переписываются» «лидирует» (в большинстве случаев) УУ.
В данной статье некоторая классификация задач (и путей их решения) приведена в разделах №3 и №4.
Сразу хочу уточнить, что в этой статье я буду (в первую очередь) рассматривать задачи, которые наиболее актуальны для предприятий т.н. «среднего бизнеса». Т.е не буду рассматривать задачи планирования / бюджетирования, а так же консолидации и формированию отчетности по международным стандартам.
И еще (обращаю ваше внимание), если у вас ранее не было опыта в решении задач автоматизации УУ, то в статье есть раздел №2, который поможет вам быстрее «войти в курс дела».
Раздел №2 поможет раскрыть понятия УУ, что бы было проще понять суть задач УУ и не упустить важные моменты при проектировании информационной системы.
2. Управленческий учет — это..
Все (с разных сторон) говорят про «УУ» и понятие УУ сильно «перегружено». Кто-то (например) полагает, что задача УУ — это расчет прибыли от продаж товаров и расчет долгов контрагентов; для кого-то УУ – это планирование платежей; для кого-то — формирование бюджетов и т.д…
Как известно, «нельзя объять необъятное, и по этому нужно ясно определится: решение какой задачи (задачи «миниум»!) обеспечивает, с позиции среднего бизнеса (так выбрано было ранее) реализацию контура УУ.
Так же важно понимать, что УУ никогда не существует (не может существовать) «сам по себе». Т.е он обязательно основывается на данных, которые предоставляет ему т.н «оперативный учет».
В УПП (в документах) есть признак «отразить в упр. учете», однако не следует понимать это буквально. Т.е » функционал упр. учета конфигурации УПП» можно использовать и как «оперативный учет», и как «управленческий учет», а можно не использовать его вовсе.
Для целей УУ отражать хозяйственные операции «в реальном времени» не требуется. Зато обязательно требуется (там, где это возможно) их финансовая оценка.
В качестве «оперативного» вполне может выступать бухгалтерский учет и (для целей УУ) это хороший вариант.
Здесь главное условие — предоставить все необходимые (для УУ) данные «в срок» (обычно, до конца текущего месяца).
Какие-то данные (например, выручка и движение денежных средств) обычно требуется предоставлять ежедневно, так как по этим данным формировать отчеты (например, анализ движения денежных средств) обычно хотят ежедневно.
—————
Далее, (для понимания задач УУ), я приведу ряд «распространенных понятий» о том «что такое УУ». Каждое такое понятие «от части» справедливо, «отчасти» – нет.
Я прокомментирую данные понятия и (в итоге), сформулирую «практическое» понятие УУ и задачу «миниум» его реализации.
——————
(1) УУ — это более детальный и точный учет, чем бухгалтерский…
Это может быть так, но далеко не всегда. Подсистема регламентного учета УПП является мощным инструментом, который позволяет вести учет как на плане счетов, так и дополнительный (т.е. более детальный) учет на регистрах учета (например – регистры учета НДС). Так же на плане счетов «Хозрасчетный» предусмотрена возможность использования различных аналитик . И в т.ч. УПП обеспечивает возможность добавлять свои аналитики (субконто).
В итоге, если ваша детализация бух. учета «покрывает» потребности УУ, и если вы можете «в срок» (обычно — в начале следующего месяца за месяц предыдущий) формировать «отчет о доходах и расходах» , то все необходимое для ведения УПР учета в УПП у вас уже есть. Это вариант т.н. «Бухгалтерского управленческого учета».
Однако надо понимать, что существуют различные факторы, которые могут существенно влиять на «правильность» бухгалтерских данных для целей УУ.
Например, ваша компания давно работает с контрагентом. Владелец компании-контрагента все это время не менялся, а вот «вывески», юр. адреса и название – менялись. Таким образом, бухгалтера внесли в базу нескольких контрагентов, хотя для целей УУ (по сути дела) это один контрагент (одна фирма). Отклонение бухгалтерского учета от «реальности» в этом случае очевидна.
.. И тем не менее , вариант с «Бухгалтерским управленческим учетом» – самый короткий путь к достижению цели. И так, где это возможно, я рекомендую в УПП именно этот путь.
Справедливости ради нужно сказать, что вариант «Бухгалтерского управленческого учета» чаще может быть реализован в относительно небольших компаниях.
Однако, оценивать такую возможность необходимо в каждом конкретном случае.
(2) УУ – это «реальный учет», а бухгалтерский – это «белый» (фискальный) учет.
Опять-таки — далеко не всегда. Часть компаний (например, многие западные) работают «по белому» и вполне могут вести «Бухгалтерский управленческий учет».
Но даже если часть данных не должна отражаться в БУ (а должна только во внутреннем учете!), то технически в УПП, например, есть такой вариант:

  1. Вы вводите в базе УПП две организации» : «Управленческая» и «Ваша организация» (как она зарегистрирована в налоговой инспекции);
  2. Все первичные документы вводятся пользователями на «управленческую» организацию, а если документ должен быть отражен в «белом» учете, то дополнительно нужно обеспечить (лучше автоматически) формирование такого же документа, но сформированного по «Вашей регламентной» организации.
  3. Еще этот способ решения хорошо подходит, если нужно решить задачу консолидации: т.е. в состав вашей компаний входят несколько юр. лиц и вам нужно исключить внутригрупповые операции (выполнить элиминирование). В этом случае, вы можете собирать все нужные хоз. операции на «Управленческой организации», исключая внутрифирменные операции.

Сразу хочу сказать, что применимость подобных подходов нужно оценивать всегда самостоятельно.
(3) УУ показывает текущие (актуальные) данные; он «оперативнее» чем бухгалтерский учет.
Опять -таки — не всегда. Например, цеховые учетчики могут оперативно отражать (в учете) закрытие заказов на производство , но при этом, в бухгалтерском учете эта информация не отражается. Однако данная информация едва ли будет полезна финансовому директору, так как эта информация (скорее) ориентирована на менеджеров и начальника производства.
Таким образом, далеко не все данные т.н. «оперативного учета» требуется отражать в «управленческом учете».
С другой стороны, бухгалтерия, например, фиксирует в учете авансовые отчеты сотрудников. Сотрудники могут «забывать» сразу приносить оправдательные документы (например , авиабилеты) и по этой причине авансовые отчеты будут оформляются не оперативно (т.е. задним числом). Но при этом (предположим) все авансовые отчеты бухгалтерия требует «сдать» до конца месяца. И такая «оперативность» вполне устраивает финансовых контролеров (в вашей фирме, например, есть такие сотрудники и они формируют отчетность УУ), так как все расходы попадут в отчетность указанного периода.
Однако, возможна и другая ситуация (пример), когда входящие услуги оплачены и фактически оказаны фирмой-контрагентом, однако акт выполненных работ своевременно предоставлен контрагентом не был. И в результате, в бухгалтерском учете поступление услуг оказывается «не оформленным» (и по бухгалтерскому учету числиться дебиторская задолженность), а по УУ ее быть не должно.
И наконец, еще одно распространенное отличие УУ и бухгалтерского учета: закрытие периода по УУ требуется выполнять раньше (в начале нового месяца, не позднее 10 числа), чем по РУ.
По этой причине потребуется согласовывать сроки формирования бух. данных и дальнейшее «закрытие от изменения» данных выбранного периода .
(4) УУ позволяет выполнять планирование, а бухгалтерский ориентирован только на прошлое, т.е на фиксацию свершившихся фактов хоз. деятельности.
С этим стоит согласиться: в подсистеме регламентного учета УПП не предусмотрены, например, механизмы планирования или бюджетирования.
Однако, автоматизировать в УПП эти задачи можно только тогда (и только тогда), когда автоматизированы задачи текущего учета. Суть в том, что для планирования и бюджетирования обязательно потребуется:

  1. План-фактный анализ;
  2. Актуализация планов и бюджетов (коррекция их «до факта»).

И еще замечу, что если внедрен (работает) текущий учет, то формирование планов (бюджетов) можно вести и вне УПП (например, многие это делают, используя различные другие программы, возможно более удобные для этого).
А далее, уже в рамках УПП (средствами «1С») формируют план-фактный анализ и выполняют актуализацию планов .
В итоге, такой подход тоже позволяет эффективно решать задачи планирования и бюджетирования , ни используя и не внедряя (при этом ) соответствующие контуры УПП.
После того, как приведены все эти примеры, я наконец таки, сформулирую свою формулировку: «что такое управленческий учета в УПП»:
УУ в УПП – это набор механизмов и методик их использования для формирования отчетности, предназначенной для целей текущего (и прогнозирования в «обозримом» будущем ) финансового состояния компании.
В итоге (заинтересованных лиц) всегда интересуют следующие отчеты:

  1. Отчет о доходах и расходах;
  2. Отчет о движении денежных средств;
  3. Управленческий баланс;

Т.е как бы «иначе» не была для вас «озвучена задача автоматизации управленческого учета в «1С», в итоге вы должны понимать : «нужно готовиться к предоставлению вот этих отчетов».
Если же подойти к этому вопросу еще более практически (что в первую очередь необходимо примерно 80% компаний), то это пункт 1. Т.е «Отчет о доходах и расходах».
Собственно, автоматизированное формирование этого отчета и есть «задача миниум» УУ.
А техническая задача автоматизации «1С» УПП – обеспечить его формирование.
3. Базовые задачи и известные трудности их решения.
Так в чем же «известные трудности» реализации УУ в УПП, раз «на выходе» (см. задачу миниум) достаточно получить отчет, схожий с формой № 2 (отчет о прибылях и убытках) стандартного бухгалтерского баланса ?
А для других отчетов («Отчета о движении денежных средств» и «Баланса») так же есть бухгалтерские аналоги : форма №4 (движение ден. средств) и форма №1 (бух. баланс) ?
——————
Суть (трудность) состоит в том, что отчеты (УУ и бух), совпадая по форме, могут существенно различаются по содержанию, а именно:

  • По детализации (т.е аналитикам учета);
  • По финансовой оценке (показателям);

И так, рассмотрим технически значимые отличия (и трудности из решения). В начале, начнем с общих моментов:

  • Отчет о доходах и расходах УУ (в отличии от регл. учета) должен формироваться «в разрезе» центров затрат (другое распространенное название – ЦФО : центр фин. ответственности).

Т.е в отличии от регл. учета здесь нужно «раскрыть» доходы и расходы «по подразделениям» (это уже в терминах УПП). Иными словами, нужно показать : какие подразделения работают более эффективно (приносят дохода больше, затрат потребляют меньше и т.д).
В регл. учете детализация «до подразделений» не предусматривается. Однако стоит заметить, что в конфигурации «Бухгалтерия предприятия корп . 2» «подразделение» стало измерением учета (хотя и не балансовым). Т.е можно сказать что «Бухгалтерский управленческий учет в «1С» тоже «двигается» в этом направлении. Однако, подсистемы регламентного учета конфигурации УПП это пока «не касается».

  • Отчет о движении денежных средств (в отличии от регл. учета) то же должен формироваться «в разрезе» центров затрат.

Т.е в отличии от регл. учета движения д/с (например входящие и исходящие платежи) нужно обязательно «привязывать» не только к статьям движения денежных средств, но и к местам возникновения затрат (далее МВЗ). Т.е платежи уже не могут быть «просто по организации в целом», а должны быть привязаны МВЗ.
Вполне может быть, например, что исходящий платеж (оплата услуг контрагенту) нужно сразу «связать» с несколькими подразделениями.
Именно в распределении расходов и затрат (в том числе долями или иными способами) состоит одна из наиболее распространенных задач автоматизации УУ.

  • Управленческий баланс — более сложная задача автоматизации, чем (1) и (2).

Во-первых, потому что для решения задач (1) и (2) требуется обеспечить учет оборотных показателей. А для задачи (3) (кроме «оборотных») нужно ввести и учитывать еще и остатки.
И при этом, нужно быть готовым к тому, что в качестве требуемой аналитики «управленческого баланса» заказчик потребуют еще и «направление деятельности».
Конечно, если у вашей компании сейчас одно единственное направление деятельности (например «общественное питание»), то разделять баланса «по направлениям деятельности» не понадобится.
Однако, если собственник бизнеса (например, завтра) решит развивать новое направление бизнеса (допустим, розничная торговля продуктами питания), то от вас, скорее всего, потребуют «обеспечить формирование упр. Баланса» в разрезе направлений: общественное питание / розничная торговля продуктами.
Для разделения учета по «направлениям деятельности» в УПП можно использовать «номенклатурные группы». Например, «общественное питание», «розничные товары».
В этом случае, при оформлении продаж необходимо будет указывать номенклатурную группу. Обязательным будет и указывать номенклатурную группу, для учета затрат (и иных расходов).
И так, рассмотрение «общих» задач на этом мы закончим и рассмотрим («на примерах») несколько типичных задач УУ.

  • Пример «A»:

В состав компании входит IT-отдел, который оказывает услуги по обслуживанию оборудования и программ. Потребителем услуг выступает бухгалтерия и отдел продаж. При этом, IT-отдел является отдельной организацией » A», выделенной на отдельный баланс.
В конце каждого месяца от имени этой отдельной организации «А» ( IT- отдел) выставляется на другую организацию «Б» акт выполненных работ.
Акты выполненных работ (как и полагается) вводятся в программу «УПП», и при этом в регламентном учете возникают доходы по организации » A» и расходы по организации «Б».
Однако, у этих организации один собственник и (следовательно) для целей УУ таких «доходов» и «расходов» возникать не должно (все это происходит внутри единой компании).
Однако для целей УУ нужно учитывать расходы IT отдела (разумеется, услуги по обслуживанию программ не бесплатные .
И более того, расходы IT-отдела (например, зарплату работников) справедливо (и правильно) с позиции УУ каким-то образом распределить между «бухгалтерией» и «отделом продаж».
В качестве базы распределения может, например, выступать количество единиц компьютерной техники (находящейся в этих подразделениях), или что-нибудь еще.

  • Пример » B»:

Товародвижение в компании происходит таким образом, что товар проходит по «цепочке поставок» через несколько отделов.
Например, сначала проходит «оптовый отдел», далее попадает в «региональный распределительный центр», далее в «розничное торговое подразделение» (магазин).
Допустим:

  1. Все указанные подразделения входят в состав одной организации; имеют одного собственника.
  2. Политика по УУ предусматривает, что доход должен рассчитываться только по товару, который был продан «конечному потребителю» (в нашем примере : «розничное торговое подразделение» продало товар покупателю).
    И при этом, необходимо (от проданного товара) рассчитать т.н. «сквозную доходность» всех подразделений участвующих в цепочке поставок.

Т.е сложность состоит в том, что по фату движения товара в программе оформлялись межскладские перемещения.
Однако при расчете «сквозного дохода» нужно учитывать т.н. «трансфертные цены» передачи товаров между подразделениями. И таким образом, разница между исходящей и входящее стоимостью проданного товара и будет определять т.н. «сквозной доход» каждого из подразделений.

  • Пример «C»:

Компания закупает товар у иностранного поставщика. Для доставки и «растаможки» товара она пользуется услугами внешних контрагентов, которые оказывают фрахтовые и брокерские услуги.
Доставку товаров (с центрального распределительного склада в регионы) осуществляет внешний контрагент (транспортный агент).
В соответствии с принятой в компании методологией УУ все вышеперечисленные расходы должны относиться на так называемые «нулевые затраты». Т.е эти затраты должны сразу включаться в себестоимость товара, с которым они связаны.
В некоторых случаях, доставка товара осуществляется «за счет покупателя». В таких случаях услуги по доставке «перевыставляются» на самого покупателя.
Для целей УУ необходимо раскрыть (в отчете по анализу продаж товара) себестоимость товара:

  • Стоимость поставщика (сумма);
  • Доп. расходы фрахтовые (сумма);
  • Доп. расходы брокерские (сумма);
  • Доп. расходы транспортного агента (сумма);
  • «Перевыставленные услуги» (сумма, которая уменьшает себестоимость проданного товара).

Очевидные сложности реализации такой схемы:

  • Во первых, доп. расходы могут возникать в разные моменты, а не только при поступлении товара.

И если использовать типовой документ «Поступление доп. расходов», то не ясно «какую партию» (приходный документ) выбирать, если например доп. расходы возникают «при перемещение товара со склада на склад».

  • Во вторых, необходимо «раскрыть» себестоимость проданного товара.

Например, отчет «Валовая прибыль» удобно использовать для анализа продаж, однако этот отчет показывает с/с товара, в которую уже входят все «нулевые затраты». А требуется раскрыть эту с/с по составляющим.

  • В третьих, если мы отказываемся вести партионный учет (выбираем в УПП вариант расширенной аналитики учета затрат, далее РАУЗ) то совсем не очевидно «как разделить доп. расходы» между проданным и оставшимся товарам.

К тому же замечу, что в режиме работы с РАУЗ, документ «Поступление доп. расходов» все равно требует от пользователя указать ему документ прихода.

  • В четвертых, распространенная трудность — распределение доп. расходов по поставке товара.

Практическая сложность в том, что товары (например, приходят контейнерами) могут поступать разных габаритов и стоимости. Следовательно, распределить по доп. расходы только по стоимости, или только по весу товара будет экономически не справедливым.
От сюда возникают задачи распределить суммы доп. расходов более сложными способами.

  • Пример » D»:

Компания регулярно пользуется услугами сервисных компаний. C некоторыми компаниями (контрагентами) оплата осуществляется после оказания услуг (предоставления актов выполненных работ).
C другими контрагентами (в соответствии с договорами), необходима значительная предоплата (и окончательны расчет после выполнения работ, т.е после подписания акта выполненных работ).
Предположим, что хоз. операции оформляются в УПП и по факту выплаты аванса оформляется платежное поручение исходящее. В этот момент в бух. фиксируется авансовый платеж и возникает дебиторская задолженность поставщика. Но при этом, для бух. учета данный платеж не отражается как расход или затрата.
Но в соответствии с установленной учетной политикой (предположим такое) в УУ доходы и расходы нужно определять не в момент начисления, а по оплате. И следовательно, в УУ авансовый платеж нужно рассматривать как расход.
Сделаем еще допущение: учетной политикой по УУ предусмотрено следующее: для авансовых платежей (к расходам по УУ) нужно принимать не «сразу всю сумму авансового платежа», а делить сумму платежа на запланированный срок выполнения работ и (таким образом) рассчитывать ежемесячные суммы, которые и относить к расходам.
Итого:
На основе приведенных примеров (а это примеры из практики) очевидно, что оценка доходов и расходов; учет и перераспределение расходов – все это не простые задачи. Собственно говоря, решение подобных задач – это и есть наиболее частные задачи реализации УУ.
4. Примеры реальных проектов по УУ. Примеры их решения в УПП.
В заключительной части статья я приведу примеры задач УУ, которые возникали у меня на проектах внедрения УПП.
Здесь же я обозначу возможные пути их решения ; раскрою собственное понимание «как это лучше сделать».

Суть задачи (краткое описание) Пути ее решения в УПП
Для УУ учитываются
только обороты текущего
месяца по затратам.
В конце месяца затраты перераспределяются
на проекты и центры затрат. Переходящих остатков
по затратам (на следующий месяц) быть не должно.
При оформлении первичного
документа (например, поступление услуг) бухгалтер распределяет
затраты на МВЗ/проект и вид затрат, используя «ключ» распределения (выбирая из справочника «ключи» распределения).
  • МВЗ (место возникновения затрат) – элементы справочника «Подразделения»
  • Проекты – элементы справочника проекты.
  • Каскадное перераспределение затрат (с подразделения на подразделения) можно обеспечить, используя документ «Отчет производства за смену» (далее ОПЗС).
    Таким способом, ОПЗС будет фиксировать исходящие затраты «от одного подразделения на другое».
    В ОПЗС это можно искусственно сделать через выпуск «внутрифирменных услуг»
    В этом случае направление выпуска будет – «в затраты». Удобно использовать направление «список» ; т.е распределять затрату на несколько подразделений, указывая при этом базу распределения.
    Так как перераспределение затрат должно выполняться каскадно и автоматичски, то необходимо автоматизировать расчет долей распределения затрат и обеспечить формирования пакета документов «ОПЗС».
  • Другое распространенный вариант решения — создать специальный документ УУ и обеспечить его формирование (и различные варианты автоматического ввода и распределения затрат) на основании (либо вместе) с первичным документом УПП.
  • Если по методологии УУ предусмотрены как МВЗ так и проекты, то проекты, обычно, используются следующим образом:
    url) Затраты сначала «падают» на проекты, а затем уже затраты «каскадно» перераспределяются на другие МВЗ (в направлении от центров затрат в сторону центров доходов).
    б) Проекты используются для контроля (над возможным превышением) текущих затрат по указанной статье бюджета и его плановой сумме.
____________________ ___________________________________________________
Необходимо обеспечить
распределение затрат IT-отдела (зарплата сотрудников и пр.) на обслуживание программ и компьютерной техники других отделов компании (отдела продаж и отдела закупок).
База распределения должна
быть «динамической», т.е формироваться на основании коэффициентов KPI.
Для каждого подразделения рассчитывается величина
(сумма), равная Колво_Документов*Плановая_Цена_Ед;
Пропорционально этим суммам должны распределяться затраты.
  • Для ежемесячной установки долей распределения можно использовать типовой документ «Установка базы распределения затрат».
    При этом нужно доработать УПП: обеcпечить автоматических расчет и заполнение документа (по данным о фактическом количестве оформленных документов и плановых ценах за единицу).
____________________ ___________________________________________________
Необходимо создать отчет
для сравнения затрат по
бухгалтерскому и управленческому
учету.
  • Сопоставление затрат можно выполнять по статьям, при условии что перечень этих статей (справочник «Статьи затрат» и справочник «Прочие доходы и расходы») общий для бухгалтерского учета и УУ.
_______________________________ ________________________________________________
Необходимо упростить работу
«по контролю» за входящими
и исходящими затратами
(центрами затрат).
«Ответственный» должен
иметь возможность «видеть»
(в виде отчета) все входящие/
исходящие затраты относительно своего центра.
  • Данный отчет можно реализовать в виде “шахматной ведомости», показывая входящие затраты (по подразделениям и статьям) и исходящие, т.е корреспондирующие затраты (по подразделениям и статьям).
_______________________________ ________________________________________________
Необходимо обеспечить в УУ
учет основных средств и
начисление амортизации.
В УПП необходимо учитывать следующее:
a) Первоначальная стоимость
основного средства в УУ и
регл. учете могут отличаться.
b) В управленческом учете
амортизация начисляется только линейным способом.
c) В УУ амортизация
должна продолжать начисляться
и после окончания срока
полезного использования
(пока основное средство
«не числится списанным»)
  • Для целей УУ можно доработать типовой механизм учета о/с в упр. учете УПП.
_______________________________ ___________________________________________________
Для целей УУ необходимо
обеспечить установку аналитик
учета затрат (центр затрат,
проект, статья) так,
что бы по факту возникновения
затраты была возможность автоматически отнести (в программе) затраты на эти аналитики.
  • Ввод центров затрат, проектов, долей распределения, статей удобно предусмотреть в документе «Заявка на расходование д/с».
    Т.е «тот кто инициирует заявку» — сразу и отвечает за правильную аналитику учета.
_______________________________ ________________________________________________
Для целей УУ необходимо
относить к расходам, связанным
с продажей товаров клиентам
(«нулевым расходам») следующие расходы:
(1) Доставке товаров
на склады компании;
(038 группа (увеличивает с/с);
(2) Внутрифирменное
межскладское перемещение
со склада (Москва) в филиалы ;
(026) группа (увеличивают с/с);
(3) Доставке товаров клиенту
со складов компании;
(014 группа; относится
на выручку и увеличивают
выручку
(перевыставляются клиентам);
(4) Списание рекламных
Материалов
(их передают клиентам);
(041) группа;
увеличивают с/с;
(5) Продаже покупателю
на сумму бонуса (скидки);
(013) группа;
уменьшают выручку
  • Пути решения зависят от выбора методики расчета с/с (т.е выбор варианта: РАУЗ или партионный учет).
    В случае с партионным учетом проще обеспечить соотнесение расходов и проданного товара (по партии).
  • Вариант РАУЗ имеет много своих преимуществ (перед партионным учетом). Однако весьма неочевидно «каким образом соотнести нулевые расходы на проданный товар и на остальной товар».
_______________________________ ___________________________________________________
В учетной политике компании (по УУ)
суммы реализации товаров учитываются
без выделения НДС (то есть в т.ч. НДС).
Учет НДС и расчет сумм НДС
(к уплате в бюджет) осуществляется в 1С:Бухгалтерии.
УУ ведется в УПП.
В отчете о доходах и расходах
нужно отражать расходы на уплату НДС.
При этом, расходы по НДС
нужно распределить между
отделом оптовых продаж,
мелкооптовым отделом и т.д.
В качестве базы распределения
следует использовать выручку
отдела за текущий месяц.
  • Затраты по уплате налогов можно фиксировать в УПП, например, по МВЗ «Уплата налогов», по статье «НДС к уплате».
    При этом, в документе поступления затрат, будем заполнять поле «Проект» и указывать в нем «вид распределения по проектам».
    Т.е, предварительно нужно создать в базе вид распределения:
    • Название — «Распределение НДС»
    • Способ распределения — «При проведении документов».

Далее, необходимо автоматизировать расчет базы перераспределение затрат.
Для фиксирования в программе базы будем использовать документ «Распределение по проектам».

  • Расчет базы и распределение затрат можно реализовать и непосредственно при формировании отчета по доходам и расходам. Однако, это не лучший вариант по производительности. И еще, результаты распределения не будут зафиксированы в учете.
_______________________________ ___________________________________________________
Необходимо обеспечить возможность
оперативного анализа (обороты и остатки) «денежного потока» по подразделениям.
Учет доходов по внутрифирменным
кредитам:

  • Необходимо распределить сумму (процент, начисленный за использование кредита) между подразделениями, по которым (за указанный период) был перерасход денежного потока;
  • База распределения должна учитывать суммы перерасхода денежного потока и количество дней перерасхода;
Учет денежного потока в УПП можно вести на регистре «Движения денежных средств».
Движение денежных средств можно вести в разрезе проектов. Как вариант, можно завести виртуальные «проекты», соответствующие подразделениям из справочника подразделения.
Таким (искусственным) способом можно добиться разделения денежных потоков.
Если нужно распределить один платежный документ (движение денежных средств) по нескольким подразделениям, то можно использовать «виды распределения по проектам».
Далее, необходимо автоматизировать расчет базы перераспределения, рассчитывая суммы и количество дней перерасхода.
Для распределения затрат (начисленных за использование кредита) можно использовать «виды распределения по проектам».

На этом, все.

Общие характеристики программных продуктов в 1С

Российская компания «1С» ведет свою деятельность с 1991 года. Название «1С» образовано от словосочетания «1 секунда» — именно столько требовалось для получения запрошенной информации с помощью первой программы, созданной основателями.

Наиболее известными продуктами 1С стали учетные системы различного назначения.

Современные программные продукты 1С для ведения учета обычно построены по принципу «оболочка и база данных».

Оболочка — технологическая платформа, система объектов и механизмов управления ими. В свою очередь, объект — это составной элемент, кусочек мозаики, который необходим для построения нужной картинки — конфигурации. Все возможные кусочки мозаики и составляют оболочку. Прикладное решение (конфигурация) выбирает нужные для прикладного решения объекты, по которым оболочка создаст информационные структуры и будет работать с внесенными в них данными заранее определенным образом.

База данных — совокупность информации, хранимой в системе, структурированная и управляемая с помощью технологической платформы. В версии 1С 8.2 есть новшество — объект «Внешние данные», с помощью которого можно напрямую подключаться и к внешним источникам информации (данных).

Подобное устройство — секрет успеха 1С. С такой технологией разработчику остается только выбрать те кусочки мозаики (объекты), которые отвечают запросам пользователя, и получить картинку-конфигурацию, решающую поставленную задачу.

Управленческий учет, встроенный в специализированный модуль программы

Устройство программы способствует 2 основным вариантам реализации управленческого учета в 1С:

  • когда в специализированную конфигурацию (например, зарплатную или складскую) добавлены элементы управленческого учета, т. е. выбраны кусочки мозаики, которые дадут цельную картину по выбранному направлению (персоналу или запасам);
  • когда конфигурация изначально построена для реализации управленческого учета, т. е. все возможные элементы мозаики, необходимые для создания картинки, по которой можно принимать управленческие решения, включены в конфигурацию.

Рассмотрим 1-й вариант на примере «1С: ЗУП» («Зарплата и управление персоналом»).

Как можно понять из пояснений выше, данная конфигурация является специализированной. Помимо обслуживания бухгалтерских нужд, в нее добавлены объекты, позволяющие выполнять управленческие функции.

Например, помимо справочников «Сотрудники» и «Штатное расписание», есть возможность формирования справочника «Вакансии». Для каждой вакансии можно указать требуемые параметры (например, по заявкам руководителей подразделений) и описание рабочего места, после чего можно сформировать «Кадровый план» (какие сотрудники и куда нужны).

Следующая функция — «Набор персонала», позволяющая вводить в систему информацию о соискателях с упорядочиванием сведений по нужным параметрам. Это позволяет анализировать эффективность затрат на набор персонала и работу кадровой службы.

По принятым сотрудникам формируются карточки в справочнике «Сотрудники», и в «Кадровом плане» их рабочие места перестанут быть вакантными.

В отношении работающих сотрудников предусмотрены функции:

  • «Управление компетенциями», позволяющая оценивать сотрудников и проводить аттестацию.
  • «Управление обучением», дающая возможность определить потребности в обучении, составить учебный план и организовать учебу.
  • Еще одна функция, «Планирование занятости», может пригодиться для тех сотрудников, которым полагаются высвобождение рабочего времени и отпуск в связи с учебой. Помимо этого, функция позволяет планировать совещания, встречи, презентации и даже пространственно-временные параметры, например использование сотрудниками переговорных помещений по графику.

Подробнее об учебных отпусках читайте в статье «Заявление на учебный отпуск — образец заполнения 2015–2016».

  • «Управление мотивацией» позволяет рассчитать в первую очередь финансовые стимулы путем анализа взаимосвязи доходов сотрудников и результатов их деятельности.

Таким образом, используя управленческие возможности «1С ЗУП», можно почти полностью автоматизировать формирование управленческой информации для кадровых решений, повысив при этом оперативность и полноту информации, а также эффект от самих решений. Достигается это с помощью включения в конфигурацию соответствующим образом подобранных объектов платформы.

Решения для управленческого учета в 1С

При 2-м варианте управленческого учета в 1С также существует несколько прикладных решений. Обычно решение выделяется применительно к специфическому виду деятельности, например «1С-Рарус: Управление рестораном». Объединяет эти конфигурации принцип построения: в них использованы все управленческие кусочки мозаики, что в итоге дает комплекс функций, охватывающий все ключевые моменты учета и управления организацией или группой организаций.

Наглядно это можно увидеть на примере «1С: УПП» («Управление производственным предприятием»).

Факт хозяйственной деятельности регистрируется 1 раз — в документе, в полях которого проставляется вся необходимая информация (признаки), позволяющая системе далее классифицировать ее по соответствующим видам учета и отчетов: бухгалтерскому, налоговому и управленческому. Это обеспечивает:

  • сопоставимость учетных данных;
  • независимость учетных данных одной системы учета от другой;
  • совпадение суммовых и количественных показателей в случае, если нет причин для расхождений (например, из-за разницы в учетных политиках);
  • выявление расхождений и их влияния, если расхождения имеют место.

Больше о нюансах учетной политики для управленческих целей узнайте из статьи «Учетная политика для целей управленческого учета».

В решение «1С: УПП» также входит комплект интерфейсов и система доступов, позволяющая конкретному пользователю видеть или вводить именно те данные, которые ему нужны. То есть менеджер, анализирующий вверенный ему участок, например сбыт, не будет вынужден блуждать в лесу из бухгалтерских проводок и обороток. Настройка его рабочего места сразу позволит получить управленческие данные в нужной группировке и аналитике. А конструктор отчетов позволит представить информацию сразу в требуемом формате.

Отдельные элементы внутреннего контроля также заложены на автоматическом уровне. Например, при вводе расходного кассового ордера система может автоматически проверить:

  • наличие заявки на выдачу;
  • доступность средств (с учетом других текущих заявок);
  • состояние взаиморасчетов с получателем;
  • соответствие расхода установленному бюджету.

Об управленческих функциях планирования и бюджетирования подробнее см. в статье «Организация финансового планирования и бюджетирования».

Нюансом, следующим из такого устройства системы, является необходимость подстройки внутрифирменной среды к функциям системы. Например, чтобы программа проверила наличие правильно оформленной заявки на выдачу наличных, должен существовать внутрифирменный регламент, обязывающий ответственных лиц такую заявку создавать и визировать. А чтобы автоматически уточнялось соответствие наличного расхода бюджету, в управленческий учет в «1С: УПП» должна быть введена необходимая информация о рабочем бюджете на текущий период (что тоже обеспечивается локальными актами предприятия).

Зато после всех отладок у любого лица, отвечающего за принятие управленческих решений, появляется надежный инструмент сбора и обработки необходимых данных и их представления в наиболее удобном для него формате.

Таким образом, путем включения в картину всех управленческих кусочков мозаики в «1С: УПП» создано единое информационное пространство, в котором отображены все бизнес-процессы предприятия, что позволяет получать полную и оперативную информацию для принятия управленческих решений.

ЗУП корп

(13) Более подробно:
Проектный учет затрат и учет затрат по направлениям деятельности (ПФО)
Подсистема расширяет возможности планирования и учета расходов на персонал. Ее использование позволяет:
• получить данные о распределении расходов на персонал по проектам и направлениям деятельности компании,
• планировать (составлять бюджет) расходов на персонал, анализировать соответствие фактических расходов плановым.
Используя данные сотрудников об отработанном времени, на основе гибкой системы настройки статей расходов и аналитики выполняется распределение расходов по объектам деятельности. Учитываются расходы на зарплату, налоги и взносы, социальные льготы и компенсации, обучение, оформление допусков на работу, медицинские осмотры. Объектами деятельности могут быть объекты различных типов: подразделения, направления деятельности, проекты и др. Система подготавливает сведения для передачи во внешнюю систему анализа, а также выполняет независимое распределение расходов только на основе данных о расходах на персонал.
Руководители подразделений, ответственные за направления, и руководители проектов получают возможность влиять на объем списываемых на их объекты расходов. При помощи инструмента «Управление расходами на персонал» они могут отклонить расходы, которые, по их мнению, не имеют отношения к выполняемой по объекту деятельности.
Управление начислениями (ПФО)
Инструмент предназначен для просмотра и изменения значений показателей расчета заработной платы (без привязки к видам расчета). Просмотр значений показателей осуществляется в удобной, настраиваемой форме, по всем сотрудникам подразделения или компании с указанием прежнего значения и размера предлагаемого изменения. Для целей анализа предусмотрены отчеты сравнения показателей нескольких сотрудников и детализации сведений об истории показателей отдельного сотрудника. Форма поддерживает выгрузку показателей в документ Microsoft Excel и загрузки измененных значений. Для отражения изменений значений показателей система самостоятельно подбирает соответствующие документы и заполняет их.
Рабочее место по управлению начислениями служит средством взаимодействия руководителя подразделения и руководителя компании по вопросам зарплаты. Руководители подразделения вводят предлагаемые изменения значений показателей и комментируют предложения. Руководитель компании, просматривая форму, отличает предлагаемые изменения, утверждает или отклоняет их, самостоятельно назначает разовые и изменяет плановые начисления.
Обучение и развитие персонала (ОК)
Управление обучением и развитием персонала включает в себя возможности:
• создание руководителями подразделений заявок на обучение по определенным курсам или развитие заданных компетенций,
• формирование потребности в обучении сотрудников предприятия,
• подготовка плана по обучению — автоматизированный подбор обучающих мероприятий на основе расписаний и сведений о потребностях,

• взаимодействие с обучающими организациями (провайдерами обучения), • регистрация результатов обучения, • учет расходов на проведение обучающих мероприятий, • анализ эффективности обучения, • отчетность по динамике изменения компетенций сотрудников.Аттестация персонала (ОК)
Обеспечивает возможность организовать систему аттестации на предприятии, автоматизировать отдельные операции проведения аттестации, обеспечить учет результатов аттестации. В рамках подсистемы реализовано:
• создание положения об аттестации, • создание приказа о проведении аттестации, • формирование аттестационной комиссии, графика аттестации и аттестационных листов, • учет результатов аттестации и решений аттестационной комиссии,• формирование кадровых документов на основании результатов аттестации,
• анализ сведений об аттестации.Допуски к работам (ОК)
Для выполнения отдельных видов работ часто необходимо оформление особого права — допуска к работам. Например, лицензии на ношение оружия для охранников, водительского удостоверения для водителя, допуск к работам на высоте для монтажников. В системе предусмотрены возможности:
• определять виды допусков, а также должности, для работы на которых необходим допуск, и сроки действия допусков,
• регистрировать факты получения допусков,
• фиксировать расходы предприятия на оформление допусков к работам,
• оформлять приказы о допуске к работам и об отстранении от работы в связи с отсутствием допуска,
• анализировать наличие допусков к работам у сотрудников, отсутствие обязательных допусков, сроки действия допусков, выделять «просроченные» допуски.
Инструктажи по охране труда (ОК)
Функциональность позволяет вести учет таких плановых мероприятий по охране труда, как инструктажи по охране труда:
• учет различных видов инструктажей по охране труда,
• оформление журнала учета инструктажей,
• контроль сроков проведения инструктажей.Кадровый резерв (ОК)
Поддержка создания и ведения кадрового резерва. Кадровый резерв позволяет, с одной стороны, минимизировать потери, связанные с уходом ключевого сотрудника, а с другой стороны — для каждого перспективного сотрудника запланировать его развитие. Механизм предоставляет возможности:
• создать резерв на ключевую позицию и описать требования к кандидатам в резерв,
• сформировать состав резерва из сотрудников предприятия, кандидатов, других физических лиц (например, сотрудников предприятий-конкурентов),
• вести учет мероприятий по подготовке кадрового резерва,
• проводить анализ кадровых перестановок «что если» на основе данных кадрового резерва,
• создавать и управлять Talent pool (фондом талантов). Воинский учет (ОК)Ведение воинского учета в конфигурации организовано в соответствии со следующими нормативными документами: Федеральный закон от 26 февраля 1997 года № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»; Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 года № 719 «Об утверждении положения о воинском учете».
В конфигурацию включены следующие отчеты, которые представляются организациями по запросам военкоматов либо на регулярной основе: «Данные для постановки на учет в военкомате»; «Численность граждан запаса» (формы № 6 и 11/МУ); «Список граждан, подлежащих постановке на воинский учет»; «Список принятых и уволенных военнообязанных»; «Список юношей 15-16 лет»; «Список для первоначальной постановки юношей на воинский учет»; «Список принятых и уволенных призывников».
Защита персональных данных (в соответствии с требованиями 152-ФЗ)
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предусмотрена функциональность, которая позволяет привести информационную систему предприятия в соответствие с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Реализованы следующие возможности:
• регистрация событий аутентификации и отказа в аутентификации,
• регистрация событий доступа и отказа в доступе по областям персональных данных с указанием субъекта,
• отбор зарегистрированных событий по субъекту персональных данных,
• ограничение количества сотрудников при печати платежных ведомостей,
• уничтожение персональных данных, в том числе автоматическое уничтожение персональных данных, предоставленных на определенный срок.
Рабочее место самообслуживания сотрудников
Функционал позволяет сотруднику получить сведения о себе и своей деятельности на предприятии. Механизм призван снизить нагрузку на службу персонала за счет обеспечения сотрудников всей необходимой информацией и автоматизацией взаимодействия с ним.
Рабочее место сотрудника предоставляет возможности:
• просмотреть сведения о себе и подать заявку на их изменение,
• просмотреть остатки отпусков и подать заявку на отпуск,
• просмотреть сведения о начисленной зарплате, • просмотреть сведения о доступных льготах и выбрать льготы в пределах установленного лимита, • зарегистрировать планируемое отсутствие,• ответить на вопросы анкеты.
Веб-анкетирование
Подсистема предназначена для составления анкет, проведения опросов и анализа результатов опросов. С помощью веб-клиента можно проводить опросы через Интернет. Авторизовавшийся респондент получает доступ к предназначенным для него опросам, а также к архиву ранее заполненных им анкет. Подсистема предоставляет ряд отчетов, которые позволяют анализировать в различных разрезах результаты одного выбранного опроса и сравнивать результаты, полученные при проведении нескольких опросов.
Версионирование объектов
Подсистема предназначена для учета истории изменений объектов (кто, когда и что изменил). Позволяет получать отчеты по версиям документов или справочников.

Отличия «1С:ЗУП» ПРОФ от КОРП и Базовой. 5 способов работы в программе

С целью успешно работать в сфере кадров, управления персоналом или расчета заработной платы, бухгалтеры все чаще выбирают специализированное решение «1С:Зарплата и управление персоналом».

Данная программа представлена в нескольких версиях. Отличия «1С:ЗУП» КОРП от ПРОФ и Базовой заключаются в технических особенностях и функционале.

Чтобы не ошибиться при выборе программного решения и не потратить деньги зря, стоит заранее разобраться в отличиях «1С:ЗУП» Базовой от «1С:ЗУП» КОРП и ПРОФ. У каждой из версий – разное предназначение.

Какие бывают версии «1С:ЗУП»?

«Базовая» – если в программе работает 1 пользователь, который ведет одну или несколько не связанных между собой организаций.

«ПРОФ» – для тех, у кого группа компаний или несколько пользователей. ПРОФ можно доработать под отраслевую специфику или персональные требования.

Бонусом к покупке идет 3 месяца бесплатного сопровождения 1С:ИТС.

«КОРП» – предназначен для организаций, которым требуется функционал по охране труда, набору и мотивации персонала.

«1С:Фреш» или работа в облаке – подходит тем, кто хочет получить удаленный доступ к типовой базе из любой точки мира с помощью сети Интернет. Существуют пакеты на 2 и на 5 пользователей, можно докупать рабочие места. При покупке вы получаете возможность пользоваться сервисами ИТС, в частности с «1С-Отчетностью» и «1С-Контрагентом» на весь период действия договора.

Готовое рабочее место или аренда «1С» – для тех, кто хочет работать в облаке (от 1 рабочего места), а также для тех, кто желает при этом доработать свою программу. Включены обновления программы на весь срок действия договора. В сервисе представлены 2 конфигурации «1С:ЗУП»: ПРОФ и КОРП.

В чем еще отличие «1С:ЗУП» версии ПРОФ от КОРП и Базовой?

Сравните функционал каждой из версий с помощью таблицы.

Сравните отличия «1С:ЗУП» КОРП от ПРОФ и Базовой, а также от облачных версий с помощью таблицы ниже.

Версии программы Базовая ПРОФ КОРП «1С:Фреш» ПРОФ ГРМ
Стоимость с программной защитой на 1 р.м. Бессрочная лицензия от 7 400 руб. Бессрочная лицензия от 22 600 руб. Бессрочная лицензия 109 000 руб. От 33 816 руб./год за 5 подключений ПРОФ 960 руб. КОРП 2 250 руб. за 1 пользователя в мес.
Технические особенности работы программ Только 3 активации
Поддержка одновременной работы нескольких пользователей с одной базой данных (сетевой режим) + + + +
Поддержка клиент-серверного режима работы + + +
Поддержка удаленного режима работы с базой данных + + + +
Учет по нескольким организациям в отдельных информационных базах + + + + +
Учет по нескольким организациям в единой информационной базе + + + +
Возможность изменения (конфигурирования) прикладного решения + + + +
Работа территориально распределенных информационных баз + + + +
Функционал программ
Функционал по набору персонала

  • планирование потребностей в персонале;
  • работа с вакансиями, размещение вакансий на популярных интернет-сайтах и загрузка резюме кандидатов по заданным требованиям;
  • поиск и отбор кандидатов;
  • формирование кадрового резерва.
+ +
Функционал по оплате труда

  • мотивация по грейдам;
  • ключевые показатели эффективности;
  • мотивация льготами;
  • обучение и развитие персонала;
  • аттестация и оценка персонала.
+ +
Функционал по охране труда

  • мероприятия по охране труда;
  • подготовка документов для спецоценки;
  • расследование несчастных случаев;
  • самообслуживание сотрудников (самостоятельное получение сведений о своей зарплате, остатках отпусков, предлагаемых льготах).
+ +
Сервисы, входящие в стоимость программ. Бессрочно На 3 мес. На 3 мес. В течение договора В течение договора
«1С-Отчетность» — сдача электронной отчетности из программы «1С». Приобретается дополнительно + + + Приобретается дополнительно
«1С:ДиректБанк» — отправка платежей в банк и получение выписок из программы «1С». Приобретается дополнительно + + + Приобретается дополнительно
Электронный обмен юридически значимыми документами («1С-ЭДО») с контрагентами и одна лицензия на электронную подпись («1С-Подпись»). Приобретается дополнительно + + + Приобретается дополнительно
Автоматическая сверка счетов-фактур («1С-Сверка»). Приобретается дополнительно + + + Приобретается дополнительно
Обновления программ. + + + + +
Телефонная линия Консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ». Приобретается дополнительно + + + Приобретается дополнительно
«1С-Контрагент» — автоматическое заполнение реквизитов контрагентов по ИНН. Приобретается дополнительно + + + Приобретается дополнительно
Информационный ресурс 1С:ИТС — справочники, методики, руководства, консультации по программам и законодательству. Приобретается дополнительно + + + Приобретается дополнительно

У вас возник вопрос или нужна помощь в подборе версии? Обратитесь за бесплатной консультацией к менеджеру компании «ГЭНДАЛЬФ» по телефону: (863) 300-10-00 или на нашем сайте.

Глава 16. Управленческая зарплата

Помимо регламентированной зарплаты, конфигурация предоставляет возможность начисления управленческой зарплаты работникам предприятия. Управленческая и регламентированная зарплаты могут соотноситься между собой следующим образом:

• управленческая зарплата для работника специально не рассчитывается – при этом его регламентированная зарплата считается управленческой зарплатой;

• управленческая зарплата рассчитывается в дополнение к регламентированной зарплате;

• управленческая зарплата и регламентированная зарплата рассчитываются независимо друг от друга; при этом выплаты регламентированной зарплаты регистрируются одновременно и как и выплаты управленческой зарплаты.

Управленческая зарплата может отличаться от регламентированной зарплаты алгоритмами и временем выполнения расчета.

Структуру управленческой зарплаты составляют начисления и удержания. Перечень начислений и удержаний для каждого работника устанавливается при регистрации приема на работу и кадровых перемещений.

Управленческие начисления и удержания могут использоваться в качестве элементов схем мотивации работников. Каждая конкретная схема мотивации ставится в соответствие сочетанию подразделения и должности.

А в кадровом документе каждому работнику также ставится в соответствие подразделение и должность. Поэтому пользователь, заполняющий кадровый документ управленческого учета, может выбрать один из двух вариантов заполнения списка начислений и удержаний:

• перечни управленческих начислений и удержаний заполняются вручную для каждого работника, указанного в документе;

• перечни начислений и удержаний заполняются автоматически по схемам мотивации, которые предварительно составлены для сочетаний должностей и подразделений.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >